相關文章

0333dc30f5b6dcdde543238144eb7dd4 前幾天Google推出了Inbox by Gmail ,好不容易等到了邀請並開始實際使用。對我來說這個新服務非常好上手,因為他基本上完全符合我一直以來分享的各種將郵件任務化、時間管理化的精神。不過,你可能需要一些時間管理概念,才能上手 Google Inbox 。

試想看看,你每天收到幾十封郵件,裡面可能只有五六封重要的,在這幾封郵件裡,還分為有今天要處理的,等幾天才需要處理的,有誰可以幫你把這樣的郵件處理流程整理好?

在之前,除了聘請一位秘書,大概沒有人可以幫你完成這些瑣碎的郵件整理工作。 Google 推出的「 Inbox by Gmail 」,正是這樣一位聰明主動的郵件秘書,他將會自動幫使用者完成上述的郵件整理與反應。

不過,Google Inbox 是不是真的像上述講的那麼神奇?是的。是不是真可以提升效率?是的。

不過,是不是適合所有 Gmail 用戶?答案是:不是的。以已經實際使用後的心得來看,什麼樣的人適合 Google Inbox 呢?

  1. 喜愛時間管理,了解任務管理哲學的人。
  2. 可以把郵件視為任務處理的人。
  3. 在 Gmail 時已經善用清空收件匣等方法的人。
  4. 對於 Google Now 智慧型助理有興趣的人。

下面,我就要依據實測心得,幫大家解密 Google Inbox by Gmail 的 10 個重要功能,並帶你一窺 Google Inbox 的全貌。(本文說明時,我以 Inbox by Gmail Android App 版本為例,不過所有的介面與操作在各平台版本都是一樣的)

一、待辦、延遲、完成:這是一個時間管理系統

Google Inbox 幫助你「重新管理」Gmail,而採用的是很接近 GTD 的時間管理方法。所以我們一開始要把握一個大原則, Google Inbox 其實打破了郵件分類,把所有郵件視為三種主要屬性:待辦、延遲、完成。

你的郵件,或者說你的任務,一定是在這三層流程裡流動。要不是準備執行的待辦狀態,就是稍後處理的延遲狀態,若都不是,那就是應該丟入垃圾桶,或是進入完成封存中,這樣你才能專注並提高效率。


Inbox 主動的幫助我們把郵件「排上行動的道路」,行動是最好的整理,整理不是放著不動,而是要執行完成,下面的 Inbox 功能都是以這樣的原則來設計。所以在使用 Google Inbox 時,你最常做的事情應該是「封存」,也就是「完成」,只要按住郵件往右滑動,就可以幫郵件打勾,而這封信便會消失在你的收件匣( Inbox ),封存在你的已完成任務裡。於是,你的收件匣將會只剩下等待執行的重要任務。

二、時間提醒、地點提醒:聚焦當下、未來勿忘

除了已經完成的郵件,還有一種郵件不需要出現在收件匣,那些「不是現在該處理」的任務。 Google Inbox 可以用時間提醒與地點提醒兩種方法,幫我們暫時隱藏這些應該延遲的郵件。

例如我收到一封旅館訂房確認郵件,但上班時間不宜處理,我想「留到回家再看」,這時候 Google Inbox 可以讓我設定「回到家時」,才彈出郵件通知,而在此之前這封郵件將會暫時隱藏,不會出現在收件匣。

因時制宜,或因地制宜,這是時間管理避免多餘干擾的關鍵原則。

在 Google Inbox 中只要把郵件往左滑動,就會出現黃色的延後提醒功能,提醒時可以設定時間或地點,在設定地點時會出現我們的住家、公司可以選擇,也可以輸入關鍵字搜尋任何店家與地址。

設定完提醒的郵件就會從收件匣隱藏起來,而只要設定的時間到達,或我來到了設定要提醒的地點,那麼這封郵件就會彈出通知,重新回到收件匣來讓我處理。

Google Inbox 有定位功能,透過追蹤我們的位置,來達到正確的地點提醒。

三、釘選郵件:把一封信,變成一件待辦任務

你的收件匣應該就是你的待辦清單,而你的待辦清單中,應該有一些「特別重要」的事情。

在 Inbox by Gmail 裡,可以把重要的郵件任務加以「釘選」,釘選時可以看到郵件內文上方會出現一個「 Remember to (記得要去做什麼)」的輸入欄位,這裡可以讓用戶隨意填寫筆記備忘。

這個功能要怎麼利用呢?例如我收到 Inbox 的邀請信,我想要執行一個任務就是測試完後寫成部落格文章心得,這時候我可以在這封邀情郵件上方,釘選後加入這個任務提示,提示我自己「應該怎麼去處理這封郵件」,以免以後忘記。

在你的 Google Inbox 收件匣中,可以看到這些釘選的待辦郵件上會出現你寫下的任務筆記,這就讓你瀏覽清單時,更知道每一封郵件應該怎麼處裡,或者說,你要記得先去做些什麼事情。

我覺得這是一個簡單但很棒的設計,對我們來說,重要的其實不是郵件內文,而是「我們要對這郵件做什麼動作」,而這個筆記欄位,給了我們一個很棒的提醒位置。

而且,一旦「加上釘選」的郵件,在 Google Inbox 的主收件匣中,會依據日期或 Bundle 群組自動排列在自己群組的最上方,例如這個月還有 10 封尚未處理的郵件,但其中有一封有加上釘選與待辦筆記,那麼這封釘選郵件就會如下圖那樣,出現在這個月的郵件群組的最上方。

總之,就是一旦加上釘選的郵件,就會在 Inbox 裡以各種顯眼的方式提醒你他的存在,讓你明確知道自己的待辦任務。

此外,加上釘選的郵件,可以保證不會在「一次刪除全部群組郵件時」跟著一起被刪除,會保留下來,類似「保留不刪除」的功能。

 

 

(後面還有更多的重點特色喔!)

使用 Facebook 留言

發表回應

謹慎發言,尊重彼此。按此展開留言規則