Google 文件排版就是醜?錯!學會這 22 招編排技巧,文件與Word一樣美

新增自己喜歡的、刪掉不要的字型

Google 文件預設的英文字型有 16 種,但可能自己想要的字型沒有在選項之內,可利用小工具新增自己喜歡的字型,或是不想要有那麼多的字型,也可在字型工具列裡刪除,要注意的是如果想要更改某個語言的字型,記得要先更改文件的語言設定。

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▲直接點擊工具列上的「字型」往下拉到最下面就可以看到「更多字型」,目前只有少數幾種語言可以新增字型。

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▲左邊的欄目可以新增字型, 右邊是原有的自行,只要按下「Ⅹ」就可以刪除不要的字型。

項目符號「●」、「‧」、「+」編號清單鍵盤直接打

以往要打項目符號或是編號清單都要使用滑鼠到工具列選擇,Google 文件最近更新功能可直接用鍵盤打出項目符號及編號清單,目前可以直接打出的項目符號有「●」、「‧」還有「+」,如果要打「●」就先輸入「Shift+*」再按空白鍵即可,「‧」則是先輸入「Shift+英文句號」再按空白鍵,「+」則是直接按加號然後按空白鍵,就都會自動出現項目符號,而編號清單則是先輸入數字或大小寫英文字母,再輸入要搭配半形的英文句號或括號,最後也是按空白鍵,如果還想要新增下一層項目符號,就直接 Enter 跳到下一行,再按 Tab 鍵即可。

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▲左邊的圖是原本打出來的符號,按一下空白鍵之後會直接變成右邊的項目符號。

相同樣式文字一次全選及編輯

有時需要將文件中所有的標題改字型,或是換顏色、調整大小,一次選擇多段文字很容易漏掉,其實可以利用「複製相同樣式」的功能,來一次選取所有樣式相同的文字。先選取一段你要更改的文字,反白後按右鍵就會出現「選取所有相符的文字」,選擇後就會看到只要跟這段文字是相同樣式的文字就會被反白,這時候只要選擇你想要的樣式,就可以立刻套用到所有對應的文字上,統一更改字型、顏色、大小。

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▲三段的開頭都用紅色標示,且格式都是「標題 1」,如果要統一更改樣式,只要反白第一個,再按右鍵「選取所有相符的文字」。

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▲三個文字方塊就都會同時被選取,可以直接更改顏色、字型、大小,一次套用到文件中所有跟這幾個文字樣式相同的地方。

變更項目符號、編號清單的大小顏色

有時候打報告文件落落長,會議資料也是羅列許多點,即使都有用項目符號或是編號一一記錄,還是會不知道重點在哪裡,雖說文字的顏色都可更改、或是畫底色,可是在找資料時,如果連項目符號的顏色都能夠更改可以更清楚明瞭,而 Google 文件正有這個功能,只要將你想要更改的項目符號快速點兩下,就可以自動反白,接著再到工具列選擇自己想要的字體顏色即可,以後看文件找條目的時候也一目瞭然。

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▲反白之後可以更改顏色、符號的大小,甚至是樣式,方式就跟一般的文字一樣。

自訂標題新樣式

Google 文件預設的標題樣式有「標題」、「副標題」還有「標題 1」∼「標題 6」,每個標題樣式都略有不同,對一般文書工作者來說這八種樣式應該夠用,但如果想要讓自己的文件標題區隔更明顯,可以自訂標題樣式。在文件中找到你想要設定的標題樣式,比如說字體大小 16、斜體,反白之後到「格式」裡的「段落樣式」找到你想要設定的階層,如果你想要將它設為「標題 1」就點入之後選擇「更新標題 1 以使其相符」即可,若想要再更進階將所有自訂的樣式設為文件的預設樣式,只要到「段落樣式」最下面的「選項」更改即可。

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▲反白想要設為預設標題樣式文字,在「段落樣式」中找到欲更新的標題,就可以進行更新設定。

Google 文件裡使用小畫家功能

有時在插入從網路下載的圖片或是自己的照片,會遇到只要用到照片的某個部分,要先用小畫家或是其他軟體裁切照片,或是用框框標示圖片要強調的重點、加上文字等等的,使用繪圖軟體必須要另外存檔,但 Google 文件現在可以讓你直接在文件裡畫畫、編輯圖片。在「插入」裡找到「繪圖」,可以選擇直接在畫框裡繪圖,或是匯入照片編輯,能夠裁剪、輸入文字、畫圖形等等,編輯後按儲存並插入就可以了,編輯後的檔案並不會影響到原檔,也不需額外儲存,能夠節省電腦的儲存空間,完全採線上作業。

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▲從「插入」新增「繪圖」,一開始會看到白色畫布,可在上面做你想要的塗鴉,也可匯入圖片。

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▲也可以直接在圖片上做編輯,插入文字、線條等等,文字方塊的邊框顏色、文字顏色、大小,都可以做更改,圖片也可以剪裁。

(後面還有更多 Google 文件取代 Word 的小技巧

Wendy
作者

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