Excel教學技巧／Excel效率活用18招，加快工作表、活頁簿、儲存格操作效率

對一般使用者而言，Excel的應用也許不用這麼艱深，但能夠具備基本的操作觀念及邏輯，就能發掘出更多不同層面的應用，因此這一篇就來為Excel實力紮根。相關閱讀：Excel圖表與樞紐分析表：4個範例解讀複雜數據，排序更新資料輕鬆讀本文目錄：打開Excel後，選擇新增一個檔案，這個新增的檔案便是「活頁簿」，而在活頁簿裡新增的分頁，則叫做「工作表」，工作表可以依照需求自由新增及刪除，表示一個活頁簿裡可有無數張工作表，這概念跟紙本的活頁簿一樣，一本本的活頁簿都可以各別增減活頁。先搞懂活頁簿及工作表的關係，未來不管是要進行資料分析、運算、列印等等，都會更有條理。在同個活頁簿下，若有多張工作表要同時進行編輯，就可以將這些工作表設為群組，如此只要在一張工作表上編輯，群組裡的其他工作表也會一併變動，而不用再個別編輯及點選。設定的方式也相當簡單，只要按住鍵盤上的「Shift」鍵，再用滑鼠點選工作表，選定的工作表由灰色變白色，就表示已經設為群組，此時再放開Shift鍵即可。如果想要快速製作一份結構相同的工作表，可以採用複製工作表的方式，只要幾秒鐘就可以完成。所謂結構相同，指的是工作表中設定的格式、公式、圖表⋯等，在複製的過程式中，都要完整被複製，因為很多時候，在複製表格的過程中，經常會因為一時疏忽選取錯誤，而無法將工作表中的內容完整複製。很多時候，我們得在工作表間搬移大量資料使用，但其實不管是要將資料搬移到同一個工作表，又或是不同的工作表，透過按「Alt」鍵加滑鼠左鍵的組合，就可以快速進行搬移，不須使用到工具列上的工具就能完成，這方法應用在不同工作表中的資料搬移更顯方便，因為只要習慣快速鍵的組合，幾秒鐘就能完資料的搬移。可以快速搬移資料到不同的工作表中，當然也可以複製資料至其他工作表，且操作方式就跟搬移資料的方式差不多，只要多按一個「Ctrl」鍵，就可以複製指定的資料至同一個工作表，又或是要複製到不同的工作表上都沒有問題。 當工作表的編輯範圍很大時，一旦捲動工作表就會看不到欄或列的表頭，以至於無法立即反應表格裡的數字代表什麼，得經常上下左右不斷來回捲動工作表比對，一來一往，浪費太多時間，尤其在工作表不斷擴充下，更顯得麻煩。因此，不妨善用Excel提供的「凍結視窗」功能，只要選定欄列為分界，日後工作表再怎麼擴編，都不會影響到檢視的內容，而凍結視窗又分為凍結窗格、凍結頂端列、凍結首欄，可依需求自由設定。當同時開啟多個活頁簿進行查詢或比對的工作時，得來來回回在不同的活頁簿中切換，且超過兩個之後，利用滑鼠在工作列中點來點去，不僅不夠有效率，還容易出錯，因此Excel內建「切換視窗」功能，方便使用者進行檢視及編輯。另外，還可以利用「Ctrl」鍵加「F6」鍵的組合，在鍵盤上就能快速切換活頁簿。如果螢幕夠大，在多個活頁簿要同時進行檢視及比對的工作時，還可以使用「併排顯示」的功能，讓活頁簿同時顯示在一個視窗裡，如此要切換活頁簿就不用使用滑鼠點選，也不用鍵盤的快速鍵組合，一次就能查看所有活頁簿，且併排的方式還有磚塊式並排、垂直、水平⋯等，多種組合可以選擇。