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5d7a82c42726cdd9a3dd99c422f33ba1 聽到公式及函數,或許會讓許多人卻步,但這也是Excel可以簡化運算及資料分析的重要功能,且公式及函數的運用方式,其實已經十分簡化,只要觀念對了,並確實了解公式及函數的意義,自然就可以化繁為簡,輕鬆製作Excel報表。

當中,公式的選擇除了可先利用內建的功能替代外,無法找到對應功能的,就可自訂公式進行工作表的計算,且只要了解公式及相關儲存格的對應位置,日後進行資料的分析及修正也較為快速。至於更複雜的計算及資料分析,就可以利用函數來處理,Excel預設了300個以上的函數,不過一般需求使用,只要學會幾個常用的函數就很實用,就可以應用於生活或工作中,且使用上並沒有想像中困難。

1_搞懂「相對位置」與「絕對位置」的不同

在工作表中進行公式及函數的計算,必須先了解「相對位置」與「絕對位置」,由於儲存格的代號是先出現行再出現列,例如A1就是A行的第1個位置,工作表中進行儲存格的填滿時,預設都是相對位置的變化,但有時候在進行計算時,必須要固定行或列的位置,就可以選擇在鎖定的行或列代碼前,加上「$」符號,設定為絕對位置,例如A$1表示1列為絕對位置。


▲1.當設定兩個儲存格相乘時, 若沒有特別指定,行與列預設都是「相對位置」的變化。


▲2.當指定乘數的列為絕對位置時,只要在數字前方加上「$」符號,計算出的答案就已經不同。


▲3.將乘數與被乘數的列都設定為絕對位置,也就是數字前分別加上「$」符號,又獲得不一樣的結果。


▲4.再將乘數與被乘數的行都設為絕對位置,也就是字母前分別加上「$」符號,又是不一樣的結果。

2_公式先乘除後加減,隨時監看公式除錯

在Excel建立公式的計算邏輯,其實與平時使用的數學公式概念相同,都是優先進行乘除,再處理加減的計算,在輸入公式時不妨可以多注意,且舉凡加減乘除、刮號、中刮號、大刮號⋯等,都可以使用。此外,如果建立的公式較為複雜,當出現錯誤訊息時,就可以利用「監看公式」功能,查看數字背後的公式,並從中找到錯誤的地方。


▲1.為公式開啟監看功能,於「公式」索引標籤的「公式稽核」項目,按下「監看視窗」。


▲2.在「監看視窗」裡選擇「新增監看式」,再於出現的視窗裡,選擇想要監看的儲存格位置,並按下「新增」即可。

3_利用「Σ」快速加總,自訂公式更彈性

加總應該算是工作表中最常會運用到的功能,也因此在「常用」索引標籤的「編輯」項目裡,還能看到「Σ」的功能鍵,只要按下之後就會自動判斷儲存格的位置,進行資料的加總,在簡單的加總條件下,可以很快速的完成計算。不過,當要進行計算的儲存格位置較不連續時,就可以自訂公式計算,而在設定公式及函數之前,都別忘了加上「=」符號,公式才能算成立。


▲1.簡單的加總,只要在顯示計算結果的儲存格上,按下「常用」索引標籤下,「編輯」項目裡的「Σ」功能鍵,再按下Enter鍵即可計算結果。


▲2.若是不連續的儲存格計算, 則可自行設定公式,首先要先在顯示計算結果的儲存格上,先按「=」符號。


▲3.接著可以自行輸入儲存格位置,或是利用滑鼠點選,但記得相加的儲存格中間要加上「+」號。


▲4.上步驟完成後按下Enter鍵,即可出現加總結果,若是表格則可用填滿公式功能,快速完成所有加總。

4_常用函數用首字搜尋,計算範圍讓滑鼠快選

公式與函數是Excel裡相當重要的計算與分析功能,簡單的計算利用公式就能快速完成,較複雜的分析就可仰賴函數的運算,而Excel內建了11大類別的函數,包括財務、日期及時間、數學與三角函數、統計⋯等,共超過300個以上的函數,如果對特定函數已經相當熟悉,其實只要輸入函數的首字就可快速搜尋,再配合滑鼠選取計算範圍,很快就能完成計算與分析。


▲1.在要顯示結果的儲存格上,先按下「=」,並輸入函數的第一個字母,就會列出所有函數,點選後還有功能說明。


▲2.上步驟選定函數後,就可以在工作表中,利用滑鼠選擇要計算的範圍。

5_SUM加總函數,不連續的加總也能省時又零失誤

除了使用「Σ」的功能鍵及自訂公式進行加總外,Excel提供的函數裡,SUM的功能就是加總,對於加總的範圍較大,又分散在不同區塊時,利用SUM函數進行加總,能夠省時又減少失誤,因為只要跟著視窗的指引,一步步用滑鼠點選,就可以精準的選定加總範圍,且少了自行輸入儲存格會失誤的風險,正確率也較高。此範例為計算12個月中,雙數月所花費的金額,因此必須分別加總6個月的各項花費。


▲1.點選儲存計算結果的儲存格後,在工作表上方,找到代表函數的「ƒx」鍵,於出現的視窗選擇「SUM」。


▲2.在「函數引數」的視窗裡,按下「Number1」後方的紅色箭頭,視窗就會縮小,回到工作表。


▲3.在工作表中,利用滑鼠選擇要加總的儲存格,在按下回到「函數引數」視窗的按鍵。


▲4.如果要加總計算的範圍很分散,就分別在「Number2」、「Number3」⋯等,繼續以步驟2~3的方式選取。


▲5.上步驟都選取完成後,按下「確定」,就會產生加總的結果。


▲6.在步驟1按下的「ƒx」鍵後方,會有函數內容,利用滑鼠點選一下,則會以不同顏色顯示加總位置,以利於除錯比對。

 

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