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A72354e1a2c680b033a4440d367ffc8d 從時間管理到專案管理,現在網路上可以找到很多免費工具幫我們達成各種管理方式。用在個人身上當然沒問題,但是如果用在工作上呢?會不會應該用一些付費版的軟體比較專業呢?

管理達人Bryan 表示,依照他實際的輔導經驗,中小企業、大公司首要的考慮其實是預算。如果沒有充足預算,免費的網路服務也是不錯的選擇。

Bryan 評估,免費與付費軟體之間的差別大約只有 30%。而這些差別,主要都是在掌握一些工作的複雜度、排程、人力投入規劃等方面,其實已經是很進階的專案管理功能了。對於規模較小的公司或是工作小組來說,應該用不到這些工具。

如何選擇工具?

過去我們選擇套裝軟體,往往都希望這個軟體能夠包山包海,什麼功能都有才夠「划算」——物超所值。但是 Bryan 表示,選擇的工具越簡單越好。尤其是對於初學者來講,工具夠簡單,參與者才越容易熟悉、越好上手,大家才肯投入進去使用,落實於工作當中。

時間管理基本功:蒐集、分類待辦事項

時間管理的第一步就是必須先找一個「地方」,把所有要做的事情全部都收集起來。這個「地方」,可以是傳統的紙本筆記本,也可以是你的 email 信箱的收件匣、Evernote 的筆記本,或是其他的專案管理工具。只要你使用習慣,並且方便好整理,沒有太多的雜訊會干擾你整理就好。

當你將待辦事項集中在一個地方,接下來就是對這些待辦事項進行過濾。檢視每一件事情,如果有可以在幾分鐘內處理完的事情,比方說線上繳費、跟別人確認資訊等較單純的動作,當下就馬上處理掉,不要讓這個事情佔據你的待辦事項清單。

當過濾完畢後,剩下來的待辦事項就要進行分類。待辦事項的分類是一門學問,很多人有各種不同的分類法,有些人可能會分成「公事」、「私事」,有些人可能會依照重要性來分成「重要」、「次要」、「不重要」。

如何分類處理你的待辦事項?

雖然分類方式因人而異,這裡則提供一個較基本的分類用法,當作你歸類待辦事項的第一步:

  • 蒐集:用來放置所有待辦事項的地方,你會在這裡將待辦事項再丟到其他的分類資料夾裡。
  • 當天(當週)的待辦事項:這裡用來放置當天或是短時間內要處理的事情,屬於比較緊急要處理的事。
  • 未來的待辦事項:這裡放置雖然有時效,但短期內還不會發生的事情。
  • 暫時無法處理的事情:有些事情的發生會在更久之後,或是暫時想不到解決的辦法。(不一定每人都需要建立這個資料夾)

上述僅是一種基本的分類方法,你不一定需要建立這麼多資料夾,也有些人不喜歡花太多時間在分類上,因此只用到當天(當週)要執行的待辦事項,其他的事項都放在蒐集的資料夾中,因此只有兩種分類。這樣的方式也沒什麼不好,只要自己能夠清楚掌握就行。

待辦事項的分類法

分類法因人而異,這張分類法雖然看起來沒有當天(當週)的待辦事項,但事實上原理是一樣的,你可以依照自己的工作習慣決定處理週期。

(後面為 Google 工作表運用教學)

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