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9a7c32ee496ddaed43d4cf3ef8f2f13d 中華電信近年來在雲端市場上積極推出各項服務,去年開始成立中華電信微軟雲服務銷售平台開賣微軟 CSP(CloudServiceProvider) 雲端解決方案並首推 Office 365,針對中小企業用戶提供服務。至今已有許多中小企業透過 HiNet「Office 365」方案,在合理的成本之下,發揮了高效生產力。

HiNet 光世代「Office 365」方案是中華電信與微軟合作,針對中小企業或 SOHO 族所推出的套餐型服務,基本上就是將 HiNet 光世代各種上網方案與 Office 365「商務版」或「商務進階版」做搭配進行綁售,讓客戶可以優惠價格在一次訂閱中同時享受兩種服務。

當客戶訂閱了這個方案後,可以依照自身的使用者數量需求,彈性選擇搭配 1、3 或 5 個 Office 365 使用者帳號,每個使用者帳號皆可安裝於 5 台 PC/Mac、5 台智慧型手機以及 5 台平板電腦上,提供每個使用者安裝於多部裝置的彈性,並可享有多達 1TB 的 OneDrive 線上儲存及分享空間,更重要的是,該系列方案也提供了即時更新升級 Office 文書軟體的服務,讓用戶能無後顧之憂的享受到最新、最即時的功能!

由於 Office 365 本身就擁有豐富的雲端應用服務,因此使用者可以隨時隨地獲取所需的內容,並可採取離線或者線上作業。再加上 Office 365 本來就是針對團隊協同工作所設計的,不但可以減少合作時的衝突,輕鬆共用文件、共同作業,而且在安全性上,還可以採取集中式控管,保護關鍵資料避免外洩,讓管理員集中控制重要的安全性、隱私權,和法規遵循功能。

為了有效強化營運競爭力,現階段已有許多中小企業主採用 HiNet 光世代「Office 365」方案,而且成效卓著!在接下來的篇幅中,我們實際走訪「西螺鎮農會」以及「詠立實業」,看看他們是如何運用 「中華電信微軟雲服務 Office 365」為自己創造出競爭優勢。

西螺鎮農會:以租代買,不需動支大筆預算

雲林縣西螺鎮農會擁有百年歷史,是國內頗負盛名的明星農會。儘管近年來米食推廣成績斐然,但農會經營團隊依舊不敢鬆懈,只因為大環境競爭壓力實在不小,所以必須戰戰兢兢落實多項計畫。目前首要任務是力推優惠房貸,吸引更多人貸款,減輕年輕農民房貸之負擔,使存放比例提高,為農會及農民創造雙贏的局面。

▲西螺鎮農會總幹事廖錦富暢談組織由 Office 2003 單機版軟體轉換為中華電信 Office 365 的心路歷程。

西螺鎮農會過去採用的是 Office 2003 單機版軟體授權,員工們都是透過單機版來寫企畫案、做簡報、彙整報表。近年來農會員工使用生產力工具軟體的頻率比過去高出甚多,加上目前已邁入全面網路化時代,工作講求的是團隊作戰,很多文件、檔案必須要即時共享,甚至隨時都有可能需要修改,再加上資安的隱憂也逐漸浮上檯面,在在都顯示舊的單機版軟體早已無法符合新的工作趨勢。

對此,西螺鎮農會總幹事廖錦富表示,正所謂「工欲善其事、必先利其器」,要同仁們成天埋首在 Office 2003,等於是拿著舊式武器去力拼現代化績效,未免強人所為。為了徹底改善既有的工作模式、套用新的作業思維,因此就跟中華電信訂閱了 Office 365 服務,並於 2016 農曆年後上線使用。

至於為什麼要訂閱 Office 365 方案呢?廖錦富說明,農會一向堅決禁用盜版軟體,不過一旦面臨 Office 軟體改朝換代,就得編列大筆預算;但農會預算能力有限,而且就算再買斷軟體,最新的 Office 2016 過幾年後也還是會被淘汰。相較之下,中華電信推出的「Office 365」方案,「以租代買」的形式對於農會而言是較合理的作法,不必負擔軟體的前期成本,而且能隨時隨地在任何裝置上使用最新的 Office 功能。

再者,過去一份 Office 2003 單機版授權僅適用一台 PC,也無法安裝在智慧型手機、平板電腦,所以同仁們也就無法透過手上的 iOS、Android 裝置在外對農友進行簡報、推廣更便捷的服務。反觀現在農會同仁每個使用者帳號都使用最新版 Office 應用程式,安裝在 5 台 PC 或 Mac5 台智慧型手機及 5 台平板電腦,不管在辦公室或外出都能靈活運用。

從西螺鎮農會的案例可以發現,「Office 365」方案將沈重的購置成本轉換為租賃費用,因而創造出可觀的經濟效益;此外,軟體能夠持續更新,讓安全上的漏洞可被即時排除,同時內建法規遵循、隱私權控制等機制也都為資安提供了強而有力的後盾;更重要的是,不管遇到軟體安裝或操作等疑難雜症,都有中華電信就近解惑,省去了許多使用單機版軟體不必要的困擾。

