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Fcd7099ebcce00dda2afd7fa22004adf 現在很多公司都開始進入了「協同工作」或是「雲端工作」的時代,很多公司或是團隊在工作的設計上也朝向協同工作來發展。但是把一堆人聚集在一起工作就叫協同工作嗎?或是大家都用 Dropbox 共享檔案就叫「雲端工作」嗎?顯然並不是這麼簡單。

活動通 Accupass 創辦人兼營運長謝耀輝,由於在兩岸都有團隊分布,因此長年來都在不同的地方飛來飛去,他很清楚如何利用數位工具來幫助不同地區的團隊進行合作。

協同工作很重要,但人多不見得好辦事

謝耀輝表示,對於協同工作,當然定義上就是一群人「合作」完成一些事情。過去傳統的工作中,講的是「職人」、「全才」,一個人可能就有辦法將他領域內的事情處理得很好。但是現代工業的分工越來越細,工作者逐漸轉型成「專才」,團隊工作的規模越來越龐大,很難由單一個體去獨立完成任務,因此需要協同工作。

此外,現在工作的步調非常快,快速的產出也很重要。當我們想要加快工作的產出,當然第一個想法就是投入更多的人力,問題是大部分的工作都不是搬磚頭挑水泥那種體力活,比方說撰寫程式、規劃活動,原本需要一個人花十天可以完成的工作,如果投入 10 個人的人力,不見得可以把時間縮短到一天完成。

雲端工作讓新創公司更顯活力

所以協同工作其實不簡單,因為如何透過一種制度或是方法,有效率地把工作細分,確保團隊在合作的情況下既能維持高效率,還能保有彼此之間暢通的溝通管道,這就是其中深奧的學問。

謝耀輝認為,利用雲端工具協同工作的第一個優點,就是現在的新創團隊或是小型企業不比大公司,根本沒什麼經費可以去研發自家的協作系統,但透過市面上(大部分)免費的雲端工具,其實就能有彈性的完成協同作業,這讓新創公司顯得更有活力。

以他們開發軟體為例, 就使用知名的 Github 付費服務,讓軟體開發者能夠切分模組,各自進行開發工作,然後把成果 commit 到原始碼庫之中。如此一來,兩岸三地的開發者可以同時各自進行開發,並且查閱到產品或專案的進度與歷史,如果遇到錯誤的編寫,也都可以透過原始碼庫恢復到之前時間點的狀態,像這樣的協同作業工具是非常強大而有效的。

有效溝通,是雲端協作成功核心

雲端協作與傳統的協同工作最大的差異就在「異時」、「異地」,兩端的工作者,要如何清楚進行意見的交流與回饋,都必須要仰賴一套溝通的機制。

不管是聲音、文字,每個組織都有內部慣用的交流工具。像是傳統的企業可能會用 email,新潮一點的用即時通訊軟體,不管是商業或是免費的版本;某些公司會用 Google 工具、Facebook、Line 來溝通。而如何確保訊息的傳遞暢通,又能兼顧到企業資訊的安全?這是在管理上必須要注意的。

謝耀輝以活動通 Accupass 自身舉例,公司內部有指定溝通用的即時通工具,大家都用同一個系統,以確保事情能即時傳遞到單一或是兩人以上的群體。而這個工具所能傳遞的,不只是文字,還要能夠傳送檔案、語音,因為這些都是企業溝通需要的情境。

對外溝通也可雲端協作

有些時候,「雲端協作」指的不光只有內部的團隊。謝耀輝表示自家的活動通 Accupass 是一個廠商與參與者之間的平台,主辦方以及活動的參與者之間也必須要有充分的溝通,因此活動通就引用了國外的平台 UserVoice,這是一套雲端客服系統,用來滿足使用者之間客服溝通的需求。

像是可以在上面建立線上 FAQ 的知識平台,使用者在遇到問題的過程中,可以點選 UserVoice 來提出問題。而活動通的客服人員就可以透過這個平台,在工作時間內針對客戶提出的問題,以及電話、email 追蹤問題,進而將客戶的問題解決。

因此,協同工作其實不一定只能在自己團隊內部想像,還能放大到你與客戶、顧客,或是整個世界如何一起合作上來想像?不只是公司成員,對於外部使用者來說,這也是一種雲端便利的溝通平台。

標準雲端協作平台的條件

 

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