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Ebe872faaf681a71b2a1a23165682ec8 為了提高工作效率,我們常會尋求網路上專家的建議,或是閱讀相關的書籍,許多都教你要清空郵件收件匣、或是保持乾淨整齊的桌面,抑或是先處理緊急的事務,但生產力專家Hillary Rettig並不這麼認為,來看看她有什麼不一樣的想法及建議。

Hillary Rettig是生產力專書《The 7 Secrets of the Prolific: The Definitive Guide to Overcoming Procrastination, Perfectionism and Writer’s Block》的作者,她覺得最花時間的其實不是某些特定的工作,而是一些工作習慣,一旦你找出這些工作效率迷思,修正你的想法,工作效率就會大大地提升,下面就是最常見的5個迷思:

一、急著救火、滅火

急著救火,想要解決一件又一件的「緊急事務」,並不是運用時間的最好方法,而且大部分的時候,我們以為很「緊急」的事,其實沒有那麼緊急,都是你的幻覺。

▲ 你的首要任務是劃分職務界線,瞭解輕重緩急,而非一昧當救火隊

而且如果你深究這些「急事」的成因,大部分都是因為你一直拖、管理不當、或是溝通有問題,如果你都瞭解造成這些燃眉之急的原因,那麼應該早點採取預防措施,若你發現自己花太多時間在當別人的救火隊,也應該適時地劃分界線。

二、太要求完美

要記得:你不是完美的。沒有人是完美的。

所以不要試著想要把每件事做到盡善盡美,如果一直深陷在完美主義的泥沼裡,你只會花太多的時間在同件事上,造成了拖延,因為你會擔心自己永遠都做不好,既然都不會做好,何不適時停止呢?

▲ 不要事事都要求到完美,不然你的工作永遠做不完

懂得適時地結束你的工作專案,你會更清楚知道自己的目標在哪裡,知道挑戰的高度,也會知道要準備到什麼程度、什麼時候要前進到下個階段,如此一來工作會更有效率。

三、拖延讓你很有罪惡感

花時間在Facebook上不是壞事,在手機上玩遊戲也不是壞事,使用這些東西的問題在於你把他們當作拖延的工具,然後有深深的罪惡感,如果你會這樣,那麼你該考慮是不是該減少你在社群媒體及手機App上的時間了。

▲ 一直看Facebook並不完全是壞事,只要你清楚自己用它來幹嘛

相反的,如果你不會有罪惡感,你知道自己使用社群媒體是因為自己在經營社群、跟客戶溝通,那社群媒體工具就不是吃掉你時間的怪物,知道自己每天的生活、瞭解你自己做完這些事的感受,是瞭解這些工具究竟是否對你有幫助。

四、整齊強迫症

如果收件匣裡塞滿郵件不會讓你覺得不舒服,為何要花上好幾個小時清空?如果桌子亂亂的你也沒關係,還有需要為了整理桌面搞的滿身大汗嗎?塞爆的收件匣和凌亂的桌子只有在它們令你分心或是降低生產力時,才會是問題。

▲ 亂亂的桌子對某些人來說並無妨礙

若你看著桌子、就能在30秒內找到你想要的東西,現在任何工作模式、系統你都能駕輕就熟,就不需要改變什麼,但如果你要花上許多時間才能找到東西,或是覺得你的工作一團亂,那是真的要好好整理了。

▲ 如果你找不到自己的東西,還是整理桌面吧

只要記住:不要為了「你覺得你需要」就整理你的東西。

五、每件事都要自己來

每當你遇到困難都習慣自己解決,那你大概會浪費許多時間,其實尋求其他人的見抑或是幫忙,能夠幫你省下更多時間還有經歷,不必走冤枉路。

▲ 上司、同事,都是你求救的人,遇到困難喊救命能夠讓工作更快完成

有時候我們覺得自己可以做好每一件事,但是事實上這是不可能的,讓別人在需要的時候幫助你,同事、上司、或是你可以信任的任何人,你的工作可以更快完成。

資料來源:Fastcompany

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