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E5d3aa6983a75d08086ee20c88e90865 現代人對於通訊軟體(IM)的使用頻率,遠遠超過電話和簡訊,傳統電話簡訊能做到的事,IM都做得到。像是Line、Skype都算是使用頻率較高的IM軟體。但這類工作的設計,多以聊天、簡單的溝通為主。雖然許多人利用它的群組功能來處理公務,但遇到較為複雜的協同工作、文件分享或是專案管理,一般IM軟體就不是最理想的工具,這時改用Teampel ,也許是比較好的選擇。

上班時Skype視窗一直跳動,同事想要跟你討論專案細節,傳來重要的檔案,還要另存到電腦裡整理;下班了老闆傳LINE交代明天的工作,一個不小心沒按好,還把要發給朋友的訊息轉給老闆,這樣的情形可能在你我的生活中屢見不鮮,如果有一個工具可以讓你專心談公事,也許就可以避免將私訊內容誤發到公司群組的窘境。

以往小編在籌辦活動時,因為有太多的細節,為了防止漏掉任何部分,會打開 Excel 製作甘特圖,追蹤進度,並用 TodoList 提醒自己工作的到期日;必要時跟夥伴用 LINE 或是 Skype 討論內容,也會用LINE傳送檔案或是圖片。

不過 LINE 畢竟是私人、社交上的溝通工具,不僅有誤發訊息的可能,訊息洗版的速度也非常快,而且傳送的檔案或是照片,除非事先建立相簿,否則往往在一段時間過後就無法下載儲存。

有的人會尋求Google Drive 或是 Dropbox 讓工作團隊共享檔案,搭配通訊軟體使用。可是這樣下來,時常需要在多種工具之間切換,而且檔案四散各地,不容易蒐集各種版本,我們需要一種可以整合專案管理和即時通訊的工具,來解決上面這些問題。

Teampel 雖然是通訊軟體,但是它結合了即時通訊及專案管理功能,讓使用者在協同工作的時候,有更方便的管理工具。而且我們使用免費的雲端空間來存放這些文件,如果機密性不高的還好,但有些檔案或文件,放在公共的雲端空間,畢竟不是那麼安全的。如果你使用Teampel ,還可以自建伺服端,讓專案管理的文件,只在自己公司內部的伺服器上,對於安全要求更高的工作,可以減少文件外流的機會。

▲ Teampel可以讓你管理每個專案的執行進度,也可以在軟體內直接進行即時通訊。

你可以在 Teampel 裡做到下面幾個功能:

  1. 建立專案,管理進度(跟 Todoist、Slack 說掰掰)
  2. 和同事在 Teampel 裡即時通訊(取代 LINE、Skype)
  3. 上傳文件檔案共享(省去 Dropbox、Google Drive)
  4. 行動裝置上也可以使用(不需要回到辦公室才能追進度)

當然 Teampel 的功能不只這樣,可以上傳分享的檔案種類眾多,專案管理的功能也詳細,不過使用起來並不會非常困難,這點Teampel的使用者倒是不用太過擔心。

簡單的安裝程序開始Teampel

先到 Teampel 的官方網站下載軟體,有「使用者端」及「伺服器端」,公司內部管理員需下載「伺服器端」版本,建置伺服器,再提供伺服器和連接埠號碼給一般成員,而一般成員下載「使用者端」安裝即可。

▲免費版的伺服器介面,可新增 10 位成員。

目前 Teampel 免費版具備正式版完整的功能,也而且沒有使用期限的限制,但是免費版只能新增 10 位成員、開啟 10 個專案,如果想要新增成員或是專案,就需向 Teampel 購買正式版的授權。

下載安裝完成、設定公司內部伺服器後,使用者拿到管理者給的伺服器及連接埠號碼,就可以開始使用了!

▲ 向 Teampel 購買正式版授權後匯入。

▲ 正式版的授權人數調升至25人,若欲再往上加,則須要直接至官網聯繫廠商。

一開始登入 Teampel 會看到管理者加入的成員,應該會是你的同事,有時因為組織比較大,可能會有其他部門的同事,可以看到每個人的名稱以及大頭照,從這邊開始就可以準備你的專案計畫了。

▲ 一開始登入Teampel的畫面,若要更換大頭貼,可點擊左上角的圖片更換。

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