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7737e0539c14827fa211b8d6c2954bc1 眾所周知,會議一般都會浪費很多時間。最近《哈佛商業評論》進行的一項調查顯示,一個每週一次的會議,每年能佔用高達 300000 小時的時間。所謂的「無效會議」,裡頭充滿著的是散漫的主管訓話、俗氣的投影片以及痛苦的沉默,而不是用來幫助解決問題的腦力激盪,很多上班族想必都有深刻的體會。

成功的 CEO 們都是怎樣應對這一問題的呢?以下總結了八個優秀 CEO 們的開會技巧,它們能夠幫助我們掙脫糟糕會議的煉獄,進入高效生產力的天堂。

1. LinkedIn CEO/Jeff Weiner:從成就分享開始

在開始討論眼前的工作之前,Jeff Weiner 要求大家分享一個上周的個人成功和職業成就。他說這會讓會議從一開始就擁有一個積極的能量;不然就會很容易陷入大量的抱怨。如果你有意想讓會議盡可能地短,不妨在會議的開始分享一點好消息,或者公司最近取得的成功案例。

 

2. Pixar CEO/Ed Catmull :坦率是協作會議必不可少的部分

會議必須是一個放下戒備的地方,人們可以自由地提出建議而不會感到尷尬或擔心被評判。 Ed Catmull 認為人們想出的第一個想法往往是糟糕的。所以你的工作不是在第一次嘗試就取得成功,而是要拿出一個外表平平但有潛力的想法,慢慢擦亮它,直到它展現光芒。創造一個開放的氛圍,人們可以分享那些醜陋的第一想法,這是一個促進團隊成功和創造團隊活力的必要之舉。

 

3. Yahoo! CEO/ Marissa Mayer:用資料支撐決策

多數會議都是用來作決策的,這個過程通常會涉及到討論。人們會討論多個選擇,表達自己的觀點,並找到一種方法來達成共識。經常最後的決策結果是任意得出或者根據少數服從多數的原則得出的。Marissa Mayer 削減時間的方法是:要求每一個提出新思路的人都要提供支撐自己觀點的資料。這樣,決策就會是快速和完全基於資料,而不是基於觀點或辦公室政治得出的。

基於資料也會減少糟糕假設的數量,這樣可以避免在後續會議中才發現以前的觀念是錯誤的,從而浪費不必的時間和資源。

 

4. Google CEO/ Larry Page:不要讓會議給你的工作帶來瓶頸

Larry Page 在掌舵 Google 之後做出的首要舉措之一是向全公司發送一份備忘錄以重整他們的會議制度。他的效率規則是:在一次會議中不超過 10 人;每次會議都需要有決策者在房間裡,並且不能等到會議開始後才開始做決定。

你不需要在做出每一個決定之前都征得整個委員會的批准,否則你就會不斷地召集會議或者等待大家都有時間時才能繼續前進。此外,在每一個會議中都有一個決策者,可以快速地做出選擇並立刻前進。

 

5. 連續創業者/ Gary Vaynerchuk:將會議時間縮短一半

正如 Vaynerchuk 指出的那樣,大部分在會議上發生的事情實際上並不重要。如果你計畫 1 個小時的會議,你將不可避免地拖到這個時間。如果你計畫一個 15 分鐘的會議,你會找到一個方法在有限的時間內完成重要的事情。保持每一次會議簡短而集中可以強迫自己提高效率。

 

6. Apple CEO/ Steve Jobs:讓會議規模儘量小

只讓絕對必要的人參加會議,其他任何人,不論他們的地位如何,沒有必要就不用參加會議。約伯斯認為,太多的人和聲音會造成適得其反的結果。美國總統奧巴馬曾舉行了一次高科技領導人的會議,Jobs 將自己排除在外,因為他認為嘉賓名單太長,他沒必要參加。因此,只要有可能,讓你的邀請名單保持在個位數。

 

7. Amazon CEO/ Jeff Bezos:抵制匆忙的一致決定

Jeff Bezos 不同意的一個趨勢是:一組人迅速達成一致,只是因為那是最簡單和最舒適的解決方案。他積極鼓勵大家挑戰對方,並在作出決定之前進行辯論。

不要為了毫無意義的辯論無謂地拉長會議,但也不要讓團隊為了節省時間只需選擇阻力最小的路徑。直接詢問參會者對有關建議或主題的看法,或者在討論一個重大決定的利弊時請兩個人進行辯論。

 

8. Facebook COO /Sheryl Sandberg:設置議程&堅持下去

Sheryl Sandberg 在參加每一次會議時都會隨身帶著筆電,上面記錄著討論要點和行動專案的詳細清單。隨著會議的進展,她會一條一條勾掉清單中的專案,一旦每一個項目都完成後,她就會撕掉那一頁筆記,會議也到此結束。如果你不能將會議的目標提取出來變成少數明確的點,那麼在第一時間開會的意義何在呢?

本文編譯自:business.com

 

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