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俏護士:唉呦!又沒有回應了啦,我的Word檔案怎麼打不開了?
宅IT:呃,你的Word檔案容量還真嚇人,211MB……難怪會打不開!
俏護士:那、那怎麼辦?我在家裡可以開耶。
宅IT:一切都是檔案容量太大惹的禍啦,看我的縮‧小‧燈!
俏護士:……。

幾百MB的Office檔案,說實在筆者在還沒進入企業上班前也很難相信有這種東西,在辦公室裡有很多種奇蹟,幾百MB的Word檔案應該也算是奇蹟的一種了吧。

如同小護士遇到的問題一樣,超大容量的檔案常常會發生應用程式開不起來,或者要從早上上班開到中午吃飽飯才開得起來,這樣的案例已經在筆者短短幾年的IT生涯裡發生了不下數十次,可見這種奇蹟在業界就像吃便當會有黃蘿蔔一樣的常見。

還好筆者發現了一個非常好用的Office檔案縮小器,救星的名字叫做「NXPowerLite」。

可惜的是這軟體不是免費的,在官方網站可以下載試用版,最新版本是NXPowerLite 4,而試用版可提供20次全功能的試用。

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▲點選「Download FREE trial」下載試用。

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▲在此頁面會自動開啟下載。

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▲安裝程式沒啥問題,就是「下一步」按到完就OK。

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▲試用版提供20次完整試用。

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▲程式執行畫面,先將檔案拖曳至紅框內。

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▲最佳化設定有4種模式,程式提供3種等級設定及1種自訂設定。

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▲最佳化後的檔案會跑哪兒去,就是由此設定的,筆者設定為產出於桌面。

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▲一切就緒後,按下「最佳化」按鈕。沒騙你吧,原檔真的是211MB。

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▲此畫面的意思代表檔案內嵌了其他文件,像是Visio的流程圖等等,會一併壓縮轉為圖片,因此事後無法再編輯。

fat_word_10

▲筆者以預設的3種等級模式最佳化後的容量比較。

至於最佳化後的檔案品質,經筆者測試結果,「行動裝置」模式的圖片品質比較糟,其他「畫面」及「列印」模式的品質都很不錯,筆者看不出來圖片有什麼差異。

最佳化後的文件,比起原檔的體積已經瘦到低於20%的壓縮率,檔案開啟速度也改善了不少,在檔案攜帶及傳輸方面更方便了很多,值得大家試用。

【編按】steven是T客邦的特約作者,目前在醫院任職,會不定期發表一些相關醫院、或非關醫院發生的IT趣事。如果大家也想成為特約作者,歡迎來信tb@techbang.com.tw與我們討論。

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1.  Gino (發表於 2009年12月18日 15:19)
下在也在醫院的資訊室任職過,也遇過類似的情形不下數十次,不過不是Word檔是PowerPoint檔,面對非資訊產業的企業,這樣的情形也應該算是常態吧Orz...
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3.  changcherub (發表於 2009年12月18日 15:34)
這些人,拿起數位相機拍完照後,也不縮檔,就直接把照片圖檔貼到word標裡頭去,難怪會有上百MB的word檔出現。
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4.  Shinwill (發表於 2009年12月18日 17:39)
樓上說的沒錯
碰到這樣對檔案壓縮沒概念的使用者,還真的是很頭痛 ....
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5.  XIU (發表於 2009年12月18日 18:45)
醫院的USER問題真的很多.....
很多機器在資訊部門測試都非常正常
但是一到USER端就會出問題給你看
仔細看原因都是USER使用方式有問題...
還有太多太多奇奇怪怪的問題了...
還有護士會打來資訊部門問醫療儀器故障怎麼處理....
(我們公司醫療儀器有專門處理的單位或是廠商)
實在是無言到一個程度了....
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6.  kevan (發表於 2009年12月18日 19:29)
樓上的,有沒可能是護士們故意要製造"機會"給資訊部門?
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7.  JackieChin (發表於 2009年12月18日 21:11)
word存檔的時候,有個選項,選擇壓縮圖片就好了
董福興
8.  董福興 (發表於 2009年12月18日 21:15)
咱家雜誌編輯交稿時就得要統一字體、調整樣式、壓縮圖片,不然送到美編那會被鞭到死。
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9.  小賴 (發表於 2009年12月18日 22:25)
水哦..這樣就不怕W檔太大了開不了或太慢...
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11.  可愛寶妮~* (發表於 2009年12月18日 22:34)
雖然不是俏護士…
卻也常常遇到檔案打不開…導致毛電腦又沒有回應=="
不然就是開啟文件速度超慢…要等半天