經常得開啟多個活頁簿進行編輯時，可以利用上述的「切換視窗」及「併排顯示」功能，讓檔案的編輯過程更佳便利，然而，若每次編輯都得開啟多個固定的活頁簿，不妨將這些具有連動關係的活頁簿儲存在一起，日後只要開啟一個檔案，就能一併打開所有連動的活頁簿，省下一一開啟活頁簿的時間。在儲存編輯後的活頁簿時，若以另存新檔的方式儲存，還可以設定自動備份，為這份活頁簿新增一個備份檔，以備不時之需。此外，在同一個設定選單中，還可以設定活頁簿的密碼，當中又分為「保護密碼」，及「防寫密碼」。組合成Excel活頁簿的單位是工作表，而工作表裡的單位又是儲存格，不管是輸入數字、文字、公式、函數⋯等，都得對應在儲存格裡，資料才會有意義，但相信許多人都遇過儲存格出現錯誤訊息的畫面，尤其在精心製作完工作表的內容後，儲存格卻不如預期的產生結果，反而是一堆英文組成的錯誤訊息，一時之間還很能判斷到底哪裡出了錯誤。不過，其實這些錯誤訊息都有其意義，只要記住幾個經常會出現的錯誤訊息，相信就能快速解決工作表的錯誤內容。在儲存格中輸入的數字若為「0」開頭時，通常在按下Enter後，0就會自動消失，甚至被自動判斷為過去曾設定的格式，最常見的例子就是輸入電話號碼，尤其手機都是以0為開頭，要能夠在儲存格中留下完整的電話號碼，就得讓儲存格辨識此為文字型式，因此在輸入0之前，別忘先加上「'」符號，例如「'0912123113」。若想要在儲存格中輸入分數，最直接的聯想便是以「/」代表分數，但實際輸入後卻發現分數自動變成日期，因此在輸入分數資料時，不管分數前有沒有整數，中間都要再加上空白鍵，而分數前沒整數則輸入0，例如1/6輸入方則為「0」+「空白鍵」+「1/6」。此外，利用滑鼠在分數上快速點兩下，就會換算為小數點格式。如果想要將儲存格裡的資料分割為多個儲存格，一般人也許會選擇複製、貼上、刪除⋯，不斷的在儲存格間進行上述重複的動作，一來麻煩，二來也花費太多時間。其實只要利用Excel內建的「資料剖析」功能，就可以快速將儲存格裡的資料，依照需求分割至多個儲存格裡。當工作表的欄寬是固定時，若輸入太長資料內容，勢必得進行換行，此時就可勾選自動換行功能，依欄寬自動切換為多行，但有時候自動換行的位置不合適時，還是可以自行手動換行，只要利用「Alt」鍵加「Enter」鍵即可完成，操作十分簡單。在儲存格中，如果輸入的資料是規律的文字或數字時，就可以利用拖曳滑鼠的方式，快速完成大量公差為1的等差級數，甚至也可以指定公差級數值，這個Excel內建的實用功能也可以稱為「填滿」，讓表格的製作變得更加容易。不過，這個填滿功能不是只提供等差值而已，利用「智慧標籤」可以改變資料的填滿規則。利用Excel製作的資料表格，不免會重複鍵入相同的資料，但當表格的資料愈來愈多，要在龐大的表格中，立即找到重複的項目並不容易，且一旦表格須要進行計算時，例如加總、平均、累計等等，重複的資料必會影響計算結果的正確性。因此，以Excel內建的「移除重複」功能，將表格中重複的資料自動刪除，以維護表格的正確定。不過，在進行「移除重複」功能，還可先利用「設定格式化的條件」，在龐大的表格裡，先找到「重複的值」後，再進一步選擇將重複的項目刪除。當列印工作表內容時，若發現儲存格中出現註解或錯誤訊息時，常會影響表格的公信力及美觀，因此，可以在列印前進入「版面設定」，將註解及暫時無法解決的錯誤訊息，選擇以其他的方式呈現，好讓列印出來的表格更清爽。