HiNet 跨入 SaaS 服務,「Office 365」系列方案以租代買提升企業高效競爭力

HiNet  跨入 SaaS 服務,「Office 365」系列方案以租代買提升企業高效競爭力

中華電信近年來在雲端市場上積極推出各項服務,去年開始成立中華電信微軟雲服務銷售平台開賣微軟 CSP(CloudServiceProvider) 雲端解決方案並首推 Office 365,針對中小企業用戶提供服務。至今已有許多中小企業透過 HiNet「Office 365」方案,在合理的成本之下,發揮了高效生產力。

HiNet 光世代「Office 365」方案是中華電信與微軟合作,針對中小企業或 SOHO 族所推出的套餐型服務,基本上就是將 HiNet 光世代各種上網方案與 Office 365「商務版」或「商務進階版」做搭配進行綁售,讓客戶可以優惠價格在一次訂閱中同時享受兩種服務。

HiNet  跨入 SaaS 服務,「Office 365」系列方案以租代買提升企業高效競爭力

當客戶訂閱了這個方案後,可以依照自身的使用者數量需求,彈性選擇搭配 1、3 或 5 個 Office 365 使用者帳號,每個使用者帳號皆可安裝於 5 台 PC/Mac、5 台智慧型手機以及 5 台平板電腦上,提供每個使用者安裝於多部裝置的彈性,並可享有多達 1TB 的 OneDrive 線上儲存及分享空間,更重要的是,該系列方案也提供了即時更新升級 Office 文書軟體的服務,讓用戶能無後顧之憂的享受到最新、最即時的功能!

由於 Office 365 本身就擁有豐富的雲端應用服務,因此使用者可以隨時隨地獲取所需的內容,並可採取離線或者線上作業。再加上 Office 365 本來就是針對團隊協同工作所設計的,不但可以減少合作時的衝突,輕鬆共用文件、共同作業,而且在安全性上,還可以採取集中式控管,保護關鍵資料避免外洩,讓管理員集中控制重要的安全性、隱私權,和法規遵循功能。

為了有效強化營運競爭力,現階段已有許多中小企業主採用 HiNet 光世代「Office 365」方案,而且成效卓著!在接下來的篇幅中,我們實際走訪「西螺鎮農會」以及「詠立實業」,看看他們是如何運用 「中華電信微軟雲服務 Office 365」為自己創造出競爭優勢。

西螺鎮農會:以租代買,不需動支大筆預算

雲林縣西螺鎮農會擁有百年歷史,是國內頗負盛名的明星農會。儘管近年來米食推廣成績斐然,但農會經營團隊依舊不敢鬆懈,只因為大環境競爭壓力實在不小,所以必須戰戰兢兢落實多項計畫。目前首要任務是力推優惠房貸,吸引更多人貸款,減輕年輕農民房貸之負擔,使存放比例提高,為農會及農民創造雙贏的局面。

HiNet  跨入 SaaS 服務,「Office 365」系列方案以租代買提升企業高效競爭力▲西螺鎮農會總幹事廖錦富暢談組織由 Office 2003 單機版軟體轉換為中華電信 Office 365 的心路歷程。

西螺鎮農會過去採用的是 Office 2003 單機版軟體授權,員工們都是透過單機版來寫企畫案、做簡報、彙整報表。近年來農會員工使用生產力工具軟體的頻率比過去高出甚多,加上目前已邁入全面網路化時代,工作講求的是團隊作戰,很多文件、檔案必須要即時共享,甚至隨時都有可能需要修改,再加上資安的隱憂也逐漸浮上檯面,在在都顯示舊的單機版軟體早已無法符合新的工作趨勢。

對此,西螺鎮農會總幹事廖錦富表示,正所謂「工欲善其事、必先利其器」,要同仁們成天埋首在 Office 2003,等於是拿著舊式武器去力拼現代化績效,未免強人所為。為了徹底改善既有的工作模式、套用新的作業思維,因此就跟中華電信訂閱了 Office 365 服務,並於 2016 農曆年後上線使用。

至於為什麼要訂閱 Office 365 方案呢?廖錦富說明,農會一向堅決禁用盜版軟體,不過一旦面臨 Office 軟體改朝換代,就得編列大筆預算;但農會預算能力有限,而且就算再買斷軟體,最新的 Office 2016 過幾年後也還是會被淘汰。相較之下,中華電信推出的「Office 365」方案,「以租代買」的形式對於農會而言是較合理的作法,不必負擔軟體的前期成本,而且能隨時隨地在任何裝置上使用最新的 Office 功能。

再者,過去一份 Office 2003 單機版授權僅適用一台 PC,也無法安裝在智慧型手機、平板電腦,所以同仁們也就無法透過手上的 iOS、Android 裝置在外對農友進行簡報、推廣更便捷的服務。反觀現在農會同仁每個使用者帳號都使用最新版 Office 應用程式,安裝在 5 台 PC 或 Mac5 台智慧型手機及 5 台平板電腦,不管在辦公室或外出都能靈活運用。

從西螺鎮農會的案例可以發現,「Office 365」方案將沈重的購置成本轉換為租賃費用,因而創造出可觀的經濟效益;此外,軟體能夠持續更新,讓安全上的漏洞可被即時排除,同時內建法規遵循、隱私權控制等機制也都為資安提供了強而有力的後盾;更重要的是,不管遇到軟體安裝或操作等疑難雜症,都有中華電信就近解惑,省去了許多使用單機版軟體不必要的困擾。

