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957a1c5cdef22869d72b04383c41c637 無需專業 IT 人員的組織,特別是在資訊及硬體裝置、使用者人數數量不大,且整體而言並不複雜的資訊基礎架構環境裡,資訊設備與服務委外,最能為組織帶來明顯的效益及更高的使用者滿意度,完全解決了小型分支單位沒有 IT 專家支援管理的不便性。

採用 HP 經銷商代管印表機租賃服務的某大專院校學術研究癌藥學程實驗室,就是一個未配置 IT 專家的小型單位或組織,善用設備與維護委外後,讓文件處理作業煥然一新、人人滿意的絕佳例子。

某大專院校學術研究實驗室, 以新藥研發為主,結合中央研究院的高科技、專家及設備所開設的癌症生物學與藥物研發博士學位學程。而學程實驗室,是每位教師、教授進行不同實驗項目的核心基地,在實驗及研發過程中,自然會有較多的文件、檔案影印和列印需求。

結合「功能、便利性、速度和經濟實惠」  綜效立現

實驗室過去是將三台桌上型單功能黑白雷射印表機,分別安裝在實驗室的三間辦公室中,並且另外提供一台掃描器讓實驗室人員共同分享。儘管印表機不是高複雜的硬體設備,但也經常出現無法列印、個人電腦與印表機無法連線的狀況,且紙張及碳粉消耗量高,對實驗室人員造成了一定的困擾。

在考量實驗室同仁最常用的功能後,透過HP 經銷商上伊美有限公司,瞭解HP租賃服務後,於2016 年 2 月開始租賃一台包含列印、影印、掃描、傳真四大功能的商用雷射複合機:HP LaserJet Pro MFP M521dn。

此實驗室所採用的 HP 印表機租賃服務,具備了幾項重要的特色:包括機種選項多元,讓該實驗室可以選擇最適合其環境需求和成本效益的黑白多功能印表機,租賃價格便宜,供應 HP 原廠碳粉,並由 HP 印表機經銷商負責安裝、設定、日常維護及故障排除。此外,提供租賃設備與服務的 HP 經銷商,還可以透過 HP 印表機雲端管理系統,隨時掌握每台印表機的列印狀況,永遠在實驗室人員發現碳粉即將用盡之前,先行派送充足的耗材。

決策明快,效益也立即顯現。「與過去購買三台印表機的方式相較,採用 HP 印表機租賃方案後,帶來了功能、便利性、速度和經濟實惠上的主要成效,同時,HP 印表機經銷商會定期來實驗室維護,印表機也能遠端連結 HP 經銷商的印表機管理系統,讓經銷商可以隨時檢視印表機狀態及耗材使用量,省去我們管理及採購耗材的時間。」實驗室研究助理宋小姐指出。

管理溝通安心又專業 

無庸置疑,硬體設備、成本與空間的減少,所有人員可以輕鬆共用一台印表機,自然是第一個最容易體驗到的好處,而且在每分鐘最高可列印 42頁黑白頁、最快 8.0 秒輸出黑白列印頁、自動進行雙面列印的功能讓效益更加提升。「我們不再需要購買多台單功能的機器,舊有三台也暫時都『停工』了,新的印表機比舊型機器列印速度更快、網路連結快速、又容易操作,運作至今都非常順暢穩定。」宋小姐表示。

同時具備的掃描功能,讓實驗室的使用者省事、省時又提升工作效率,透過 HP LaserJet Pro MFP M521dn 的  Gigabit 乙太網路 10/100/1000 Base-T 網路連接埠,可以直接連結網路,將文件掃描後的檔案快速傳送到個人的電腦裝置中,使用者也可走到印表機旁,透過 USB 連接埠從記憶體裝置進行列印,輕而易舉地即時完成列印工作。

透過HP 印表機經銷商上伊美公司的協助下,了解列印狀況並隨時補充 HP 原廠碳粉外,回收碳粉匣等服務,都讓實驗室節省不少的維護管理時間與心力。HP 印表機多元、經濟的租賃方案,加上 HP 印表機經銷商優質的部署和維護服務,讓缺乏專人照顧列印、影印、掃描、傳真多種裝置的小型機構或分支單位,享有安心、專業、永不中斷的文件管理與溝通服務。

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