從Google CEO在Google I/O 2017大會的簡報,學習Google式的簡報法 Sundar Pichai,這位Google的CEO最近在2017年的開發者大會上宣佈,Google內部已經重新全面性的思考自家的產品,從過去的「mobile-first 」,開始轉移到下一步「A.I.-first」。而我們更可以注意的是,在這場簡報中,他的簡報也同時反映了對於傳統簡報的重新思考。

Google的資深主管表示,在Google內部,當他們要傳遞資訊的時候,「視覺化說故事」扮演一個很重要的角色。Google的所有雇員,也都被訓練要成為一個好的簡報者,簡報也被時時提醒要盡量少文字、更多視覺化的表現。

「故事是搭配圖片最好的表現方法,Google已經盡量減少傳統的條列式、文字為主的簡報。」Pichai 在會議中表示,而他這次的簡報也成為最好的示範。

 

大量留白

那麼,Google式的簡報,具體呈現起來會是什麼樣子呢?我們看以下幾張現場影像:

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你注意到什麼特色了呢?對,就是大量的留白空間。

過去我們做簡報的時候,總是有一股衝動,想要用字把整張投影片的每一個角落都填滿,感覺如果投影片裡頭有空白的話,就會被人家覺得你在偷懶。這種想法實在是錯了。

你必須要像專業的設計師一樣,盡量避免用文字填滿空間的衝動。而且,就算你沒有「用字填滿簡報」強迫症,你覺得一張投影片中,你已經用了最簡單、最少的文字,用來表達你要表達的資訊了,但是往往你放的資訊可能還是太多,尤其是對Google的工作者而言。

 

一張投影片放多少字才合適?

那麼,以他們的標準來看,一張投影片多少的字數才恰當呢?

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上圖是典型的美式簡報投影片,曾經有研究統計,一般平均的美式PowerPoint簡報,一張投影片平均容納20到40個英文字左右。

不過,從Pichai的簡報來看,他這份簡報一直到了第12張投影片,才累積到40個字。他的簡報幾乎都是照片以及動畫。而且就算是有文字顯示在投影片上,也是用很少的文字來描述這張圖片。

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例如,在他的第一張投影片顯示出Google的7個主要產品的時候,跟隨著出現的是這次簡報的第一段文字「1 Billion+ Users.」。點出了這張投影片主要是在解釋Google的產品每個月吸引了超過十億的使用者。

你不用寫更多的資訊在投影片上,因為更多的資訊是要靠簡報者現場「說故事」告訴你的。

人腦天生無法一心二用,因此「說」與「讀」不該互相干擾

Google的簡報方式,目的在創造一種對大腦友善的簡報方法。

認知科學家說,對於人類來說,人類的「多工」能力可能比我們想像的還要弱很多。大腦無法同時處理兩件事情,並且將兩件事情作的一樣好。而這個道理用到簡報上,我們無法同時在講者簡報一張投影片的時候,同時讀著螢幕的文字,然後聽著講者的講話來獲得包括簡報上的「文字」加上講者的「聲音」所有的資訊。

因此,除非你簡報上的文字跟簡報者講的內容是一模一樣,簡報著照著簡報一字不漏的念出來,聽眾才可能不會遺漏資訊。否則,如果簡報內容以及講者的內容不同的時候,聽眾往往無法完全吸收。

舉例來說,下面這張投影片,就是我們最常見的條列式簡報。

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華盛頓大學的生物學家 John Medina 做過一個延伸的研究,研究大腦是如何處理資訊的。然後他給簡報的建議是燒掉現有大部分PowerPoint傳統簡報,然後重新來過,用很少的文字以及更多的圖片來取代。

根據他的著作 Brain Rules 中說明,「大腦有著難以置信的視覺記憶能力,如果你單純聽一段資訊,三天之後你能記得的只有這段資訊的10%。如果在你聽一段資訊的同時,加上一張(合適的)圖片,三天後你還能記得65%。」

