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56d36a13a25057e9e22805de9b0f5fc6 我們大部分工作時間都在跟電腦相處,更聰明的使用電腦,讓它發揮該有的效益,對工作絕對有大幫助。大家常會在電腦中裝上很多看似「需要」的軟體,但裝很多並不代表用得到,精簡的工具、調整電腦為最佳狀態的工作術,才會讓你真正節省寶貴時間,進而促進工作效率。

聰明駕馭數位工具可以分成幾個層次,首先,重新檢視使用中的軟體,減少重複性工具;第二,盤點電腦中的空間,讓裝置有更多利用空間;第三,整頓電腦中的資料,讓尋找檔案更有效率、提高資料重複利用率。

減少使用非必要工具

減少使用非必要工具其實隱含著時間管理的概念,時間不夠用的常見原因,就是用錯方法、時間浪費在不重要的事、多做沒必要的事;當你用對工具,更有效率的達成目標,自然會有多餘的時間。

減少工具的具體作法是採用整合型的工具改變工作模式,例如,傳統工作方式是先在自己的電腦裡完成專案文件,用 e-mail 寄送給協作對象,一來一往的修正後定案,最後的文件命名可能是「專案修改 5 版 .doc」,整個流程可能就要耗費一整天的工作時間;如果改用 Evernote 這類雲端協作工具,直接在線上溝通協作,沒有郵件往返的等待時間,可能半天就能完成專案修改、校對。

盤點電腦中檔案,有效利用硬碟空間

整理電腦中檔案也會幫上許多忙,儘管硬碟價格十分平民,但硬碟空間畢竟不是無限,且累積資料越來越多,不只對電腦效能是負荷,想要找出某年某月的某筆資料,無疑是浩大工程。平時若沒有清理電腦檔案的習慣,要動起手來就是件千頭萬緒的工作,最常見的情況是在不同資料夾裡存在一樣的資料,我們能用 CloneSpy 這種比對重複檔案的工具,加快比對速度,而且建議完成整理後進一步將暫時用不到的文件、小型檔案,上傳到雲端空間保存,不但方便日後調閱,也能幫電腦省下一些空間。

檔案重新歸檔、邏輯建檔

將電腦整頓到一個階段,接下來就是替資料規劃擺設了。我們習慣用發生時間、主題來命名資料夾,不過真要動手找一個久遠文件時,你會需要回憶年份、事件名稱、檔名等訊息才能順利找到,非常沒效率;如果資料夾的分類管理換成按照自己生活、工作的規範命名,或是根據待處理、已完成等邏輯設定,且開頭加上一些字母代碼的編排特性,管理資料夾會更有效率。此外,建立更有邏輯的檔案儲存架構,會大大減少層級架構,彼此之間的關連性也會讓你更容易找到目標。

▲用新工作思維重新思考使用中的工具是不是可以整合,例如採用一套像是 Evernote 的工具取代傳統工作方法。

▲幫硬碟做大掃除,發揮斷捨離的精神。清除無用軟體、找出隱藏在空間裡無用的檔案。

 

邏輯化管理資料夾

你是辦公桌上堆滿東西、隨便放置各種文件的人嗎?光是找文件就要大費周章,這就是工作效率無法提昇的原因之一!電腦中的檔案也是如此,一般我們習慣用各種直覺的字眼命名,層層分類管理,所謂檔案管理必須讓這些有利用價值的檔案,有系統的組織起來並能快速找出。

資料夾管理三招,檔案更容易被找到

管理資料夾有幾個小技巧,包括控制資料夾層級、區分進行中檔案及備份檔案、利用捷徑加速檔案使用。資料夾層級越多會影響搜尋的速度,通常控制在 3∼4 級會比較恰當,以小編為例,第一層是本月稿件,第二層為各個欄目名稱,第三層可能是各種參考資料、圖檔等,用檔案總管找資料時,一展開就能綜覽整個資料夾 內容。也能用進行中或結案的模式建檔,把隨時會用上的檔案統一放到最前面的資料夾,讓取用更方便,最好搭配設定捷徑的方式,檔案儲存在本來位置,但能在桌 面的捷徑快速開啟資料夾。這些技巧並非全部都能派上用場,也不見得適合每個人,需要從各種技巧中找到平衡點,建立個人最適合的模式。

 

(後面還有:PC以及Mac上各種類型檔案管理工具)

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