詠立實業:導入中華電信微軟雲服務,激發高效生產力

成立於 1985 年的詠立實業(Valentine),一直以來都以開發優質的醫療器材與醫療復健用品著稱。該公司長期倚重 Excel、Outlook 等微軟生產力工具,賴以維繫商務溝通,為確保所用工具版本皆屬最新,於 2015 年底引進 Office 365 商務進階版服務。

HiNet  跨入 SaaS 服務,「Office 365」系列方案以租代買提升企業高效競爭力▲詠立實業(Valentine)對於使用 Office 365 服務提升中小企業競爭力有著獨到見解。

詠立實業特別助理林啟宗表示,以往員工使用的單機版 Office 採傳統一次買斷式授權,經常因人員異動導致投資浪費的情況發生,加上詠立為中小企業,缺乏足夠資源配置專責的 IT 人力,無力控制老舊軟體所衍生的資安風險,長久下來勢必不利於公司的業務拓展。他基於個人過去在美國工作時對 Office 365 留下的良好使用體驗,建議公司應立即破舊立新採用 Office 365 服務,藉此讓員工使用的軟體永遠保持在最新版本,同時也能依據人員異動去靈活調整訂閱授權數量,達到良好的成本管控,此項建議亦順利獲得經營高層同意。

林啟宗提到當初是基於報價合理性、技術支援服務效率與反應速度等條件,針對微軟大量授權的經銷商、中華電信微軟雲服務等供應來源進行遴選,最終由中華電信微軟雲服務勝出。主因在於它能同時供應高速上網以及Office 365 等關鍵服務,所以無論是帳單整合、費用管控乃至於聯繫窗口等各個環節都顯得更具優勢與效益。加上中華電信是少數由微軟認證的雲端解決方案供應商之一,可望對欠缺 IT 管理能量的中小企業適時提供協助,加速排除各種疑難雜症。特別是在管理面上,儘管詠立不具備高深的 IT 專業知識,仍可憑藉 Step-by-Step 輔助說明,輕鬆透過 Office 365 管理介面執行網域名稱、帳號變動等設定,即使其間偶遇疑問,也可隨時撥打中華電信客服專線而快速解惑。

更值得一提的是,詠立擁有大量長期客戶,亟需妥善保存歷史溝通記錄,故可利用 Exchange Online 封存機制執行舊信件歸檔(Archiving),一來確保個人信箱隨時保持充裕可用空間,二來可輕易藉助客戶名稱、訂單編號或樣品編號等關鍵字,迅速查找歷史信件,藉以建立順暢的業務溝通協作管道。

林啟宗表示,中小企業欲於國際市場開拓事業版圖,一定離不開 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 及電子郵件等可受信賴且簡單易用的生產力工具,因此必須思考如何突破 IT 管理能力侷限,儘可能追求集中管理多項帳單之便利性(含寬頻、電信、Office 365),獲取這些必要工具的使用權;因此,富含月繳或年繳付款彈性的中華電信微軟雲服務,確實是值得評估採用之理想標的。

雲端+行動時代來臨,不能再用單機版軟體作戰

時下的工作趨勢講求高效率、快速作戰。當業務到客戶端進行業務報告,必須即時針對客戶反應隨機應變,甚至經常會發生臨時要將某些重要資訊加入簡報中的狀況。在這種情況下,絕對不可能容許你再跑回辦公室進行文件的編修,更何況,某些資訊也不是三兩分鐘就能夠仰賴一己之力就能在外頭整理妥當、修正得宜的不是嗎?

因此,所謂的「新時代工作者」其實背後都代表了一整個專業工作團隊,而工作團隊需要倚靠的就是現代化的工具,能將每一個團隊成員緊密、適切的結合在一起,共同創造出最佳的協作成果。Office 365 結合了雲端儲存的便利,以及團隊成員共享的功能,再加上集中管理的安全性,也就成為了企業最值得考慮的解決方案。

針對中小企業,中華電信微軟雲服務提供的「Office 365」方案又分為 Office 365 商務基本版、Office 365 商務版、Office 365 商務進階版三種,這三種方案都適用於人數為三百人以下的企業,單獨購買 Office 365 在價格上分別為:

  • Office 365 商務基本版:每位使用者 NT$168/月
  • Office 365 商務版:每位使用者 NT$300/月
  • Office 365 商務進階版:每位使用者 NT$420/月

搭配光世代 HiNet 上網服務一次訂閱,還有約 85 折~89 折不等的優惠。

而不同方案之間的差異,則是視企業需要使用到的雲端服務不同,而有不同的應用。不過,如果需要在行動裝置上也要使用 Office 的話,則需要購買商務版以及商務進階版。

針對適用族群來看,時下新興的文創工作室、新創團隊,或是小型的事務所、農會、教會這一類型的工作環境,其實都很適合採用 Office 365 方案,除了能幫助團隊迅速建構友善的工作環境,讓員工可以專心在外頭為提升工作效率而努力,也無需再為了軟體建構、資訊管理等事情傷神。

 

Panglimaterus
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