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Aebf13e459f965b9b9110ec814a78bd4 Google Docs非常好用,但是資料存在雲端,難免會擔心是否保險,看看本篇來做好備份工作吧!除了可以一次下載Google Docs上所有檔案外,同時也能幫你自動轉換成pdf、OpenOffice等檔案格式,此外安裝相關應用軟體及外掛,可以隨時把檔案同步,不怕資料消失!

在Google一系列的雲端服務裡面,Google Docs無疑可說是應用最廣的其中一項,只要連上網路,無論在什麼地方,你都能即時線上進行文件檔案的編輯,它除了允許使用者上傳及儲存其他格式的檔案,亦可線上檢視、播放圖片及影片,使協同工作者不僅可以共同編輯檔案外,也能透過同一個平臺取得工作所需之相關檔案資料,然而,即使這些檔案是交由Google雲端伺服器保管,但誰也無法保證就是萬無一失,所以定時下載備份仍是最保險的作法。

有幾種方式可以達成 Google Docs 的同步、備份,本篇一次介紹給你。

  1. Google Docs 本身便具有批次打包下載的功能,且同時可進行轉檔動作。
  2. 安裝OffiSync或者Openoffice的外掛功能,可協助你在本機上進行文書編輯作業的同時,也能夠隨時上傳到Google Docs或下載回來。
  3. 坊間有一些免費應用程式,如GDocBackup具有一次轉換多種檔案格式的功能。
  4. Syncdocs甚至可在電腦上直接建立同步磁碟,安裝這些程式至電腦上後,可使Google Docs的備份及同步化變得更加方便。

▲ Google Docs有著與Gmail系出同源的簡潔介面,非常容易上手。

Google Docs文件打包下載並轉檔

Step 1

首先登入Google Docs

Step 2

用滑鼠點擊檔案名稱旁的空白處以選取檔案,並可利用shift鍵或ctrl鍵選取多個檔案。(若直接點擊檔案名稱,除了選取該檔案,也同時會開啟檔案,造成選取上的不便)

Step 3

在最右邊的分欄,找到下載的按鈕,若分欄是隱藏狀態,可按右方的小箭頭開啟。

Step 4

此外,也可將滑鼠移至選取範圍後按右鍵,一樣會跳出下載的選單。

Step 5

當你按下「下載」,會跳出「轉換和下載」的視窗。分頁標籤可以選擇「已選取項目」或「所有項目」來下載,可依需求進行選取。

Step 6

在檔案類型旁有下拉式選單,代表你想將下載下來的檔案轉換成何種格式,當然,也可以略過不下載。

Step 7

點選「下載」之後便會將所有檔案打包成zip壓縮檔,並準備下載。

Tips:同類型的數個檔案,一次只能轉換成一種檔案格式,若其中有要轉成別種格式的檔案,需另外重新操作。

Step 8

解壓縮之後可看到被選取的檔案已被轉換成所設定的檔案格式了。

(接下來是:Microsoft Office 的外掛:OffiSync)

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