試用檔案縮小器之後…
文件真的瘦身了
而且圖片品質好像也沒啥差異說…我是看不出來啦!!

感謝宅IT分享還不錯用滴檔案縮小器哦!!^^
又學到一招了!!CC
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12.  Tim Tai (發表於 2009年12月18日 23:40)
深有同感,因為不懂電腦的使用者實在是太多了。

除了醫院之外,依小弟之前接觸製造業的經驗,也有很多使用者不懂得如何妥善使用 Office 文件,也是常常把拍好的照片直接放進 Word 或 Excel 檔案裡面,造成文件檔案日益增大,最後也是好幾百MB,直到打開一個檔案需要好幾分鐘時才向 IT 求救,這時我們也只能請使用者重新做一份新的文件了。

有了這個工具,對於 IT 來說真是個福音,可以簡簡單單就把檔案減肥,真的是太棒了!!
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13.  轉蛋俠 (發表於 2009年12月19日 10:20)
好熱門的文章呀,大家也沒有看過容量200MB之奇妙Excel呢?厲害的是,裡面一張插圖也沒有,真不知道是怎麼搞成這樣的,就算記憶體有2GB,拖動一個儲存格都快要當機,難怪初學者每天都說要電腦升級
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14.  wellss (發表於 2009年12月19日 12:09)
滿不錯的,有中文介面說。
這篇很實用~
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15.  TM (發表於 2009年12月20日 00:49)
原來還有這套軟體,非常地實用。

請問各位前輩,若是Excel 內有很多由 web進來的外部資料,是否也可以藉由這個方法進行廋身???因excel內全都是連外部 (基金網站的資料),裡面一張圖都沒有,隨著import的資料愈多,檔案竟愈長愈大,現在已經有4MB @__@

謝謝 ^^
Simon Yeh
16.  Simon Yeh (發表於 2015年10月21日 10:45)
※ 引述《轉蛋俠》的留言:
> 好熱門的文章呀,大家也沒有看過容量200MB之奇妙Excel呢?厲害的是,裡面一張插圖也沒有,真不知道是怎麼搞成這樣的,就算記憶體有2GB,拖動一個儲存格都快要當機,難怪初學者每天都說要電腦升級

可以參考這篇
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magicchiu 2007-1-10 22:29

EXCEL檔案縮小(限曾插入圖片有用)
在EXCE當中...
如果曾經有大量插入圖片之後...
再把圖片刪掉...
可是..這時候會發檔案大小還是一樣大...
這該怎麼辦才好...
以下是一個好方法哦...
把下面的程式碼寫成一個巨集,然後執行它

Option Explicit
Sub testme01()
Dim myShape As Shape
Dim resp As Long

MsgBox "There are " & ActiveSheet.Shapes.Count _
&" shapes on this worksheet"

For Each myShape In ActiveSheet.Shapes
With myShape
'resp = vbYes
resp = MsgBox(prompt:="delete " & .Name _
& vbLf & "Near " & .TopLeftCell.Address(0, 0) & "?", _
Buttons:=vbYesNo)
If resp = vbYes Then
.Delete
End If
End With
Next myShape
End Sub

上述的程式就是要把SHAPE刪掉...
因為就算圖片刪掉了...
但是SHAPE還是存在哦...

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