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2493e3236495379649c5662690df0340 當前 Office 最新版本為單機版的 Office 2016,以及訂閱版的 Office 365,功能上自然會較過去的版本更加豐富,但如果還沒有升級的打算也沒有關係,每個版本的 Office 大原則都相同,只要找到對應的操作位置,都可以解決大部分的問題。

而新版的 Excel 2016,選單介面看起來和 Excel 2013相似度極高,但新增許多功能,例如6種新型圖表,只要選擇原始資料,就可以更精確地呈現資料重點。此外,不少人都先入為主認定在 Excel 中使用函數才是高手,因此產生抗拒使用 Excel 的心態,但其實很多時候只要擅用內建的工具,不用函數也可以事半功倍,再加上公式及函數的操作都已經十分簡化,只要觀念對了,自然就可以化繁為簡,輕鬆利用 Excel 製作分析報表。以下就提供12個 Excel 實用技巧,不管你的 Office 是哪個版本,都可以找到對應的功能試試。

技巧1. 自訂數字格式,不怕 Key-in 錯

能夠活用儲存格,其實已經掌握 Excel 的使用,在資料輸入上,要輸入規律的文字,可以用滑鼠下拉儲存格的方式,完成大量公差的級數。但若是一組長串數字中,只需要變更最後幾個字碼,就可以利用自訂儲存格「數值」來簡化輸入,例如會員編號1060123,若10601為固定不變,只要設定好,日後只須輸入後面3碼即可。


▲1. 選取想要自訂的欄位後,於「字型」功能列表中,按下展開的圖示,開啟「儲存格格式」視窗。


▲2. 選擇「數字」分頁,並按下「自訂」後,於類型中輸入此例「10601000」,後方的「000」是日後可輸入的數字。


▲3. 回到工作表中,只要在步驟1選定的欄目中,鍵入任何3位數字,都會以「10601xxx」顯示。

技巧2. 儲存格中輸入大量手機號碼

在儲存格中輸入的數字若為「0」開頭時,在按下 Enter 後,0就會自動消失,最常見的例子就是輸入電話號碼,要能夠在儲存格中留下完整的電話號碼,就得讓儲存格辨識此為文字型式,因此在輸入0前,先加上「'」符號,然而,若是要輸入的電話較多,建議直接將儲存格設定為「文字」格式,日後就不用額外輸入「'」符號。


▲1. 在輸入電話號碼前, 先加上「'」符號, 例「'0911123113」,0就不會被取消。


▲2. 若有大量電話號碼要輸入,則在工作表中選定儲存格後,開啟「儲存格格式」視窗,選擇「數字」分頁,並按下「文字」。


▲3. 回到工作表中輸入電話號碼時,可見0同樣被保留下來。

技巧3. 建立儲存格的下拉選單

在製作大型的資料表格時,經常會有一些固定的資料要填入儲存格裡,例如建立會員資料表時,性別、年齡、教育程度⋯等,常見會以選項的方式勾選,而回到活頁簿上要建立資料時,與其重複輸入特定的內容,不妨利用內建的「資料驗證」功能,將固定的選項建立為儲存格的選單,讓使用者用點選的方式即可完成。


▲1. 選取要建立選單的欄目後,找到「資料」標籤項下的「資料工具」,再點選「資料驗證」。


▲2. 在「儲存格內允許」選單下,找到「清單」,「來源」中輸入想要建立的選項,記得中間以半型「,」號格開。


▲3. 回到工作表就會發現儲存格旁有個灰色的三角型標示,按下就會出現上步驟建立的選單。

技巧4. 分割儲存格裡的資料

如果想要將儲存格裡的資料分割為多個儲存格,一般人也許會選擇複製、貼上、刪除⋯,不斷的在儲存格間進行上述重複的動作,一來麻煩,二來也花費太多時間。其實只要利用 Excel 內建的「資料剖析」功能,就可以快速將儲存格裡的所有資料,依照需求分割至多個儲存格裡。


▲1. 選取想要分割的儲存格,在「資料工具」功能列表下,找到「資料剖析」,並勾選「固定寬度」。


▲2. 在「預覽分欄結果」下,按一下滑鼠叫出箭頭,再拉出想要分割的地方,且不限於只分割為兩欄。


▲3. 上步驟都選定完成後,回到工作表就會發現儲存格已經被切割為多個欄目。

技巧5. 自動刪除工作表中的重複資料

利用 Excel 製作的資料表格,經過長時間的使用後,不免會重複鍵入相同的資料,但當表格的資料愈來愈多,要在龐大的表格中,立即找到重複的項目並不容易,且一旦表格需要進行計算時,例如加總、平均、累計等等,重複的資料必會影響計算結果的正確性。因此,這裡介紹以 Excel 內建的「移除重複」功能,將表格中重複的資料自動刪除,以維護表格的正確定。不過,在進行「移除重複」功能,還可先利用「設定格式化的條件」,在龐大的表格裡,先找到「重複的值」後,再進一步選擇將重複的項目刪除。


▲1. 選取要比對的欄位,在「常用」標籤項下,找到「設定格式化的條件」,並於「醒目提示儲存格規格」下,選擇「重複的值」。


▲2. 在出現的視窗,選擇「重複」,就可自動標示重複儲存格,也可指定篩選重複值的顯示顏色。


▲3. 回到工作表中就可以看到,表格中已將找到相同的儲存格標示出來。


▲4. 要刪除重複的儲存格時,在「資料」標籤項下的「資料工具」裡,點選「移除重複」項目。


▲5. 於出現的視窗裡,勾選要刪除的資料欄位後,再按下「確定」。此例為106年會員編號、姓名。


▲6. 接著就會跳出提示視窗,告知已刪除的資料數,以及所保留的資料數,按下確定即完成。

還有很多 Excel 的技巧介紹哦 ~

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