簡報達人王永福分享：上台前，簡報者該培養的5個基本功

不管是在學生時代的作業報告，或是出社會面臨會議與提案，都免不了上台的機會。不過，你也必須瞭解身為一個簡報者所應具備的能力，因為簡報內容再豐富，若沒有簡報者適當的傳達，聽眾就無法吸收與信服，而使成效大打折扣，我們這次訪問到王永福老師，就是要來談簡報者該如何培養自身的能力。

王永福 Jeff

柏克企管副總經理
國立雲科大資管博士班 / EMBA
福哥的部落格（www.afu.tw）

個人簡介
專業簡報技巧、內部講師培訓的頂尖培訓教練，已協助國內超過200家上市公司，規劃專業簡報及講師培訓課程，均獲得極高滿意評價。多家上市企業主管及學員均形容這是他們歷年來上過最好的課程。

相關授課經歷
微軟、台積電、鴻海、趨勢科技、西門子、中信金、富邦金、Google、GUCCI、NIKE⋯等，囊括科技業、國際集團、金融業、傳產業、醫療相關等不同領域。

著作
《上台的技術》，商周出版，2014年。

1. 組織能力：第一步，先把電腦關了再說

大多數人在準備簡報的時候，第一步通常是打開 PowerPoint ，或者是找來以前舊的簡報檔重新編輯，但這樣的作法並不正確，王永福說，其實這時你應該把電腦關掉，找個空白的牆面開始貼便利貼，我們最先要做的，是收集 ideas 進行發想，在便利貼上自由寫下任何與主題有關的想法及概念，再進行分類與排序，因應不同主題，次序安排也會不同，這時可以先試著講講看，確認流程順不順，最後再把全部的內容整理成三到五個重點，之所以不先從投影片開始製作的原因，是怕你會被投影片的版型、版面設計反客為主，擾亂你原本想要傳達的簡報內容。除了便利貼，像是心智圖也是適合用來發想的工具，不過重點在於，先掌握到架構大綱與流程的順暢性之後，再著手製作投影片。

2. 設計能力：容易理解比技巧更重要

決定好方向，接著就進入簡報設計的階段了，目前簡報有幾種流派，比如說高橋流、賈伯斯流等等，不過王永福認為，做簡報投影片的目的不在於賣弄技巧，而是讓聽眾容易理解，純粹偏向某一派別來製作簡報並非良策，而是要依你的簡報內容與目標而定。在此前提下，即便你在投影片中混用不同流派的技巧來製作也沒問題。那什麼是好的投影片呢？「讓觀眾花在理解吸收的時間越少越好，不需被流派所限制」，王永福如是說。

還有些人甚至主張根本不需投影片，但現實的狀況是，聽眾通常會預期你有準備投影片，正式的商業場合還會要求紙本資料，聽眾會依此來判斷你是否有所準備，除非你的口才真的好到可以讓台下聽眾都忘了這回事，不然投影片是可以有效輔助你的簡報內容的。如果需要準備紙本資料，千萬記得別直接把投影片印出來，這樣做只會讓聽眾頭也不必抬了，更加忽視你的存在，比較好的作法是只印參考資料，或是會後再發。

▲構思內容
在簡報製作的初期階段，隨手可得的便利貼可以幫助蒐集並分類想法。

▲事前準備
就連身經百戰的歐巴馬總統，面對講台，也並非擁有全然的把握，事實上，因為一字一句都事關重大，反而更需做足準備。

3. 口才能力：用練習克服怯場問題

口才對簡報的表現是會有幫助，但是王永福也看過很多例子，有些人自恃口才很好所以就毫無準備，最後簡報講得丟三落四，而有些口才較差的人，卻經過正確練習而能有超乎平常的表現。如何練習呢？就是一次又一次的排演，排演時最好大聲唸出來，找個朋友當聽眾並計時，有時甚至練個幾天也不為過，「越是大牌，越要彩排」，就連王永福這種等級的講師，仍然需要反覆的練習才能發揮最佳表現。

另外在練習的時候也要配合投影片作切換，要讓簡報流暢，當然就是要記住每一張投影片的順序，達成不用回頭看投影片也能進行簡報的境界，王永福喜歡把投影片比擬成劇本，而簡報者就是演員，正式上場時，怎麼可能會有看著劇本念稿的演員呢？注意！好的演員並不是背稿，而是要消化，用自己的話把簡報說出來。

至於怯場每人都一定都會有，無法避免，這與口才和經驗無關，「連歐巴馬都會怯場啊！歐巴馬耶！」，緊張的情緒同樣可以透過充分的練習來緩解，甚至可以事前去看一下現場，讓自己先融入那個環境中，找到一個可以放鬆自己的儀式，都會有所幫助。

▲觀摩學習
觀摩其他優秀演講影片，也能從中學習簡報的表達能力，像是TED也有行動版，影片時間短，可利用通勤等零碎時間學習。

4. 吸引能力：讓聽眾迅速進入狀況

聽眾的注意力在簡報開始時最為集中，開場如果沒有吸引力，那想要再拉回來就難了，關於簡報的開場模式，王永福認為可以簡化成兩大類，第一種是「建立信任」，如果你是這個領域的權威，那麼大家就會比較信任你所說的內容，如果你不是，那也可以透過引述研究數據的方式，來建立你的專業印象。

第二種是「建立關係」，重點是快速建立連結，比方說開場你可以先說一個故事，引導聽眾透過故事連結到你的簡報主題，或者是透過舉手問答等方式，讓聽眾可以立即與你產生互動連結，這樣一來，就能迅速破冰，消弭聽眾因為對你陌生而產生的距離感。

5. 場控能力：掌握節奏，處理QA

在進行簡報的過程中，一定會遇到聽眾提問的狀況，有點像是考驗臨場的反應，比較難進行事前練習，不過王永福說，如果對方一發問，你馬上就回答，這絕對是錯誤的，因為他會打亂你原來的簡報節奏，其次是回答完一個問題，可能會引發下一個問題。但這不是叫你去閃避問題，而是先緩衝一下，重新掌握簡報節奏Hold住全場，如何緩衝呢？首先可以先表達一下感謝提問的意思，然後可以趁此時收集一下問題，並等到最後再一併解答。

就算有一些不得不馬上回答的問題，也記得要在回答完後，迅速回歸到你的簡報主題，不要就這樣開始扯遠離題了，甚至因此超時，連自己的原本準備的內容都無法說明完，這就不能算是一個成功的簡報。

▲簡報形式
因應不同場合與需求，簡報的形式可以適時變更，像是Apple就很重視實機Demo，不侷限於投影片的演示。

▲開場吸引力
與台下聽眾建立互動，是快速引導他們進入主題的方式。（Photo by JamesDuncanDavidson@Flickr）