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5f1686d0cad549343b449f77ee5e938e 很多公司的電子郵件是使用 Microsoft Exchange 伺服器。但信箱容量有限,三不五時就來訊息通知信箱快滿了,實在很擾人。如果你覺得常常要手動刪除或封存郵件很麻煩,不妨設定自動封存,就不用擔心信箱容量常爆掉了。

由於大公司人數眾多,Exchange伺服器的管理者通常會限制每個使用者所分配到的容量,因此當郵件一多,Exchange伺服器就會不斷地通知使用者信箱已經快到分配容量的限制,實在非常煩人,在分配容量快滿的時候,更不能收發信。

這時我們必須刪除或是封存一些郵件到本機硬碟上,讓容量空出來才能夠繼續使用Exchange伺服器收發郵件。如果你覺得手動封存好麻煩,你也可以設定自動封存的時間和位置,讓你的Exchange伺服器電子郵件再也不會容量不足。

封存現有郵件

Step 1

Exchange伺服器會在你快到達設定空間限制的時候通知你。這時我們必須刪除或是封存郵件才能清出空間給新的電子郵件。

Step 2

要手動封存電子郵件請選擇「檔案」→「信箱清除」。

Step 3

我們可以先使用「清空[刪除的郵件]」。

Step 4

接著請按一下「封存」按鈕,叫出「封存」視窗,你可以使用預設的封存設定封存所有的資料夾,或是手動封存所選擇的資料夾。

Step 5

在封存進行的時候,你可以在Office 2010底部資訊列看到目前的封存進度。

Step 6

在封存完成後,你就可以看到現在Exchange信箱中的空間已經清出來了。

設定自動封存

Step 1

如果之後你想讓電腦在一段時間後就自動封存電子郵件,你可以利用「資料夾」工作列中的「自動封存設定」來調整想要的封存方式。

Step 2

接著請依自己想要的方式調整「Inbox內容」視窗裡的設定,你可以設定電子郵件超過多久時間需封存,也可以指定封存的位置。

Step 3

你也可以利用「預設封存設定」按鈕指定未來封存的預設設定。

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