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E630ffa3798c461367cc4ae18c3f0f10 每個人都希望擁有更高的生產力,卻經常抓不到訣竅,搞得精疲力竭又事倍功半,實在令人洩氣。其實只要花點巧思,再利用免費程式幫個小忙,要提升生產力決非難事。這裡整理出5種衝高生產力的方法與對應的程式,幫助你面對未來的工作更加游刃有餘。

1. 寫下工作行程表,並根據優先權排序

▲寫下工作行程,將任務具體陳列在眼前。

▲Awesome Note是行程管理的好幫手。

若要提高生產力,你可以將手上的工作項目與耗費時間逐項列出,再根據優先權排序,並導入Awesome Note或是Wunderlist這類的行程管理程式。寫下工作行程表的用意是釐清目前處境,將困難具體陳列出來,才能找到施力點各個擊破,並精準掌握行程與期限。如果只將工作行程記在腦袋,很容易搞得一團亂,甚至產生無形的壓力。

《最成功的人們在早餐前做了什麼》的作者,蘿拉.范德坎(Laura Vanderkam)表示,她每個星期都會明白列出該做的工作行程表。「我通常在星期5行動,展望下週的工作並整理出工作行程表,讓我能夠適當地安排時間去執行他們。」

工作行程表的描述應盡可能準確,這對時間拿捏與優先權安排有很大幫助。比方說「運動」就是一個很模糊的字眼,難以拿捏時間,又無法應付突發狀況。反觀「游泳」或「騎自行車」就是比較準確的描述,能幫助你更能充分利用時間,同時提高生產力。

2. 限制工作行程表的長度

▲每日行程數量不宜太多。

▲工作行程表以能夠順利完成為原則。

懷有雄心壯志是件好事,卻不應該好高騖遠。不計後果地把工作行程一股腦列出來,只會把自己嚇個半死,整個鬥志跟著冷下來。如何控制工作行程表的長度見仁見智,不過應以近程目標為優先,並衡量工作難度來決定行程內容,別讓工作行程表變得又臭又長。

如果你1天可以應付3件工作,工作行程表就應以3件工作為基準,讓生產力保持在顛峰狀態,準時完工帶來好心情,就能夠以高昂士氣面對明天的挑戰,形成良性循環。面對更多的工作量也不必驚慌,將今日行程安排在可接受的範圍,剩下的就交給明天的自己來面對吧。

3. 追蹤你的時間

▲利用RescueTime追蹤自己的時間分配。

▲這份工作效率有很大的進步空間。

必須先掌握時間,才有機會駕馭時間。如果你經常坐在電腦前工作,可以利用RescueTime之類的時間管理軟體,追蹤你花在每個應用程式上的時間,連你上過哪些網站也能整理出來,最後再根據結果來調整工作習慣。

以范德坎為例,她利用RescueTime觀察自己一個星期,發現自己花了50小時在工作上,每天睡7.5個小時,剩下的66小時零碎地分散在各個時段裡面。安排這些時間就像是個謎題,她必須想辦法將這些時間拼湊起來,找出提高生產力的最佳時間組合。

如果你發現1天裡有哪些時段被浪費,或是特別有效率,可以據此調整行程或習慣,進而提升工作效率。吃完午餐後的專注力特別高,就把高難度的工作放在午餐後執行;一逛youtube就容易流連忘返,工作時就該避免前往youtube,諸如此類。

4. 建立好習慣

▲使用Timeful安排習慣的實踐時間。

▲Time Out Free擋住畫面,強迫用戶休息。

這可能是最困難的一步,畢竟江山易改本性難移,然而好習慣一旦養成,便能收到風行草偃之效。養成好習慣的第一步就是下定決心,將「一個」好習慣變成自己的習慣,一次一個就好。不要妄想一口氣養成許多好習慣,好高騖遠的結果很可能是一無所獲。

養成好習慣的第二步是持之以恆。放在口袋裡的好習慣毫無意義,必須付諸實行才能獲益,避免讓工作或心情影響你的好習慣。你養成用慢跑調適體能的習慣,就得盡量找時間慢跑;你習慣回家跟家人用餐享受天倫之樂,就得避免無謂的加班或業務。

能提高生產力的習慣還有很多,列舉部分如下:

  • 每天早上確認行事曆
  • 工作一段時間就起身活動筋骨(最簡單的好習慣)
  • 定期從報章雜誌裡接觸新知
  • 將人際互動時間與高生產力時間錯開

5. 督促未來的自己

▲使用Stayfocusd限制連到外部網頁的時間。

▲好啦,我回去工作就是了。

這個標題其實就是簡單的一句話:提醒未來的自己執行工作行程。一旦將慢跑服放在不顯眼的行李箱,下班後的你就可能會忘記去慢跑。但是若將慢跑服放在駕駛座位上,你就會想起來應該去慢跑。同理,明天有重要企劃必須處理,可以將企劃網頁設為首頁,隔天上班就能立刻進入狀況。

你也可以利用程式,要求未來的自己休息或工作。StayFocusd就具備這種功能,他能夠在指定的時間範圍內發揮對應功能,休息時間將你帶往休閒網站,上班時間再將你拖回工作網站,或是限制你在值勤時間無法連上臉書。自己強迫自己,任誰都不會有意見,除非你想找過去的自己算帳。

提高生產力絕非難事

提高生產力並非天方夜譚。養成各種好習慣,嘗試使用便利的應用程式,適度獎勵自己的進步,生產力便能不請自來。每個人都有很大的潛力,只要願意去嘗試,獲得生產力只是時間的問題。有了決心與毅力,生產力就是你的囊中之物。

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