如何儲存你的檔案，才能快速找到它們？

你可能遇到過以下這種情況：你想開啟一個專案，並且開始著手收集資訊、資料等等。但是你並沒有開始做這個案子，而是花費許多時間精力來存放這些收集的資訊，你可能把它們存到某個筆記 APP 中，寫在紙上，筆記本裡，電腦裡……這些資訊有一些存放在 Downloads 裡，另一些在 Notion 裡，還有一些在 OneNote 裡。

如此一來，每當你想要尋找資訊時，就需要花更多的時間、耗費更多的經歷，把每個角落從頭到尾看一遍。在來回切換 APP 的過程中，你感到沮喪。

我也有過同樣的經歷。因此，我開始思考，要如何才能解決上述問題。

▲ 雜亂無章的儲存方法會讓再次找到這些文檔變得更加困難。圖片來源 Unsplash｜攝影 Mr Cup / Fabien Barral

數位檔案的歸檔

對數位檔案正確歸檔，可以有效減少後期尋找這些材料、連結上下文理解這些材料時所需要的時間。要知道，每從筆記軟體中切換一次，你的注意力就會被分散一點，而且頻繁的切換可能會讓你接觸大量的、無用的資訊。

我們所希望的，就是集中精力，花最少的時間精准地找到自己需要的資訊。

兩種數位分類法

基於大家對數位檔案的不同習慣，我總結了兩種人：

「旅行者」」：這些人在需要搜尋檔案和筆記時，會開始瀏覽資料夾的布局和各個章節。他們把所有的東西都分類到不同的資料夾和目錄中，把所有的東西都存放在適當的地方。
「搜尋家」：這些人不會把東西預先存放在合適的地方。當他們想要尋找東西時，就會直接使用搜尋功能。

不過對大多數人而言，可能既有歸類的習慣，也有搜尋的習慣。這兩種習慣難分好壞，各有利弊。

為什麼要對數位檔案進行分類？

想要讓數位檔案為自己所用，你需要搭建一個可以快速提取資訊的系統。這聽起來可能有點偏離你的舒適區（對大多數人而言，把所有檔案攤平在桌面上更方便讀取）但一旦這個系統搭好，你在後期就可以節約大量的時間，因為你所搭建的系統簡單易用，無需多個步驟就能找資訊。

如何搭建數位檔案系統？

你需要正確地命名資料夾和筆記。為此，你需要一個簡單的命名習慣。比如帳單總是以客戶的名字開頭，專案的檔案總是以專案名字開頭，等等。這將使我們更容易找到確切的檔案。
學會使用搜尋工具。在這裡可以使用電腦或手機系統內建的搜尋功能，也可以使用協力廠商功能。
避免把所有資料都堆進「下載」資料夾中。因為這個資料夾裡的所有東西都按照下載時間排序，且沒有備份，因此是一個非常糟糕的儲存選項。正確的做法是按照需求創建各類檔案，每次下載完檔案後馬上放到不同資料夾中。
學會刪除不必要的檔案。這包括你已經用過不再需要的檔案，舊版本的檔案（但設計師刪除時要更慎重一些），重複的檔案，無關的檔案，等等。沒必要保存的檔案只會影響你日後找資訊的速度。
不要把電子信箱當成儲存檔案的地方。電子信箱的設計並不適合儲存檔案，最好的方法還是將檔案下載回來，分類放進資料夾中。
不要在一個資料夾裡分太多層。多次點擊會使人喪失繼續查找的耐心。
保持電腦桌面乾淨整潔，儘量只保留兩到三個資料夾。如果你想要快速存取，請考慮使用捷徑的方式。

▲ 圖片來源： Unsplash｜攝影 Marten Bjork

如何為資料夾命名？

在給資料夾命名時，需要盡可能直觀。你需要考慮未來的你（比如一個月後的你）在尋找這些資訊時會如何搜尋，以便能快速找到。在命名時可以遵循以下建議：

對每個檔案都使用獨特的命名方法
在每個檔案名中加入具體的關鍵字和日期
把個人資料夾和工作資料夾分開放置

個人資料夾舉例：

/文件/財務
/文件/娛樂
/文件/健康

工作資料夾的分類則取決於你自己的職業內容。

如何在雲端硬碟中儲存和管理檔案？

在雲端硬碟和在電腦上儲存和管理檔的大致的方式是一樣的。所以在創立和管理雲端硬碟的時候，要遵循你在電腦上儲存資料時的做法（包括如何為資料夾命名）。

另外，在 Notion、OneNote、Evernote 這樣的應用程式上，儲存筆記的最佳方式又是什麼呢？有幾個意見供你參考：

確保你的筆記系統和數位檔案系統的一致性，在這裡，推薦「PARA 法」（下文會解釋）。
在筆記應用程式功能大致相當的情況下，只選擇一個程式——在這裡不討論哪款程式更好，你只需要選擇最適合自己的那一款即可。
不要把你用來存放筆記的應用程式再存放其他任何東西。不要在裡面儲存便箋、圖片、其他檔案等。

PARA 法

PARA 法是一個組織和管理數位資訊的通用方法。

這四個字母分別代表：Projects （專案）、Areas （領域）、Resources （資源）、Archives （檔案）。這四個類別代表了你在工作和生活中可能遇到的每一種資訊。

專案：一系列與目標相關的任務，有一個截止日期。比如「完成一個應用程式的模型」，「訂定出遊計畫」，「寫一篇部落客文章」，「在會議上演講」。
領域：一個活動範圍或類別，比如「健康」，「財務」，「職業發展」，「汽車」，「產品開發」。
資源：一個持續關注的話題或主題，比如「習慣養成」，「音樂」，「網路行銷」，「室內設計」，等等。
檔案：儲存的資訊。在這裡強烈建議無紙化儲存，像是把紙本帳單、發票掃描成電子檔案，這樣方便查找，也可以將其儲存網路上。

▲ 圖片來源：Medium

正確儲存數位檔案和筆記對提高效率至關重要。它將在你儲存、尋找、處理資訊時，透過減少每次需要的上下文切換和資訊重新搜尋來節省時間。