實作專案管理，這些免費工具幫你搞定

Google 工作表：最方便的待辦事項管理工具

時間管理就是管理你的待辦事項，因此首先需要的就是找尋一套適合你使用的待辦事項工具，作為一個新手不妨參考 Bryan 的建議，不需要另外去找工具，直接利用 Google 工作表建立自己的時間管理系統就好，不但取得方便，而且在手機上也有 App，這樣你走到哪都可以檢視。

在這個網路時代，我們有很多的工作，都是從 email 而來的。而使用 Google 工作表還有一個好處，就是 Gmail 有支援將郵件轉成工作表的功能，你可以將別人指派給你的工作郵件，直接轉入工作表。

而除了來自於別人的信件外，其實現在也有很多網站服務或是外掛工具，都提供將內容郵寄到 Gmail 的功能，比方說 Evernote，因此你就可以將在其他地方的工作郵寄到 Gmail，將你的 Gmail 來當成待辦事項的「收件匣」，蒐集所有的工作。

將郵件轉成待辦事項

▲在 Gmail「更多」選單中，可將接收的郵件放入工作表，成為待辦事項。

Google 工作表在哪裡？

▲只要在 Gmail 下拉選單，點選「工作表」，就可以在右下角看到 Google 工作表。Google 工作表可以建立不同的處理清單，你可以參考前面的分類規則，建立自己的工作清單系統。

Google 的服務很多，除了可以在 Gmail 裡頭開啟 Google 工作表之外，另外你也可以在 Google 日曆裡頭開啟 Google 工作表。而 Google 之所以這樣設計，其實也是有它的用意在。

如果說 Gmail＋Google 工作表是用來「輸入」待辦事項，那麼行事曆就是待辦事項的「輸出」形式之一。我們在前面解釋時間管理的規則時，提到待辦事項清單的分類之一是「當日（週）要處理的事情」，這一類的事情其實就是你短時間內要處理的工作。

而當我們開啟了行事曆，現在你可以把這些短時間要處理的工作，再精細到以每小時、分的規則來規劃，分派到你的 Google 日曆上。這樣你就可以透過日曆一目了然自己當天要進行什麼工作。

雖然是同樣一個 Google 工作表，不過在行事曆或是郵件裡頭開啟 Google工作表，是兩種不同的概念，這與你是以任務導向還是時間導向來管理你的待辦事項有關。

當你出門在外的時候，如果突然有一項任務要記錄，你可以選擇在 Google 工作表記錄，或是在 Google 日曆中登記，這可能會讓你造成混淆，不知道要用哪一種工具。其實正如前面所說的，如果是與時間有關，有特定發生日期的工作，那麼就記在 Google 日曆上，如果是不確定時間的，那就先記在工作表上。

Google 日曆與工作表的關係

▲Google 日曆只能顯示一份工作表的待辦清單內容，因此你必須要在右下角切換你的待辦清單列表，相關的活動才會顯示在 Google 日曆上。

以不同的週期檢視待辦事項

▲在日曆使用的好處是，你可以切換成「天」的形式，明白自己一天的工作是否會超出負荷。

（後面為奇妙清單運用教學）