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4d227a3435c51799f20675b87c016c3f 多數的人在使用Excel建立資料表時,都是把數據資料放進去後,直接以表格來呈現,但如果資料裡出現太多數字,想要表現出某些數據的差異性,效果將會大打折扣。

因此,在這樣的前提之下,Excel所提供的建立圖表功能就變得非常重要,簡而言之,圖表的功用就是將資料化繁為簡,使人更易於閱讀。但在製作圖表時,也必須要注意圖表運用的適當性,並不是任何資料都可以用一種類型的圖表來呈現,如果誤用了不適當的圖表,不僅沒有辦法展現圖表的特色,還會讓人完全看不懂圖表要表達的意義;所以在製作圖表前,要先確定製作圖表的目的,再來選擇適合的圖表類型,最後才開始著手製作圖表,以下將分別介紹簡單和較複雜的圖表製作方式。

1_利用表格資料,快速建立圖表

假設一間店要統計半年期間相機、平板和手機的銷售量,從每個月各品項的銷售情況去比較分析,用來做為下半年度的進貨參考。以這個例子而言,雖然表格裡清楚地記錄了三種產品的每月銷量和總銷量,但卻無法一眼就看出各產品每月銷量的漲跌幅度,這時候就可以用圖表來輔助閱讀。在圖表建立完成後會發現,雖然手機在總銷量方面稍佔上風,但每月銷量卻和相機呈現拉鋸戰,而平板則表現一般,沒有太大起伏。


▲1.選取要製作圖表的表格資料範圍,接著在功能列上點選「插入」的頁籤,按下右下角的展開圖示叫出圖表選單,從中選擇好適當的圖表類型後點選「確定」。


▲2.將滑鼠移至圖表上任一處,圖表最外框線條會加粗,可移動圖表位置及調整圖表大小,當游標移動到圖表中的圓柱圖上時,會顯示該圓柱圖所代表的意義。

 

2_雙座標組合圖表,呈現數值落差大資料

前面介紹了利用表格資料直接插入圖表的方法,這是最簡單直覺的表現方式,在資料不多也不複雜的情況下,這樣的圖表已經足夠讓文件更清楚便於閱讀,但有時候也會遇到在資料當中有兩種數值大小差很多的數列,如果硬要放在同一張圖表,數值小的部分就會被壓縮到幾乎無法辨識。此時最好的辦法就是將其中一種數列以另外的座標軸來表示,並同時改變圖表類型,使人一眼就能看出兩種數值的差異性。


▲1.以圖例來看,一月股票的成交量數值和其他開盤、最高、最低及收盤價數值有著極大的落差,先製作一張全部以直條圖顯示的圖表觀察一下會有什麼結果。


▲2.圖中的X軸為日期,Y軸則以成交量的數值為單位,由於Y軸的數值太大,因此導致其他四種數值的直條圖幾乎成為同一個水平面,也小到無法辨識。


▲3.要將數值小的圖與數值大的圖作出區別,故點選一個數值較小的「最高價」,使其呈現全選狀態,再按滑鼠右鍵出現功能選單,選擇「變更數列圖表類型」。


▲4.在圖表類型的視窗中,有多種圖表可以選擇,每一種類型的圖表項目之下還區分出各種不同形式的圖表,在這裡用折線圖來做示範,選好後按下「確定」。


▲5.已經變更成折線圖的「最高價」數值,看起來就如同水平線般幾乎沒有任何起伏變化,接著再次點選它,並按右鍵從選單中選取「資料數列格式」。


▲6.從「資料數列格式」的「數列選項」中,點選「副座標軸」項目。


▲7.右邊Y軸變成以較小數值呈現的座標軸,而更改過後的「最高價」折線圖也恢復正常的曲線。


▲8.以相同步驟去處理剩餘的三個直條圖,做好的完成圖就可以正確呈現數值落差大的兩種資料。

 

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