 

向高速公路的廣告看板學習

如果你想要創造視覺化的簡報,記得要訣就是「少就是多」。簡報專家 Nancy Duarte提供了一個建議是「三秒鐘原則」。如果一張投影片秀給觀眾看的時候,觀眾無法在三秒鐘之內理解投影片的內容,就表示你這張投影片太複雜了。

Nancy Duarte建議:「把你的投影片想像成是公路上的廣告看板,當人們開車經過的時候,他們只能簡單的瞄一眼,處理視覺上看到的訊息。同樣的,你的觀眾應該要將精力聚焦在你講的話上面,因此當簡報切換的時候,他們也僅要簡單的看一眼也就夠了。」

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所以你可以想想,你有在公路廣告看板上看過條列式的內容嗎?

 

如何對你的傳統簡報動「整容手術」?

事實上,條列式的簡報內容之所以興起,可以完全說是PowerPoint所帶動起來的,因為條列式的設計在PowerPoint裡頭太容易做了,以致於大家都愛用。

Chris Anderson在他的書 TED Talks寫到,「 典型的PowerPoint投影片往往都有一個標題,然後下面帶有很多的條列式內容,長長的描述句子......這是讓你的聽眾失去注意力的最有效方式。當我們看到前來TED的講者所帶的投影片裡頭有這種樣子的內容,我們會為他倒一杯飲料,與他一起坐在電腦前面,然後友好地要求他允許我們進行:刪除、刪除、刪除。」

他們是怎麼對這些傳統PowerPoint投影片進行「整容手術」的呢?根據 Anderson的說明,大概只要遵循3個原則:

  • 條例式中的每一條項目,最後都會變成單獨的一張投影片。
  • 該項目原本的文字內容,精簡成一個句子,或直接用一張照片、動畫來取代更好。
  • 刪除、刪除、刪除。

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或許你會想,這些大人物做簡報,背後是不是都有一堆的專業人才幫忙,讓他們的簡報才看起來這麼「專業」?但事實上,如果你遵循了上面的三個原則,你不需要有什麼藝術涵養,也不需要懂什麼配色或是美術原理,一樣可以做出一張好的投影片。

比方說,在Pichai對於AI的簡報中,編號第五張投影片就直接以簡單的五個字來表現這張投影片的主題:「Mobile first to A.I. first.」這張投影片並沒有用到任何的美術技巧,只是將文字至中、字不要太多,如此而已。

Pichai的簡報就是遵循了TED原則:刪除、刪除、刪除所製作的。如果TED原則適用於Google的簡報,想必也可以應用在你的簡報上。

 

你適合Google式的簡報嗎?

Google式簡報比傳統條列式簡報好,更人性化,這點沒有疑問。不過,Google式的簡報適不適合用在你身上?這答案要看你要用在哪裡。

比方說很多傳統產業,如果你的長官、前輩都還在用傳統條列式簡報的話,你要不要這麼「標新立異」的開第一槍,恐怕就勸你要考慮一下。其次,如果你要做學術論文簡報,指導教授、評審教授接不接受這樣的簡報風格,一樣你也得考慮一下。

簡報內容「好不好」,取決於聽眾的接受程度。有些人習慣的從傳統簡報中吸收重點資訊,甚至習慣直接從你的簡報檔案中摘要重點,進行其他目的的再利用,那麼,你用這種風格的簡報反而會讓他們無所適從。

就像PowerPoint當初本身的條列式這個功能,在設計上並不是不好的。在這個功能出現前,可能更多人的簡報就是剪剪貼貼,文字密度更高,投影片內容更混亂。這個條列式的出現,至少可以讓簡報內容清楚有條理,方便接收資訊。在某種程度上來說,條列式其實也是一種TED的刪除原則的實現。

不同的時代有不同的簡報代表風格,現在時代又進化了,觀眾需要的是,你必須要刪得更多。

 

資料來源:inc.

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