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0826bbde78d91474db52be16011614c4 簡報,顧名思義就是簡單的報告,在有限的篇幅裡面傳遞講者的資訊,不過許多人往往會為了呈現效果,在投影片上做花樣,反而喧賓奪主,因為聽者會努力解讀投影片上的內容,往往忽略了講者的口語內容,失去了簡報呈現的意義,瞭解簡報製作者常犯的錯誤可以避免自己重蹈覆轍,做出更有力的簡報。

錯誤 1 照著投影片的文字念,小心聽者什麼都沒聽見

若不是經驗豐富的講者,大部分的人在準備簡報時多少都會緊張,尤其是面對長達半個小時以上的報告,又加上有大量的資訊要呈現給讀者,這時候講者往往會想要將所有的文字打在投影片上。其實這樣的作法並沒有效率,讀者需要花時間讀投影片上的字,雖然你念過去了,可是真正留在大家腦海裡的可能只有幾個句子,因為人的工作記憶是有限的,只會記得重要的訊息。
解決的方法就是指在投影片上留下關鍵的句子,將剩下的內容放入「大綱」中,講者在呈現的時候可以開啟簡報模式,講者可看到大綱內容、但觀眾只看的到投影片,如此一來可解決講者緊張的問題,又可讓觀眾接收簡潔有力的訊息。


切勿直接貼上講稿
以 PowerPoint 為例,在輸入標題之後,許多人習慣將一整短文字放上去,會讓投影片顯示太多資訊。


分項呈現重點
將一整段文字抓出重點,以分項的形式呈現,並把講稿放入備忘錄中。

分項的形式有助於刪減不必要的資訊,也方便聽眾閱讀。

下方的備忘錄可以放入講稿,在播放投影片時,講者一樣可以看到備忘錄的內容作為提醒之用。

 

錯誤 2 過多無意義動畫會分散觀眾注意力

當初PowerPoint推出,受到使用者喜愛的其中一個原因是動畫,簡報不在只有死板的文字和圖片,可以有動畫進入或退出,遇到想要強調的重點,也可以加上「強調」型的動畫,軟體更新後甚至還可以自訂動畫的路徑。
不過隨著動畫功能愈來愈強大,許多使用者開始出現「濫用」的狀況,一張投影片可能每一行文字都有強調、閃爍顯示、或是以華麗的方式進場,但其實這麼做會干擾聽眾接收訊息,因為人總會對會「動」的物體加以關注,不是物體的訊息而是物體本身,太多的動畫會影響訊息的傳遞,最好的方式就是減少動畫的使用, 一張投影片以2~3個動畫為限。


太多動畫干擾閱讀
製作動畫時,可以開啟動畫視窗幫助你,但不少人會不小心設置太多動畫,包含進退場、強調等功能,讓畫面看起十分紊亂。


只用簡單的動畫
將動畫減少,可以讓聽眾更專心聽講者表述的內容。若有多於一張的照片,建議放到下一張投影片中,不需要在意你的投影片張數太多,重點是一張投影片中,是否有簡單明瞭的訊息。

只剩下一個動畫效果,製作也會更簡單。

以文字顯色提示重點,不需要讓整句的文句閃動,離講者較遠的聽眾也可以看清楚投影片上的文字。

 

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