詠立實業:導入中華電信微軟雲服務,激發高效生產力

成立於 1985 年的詠立實業(Valentine),一直以來都以開發優質的醫療器材與醫療復健用品著稱。該公司長期倚重 Excel、Outlook 等微軟生產力工具,賴以維繫商務溝通,為確保所用工具版本皆屬最新,於 2015 年底引進 Office 365 商務進階版服務。

▲詠立實業(Valentine)對於使用 Office 365 服務提升中小企業競爭力有著獨到見解。

詠立實業特別助理林啟宗表示,以往員工使用的單機版 Office 採傳統一次買斷式授權,經常因人員異動導致投資浪費的情況發生,加上詠立為中小企業,缺乏足夠資源配置專責的 IT 人力,無力控制老舊軟體所衍生的資安風險,長久下來勢必不利於公司的業務拓展。他基於個人過去在美國工作時對 Office 365 留下的良好使用體驗,建議公司應立即破舊立新採用 Office 365 服務,藉此讓員工使用的軟體永遠保持在最新版本,同時也能依據人員異動去靈活調整訂閱授權數量,達到良好的成本管控,此項建議亦順利獲得經營高層同意。

林啟宗提到當初是基於報價合理性、技術支援服務效率與反應速度等條件,針對微軟大量授權的經銷商、中華電信微軟雲服務等供應來源進行遴選,最終由中華電信微軟雲服務勝出。主因在於它能同時供應高速上網以及Office 365 等關鍵服務,所以無論是帳單整合、費用管控乃至於聯繫窗口等各個環節都顯得更具優勢與效益。加上中華電信是少數由微軟認證的雲端解決方案供應商之一,可望對欠缺 IT 管理能量的中小企業適時提供協助,加速排除各種疑難雜症。特別是在管理面上,儘管詠立不具備高深的 IT 專業知識,仍可憑藉 Step-by-Step 輔助說明,輕鬆透過 Office 365 管理介面執行網域名稱、帳號變動等設定,即使其間偶遇疑問,也可隨時撥打中華電信客服專線而快速解惑。

更值得一提的是,詠立擁有大量長期客戶,亟需妥善保存歷史溝通記錄,故可利用 Exchange Online 封存機制執行舊信件歸檔(Archiving),一來確保個人信箱隨時保持充裕可用空間,二來可輕易藉助客戶名稱、訂單編號或樣品編號等關鍵字,迅速查找歷史信件,藉以建立順暢的業務溝通協作管道。

林啟宗表示,中小企業欲於國際市場開拓事業版圖,一定離不開 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 及電子郵件等可受信賴且簡單易用的生產力工具,因此必須思考如何突破 IT 管理能力侷限,儘可能追求集中管理多項帳單之便利性(含寬頻、電信、Office 365),獲取這些必要工具的使用權;因此,富含月繳或年繳付款彈性的中華電信微軟雲服務,確實是值得評估採用之理想標的。

雲端+行動時代來臨,不能再用單機版軟體作戰

時下的工作趨勢講求高效率、快速作戰。當業務到客戶端進行業務報告,必須即時針對客戶反應隨機應變,甚至經常會發生臨時要將某些重要資訊加入簡報中的狀況。在這種情況下,絕對不可能容許你再跑回辦公室進行文件的編修,更何況,某些資訊也不是三兩分鐘就能夠仰賴一己之力就能在外頭整理妥當、修正得宜的不是嗎?

因此,所謂的「新時代工作者」其實背後都代表了一整個專業工作團隊,而工作團隊需要倚靠的就是現代化的工具,能將每一個團隊成員緊密、適切的結合在一起,共同創造出最佳的協作成果。Office 365 結合了雲端儲存的便利,以及團隊成員共享的功能,再加上集中管理的安全性,也就成為了企業最值得考慮的解決方案。

針對中小企業,中華電信微軟雲服務提供的「Office 365」方案又分為 Office 365 商務基本版、Office 365 商務版、Office 365 商務進階版三種,這三種方案都適用於人數為三百人以下的企業,單獨購買 Office 365 在價格上分別為:

  • Office 365 商務基本版:每位使用者 NT$168/月
  • Office 365 商務版:每位使用者 NT$300/月
  • Office 365 商務進階版:每位使用者 NT$420/月

搭配光世代 HiNet 上網服務一次訂閱,還有約 85 折~89 折不等的優惠。

而不同方案之間的差異,則是視企業需要使用到的雲端服務不同,而有不同的應用。不過,如果需要在行動裝置上也要使用 Office 的話,則需要購買商務版以及商務進階版。

針對適用族群來看,時下新興的文創工作室、新創團隊,或是小型的事務所、農會、教會這一類型的工作環境,其實都很適合採用 Office 365 方案,除了能幫助團隊迅速建構友善的工作環境,讓員工可以專心在外頭為提升工作效率而努力,也無需再為了軟體建構、資訊管理等事情傷神。

 

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