Excel教學技巧 / 資料比對這樣做:使用格式化條件設定,讓不同性質資料有不同色彩顯示

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Excel表格裡的資料很多時,讓某些資料以醒目的格式顯示,方便觀看,這個是「設定格式化的條件」。有基本的顯目提示,例如標示大於、小於、等於,又或是將儲存格中的數字,以橫條或色階顯示,甚至也能依條件設定,從表格中挑選出百分比等。這裡就以簡單的個人帳簿為例,透過格式化的條件,可以檢示一年中的各項支出費用裡,哪些超過預算,哪些又符合標準值。

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什麼是格式化條件?

設定格式化的條件可讓您輕鬆將特定的值醒目提示,或讓特定的儲存格更容易識別。 這會根據條件(或準則) 變更儲存格範圍的外觀。 您可以使用條件化格式,將含有符合特定條件之值的儲存格醒目提示。 或者,您也可以將整個儲存格範圍格式化,並且讓實際格式隨著每個儲存格值的不同而不同。

如何社定格式化條件?

1、選取要做為格式化的儲存格,並選擇「設定格式化的條件」→「醒目提示儲存格規格」→「大於」。

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2、跳出視窗後,先點選要做為比較條件的欄位,此例為B2,視窗裡便會出現「$B$2」。

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3、為了將此格式條件通用整個表格,將「$B$2」改為「B$2」;並設定表格資料的顯示條件,下拉選單可以選擇預設及自訂。

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4、在「設定格式化的條件」→「管理規格」項下,檢查設定條件是否無誤。

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5、於出現的視窗可以按下「編輯規則」,進行格式條件的修改。

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6、重複步驟1至步驟3,設定其他格式條件。切記每項格式條件設定時,務必要重新選取格式化的儲存格。

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7、選取設定的條件格式欄目,並按下選單功能列的「複製格式」圖示。

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8、當出現油漆刷的小圖示後,就可下拉到想要套用的行列裡,表格資料就會自動依格式化條件顯示。

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Excel 製表小訣竅:格式化條件設定,讓重點一目了然
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WL.
作者

PC home雜誌、T客邦產業編輯,主要負責蘋果、手機、筆電、桌機、平板等產業領域,以及相關硬體的教學以及評測、軟體相關教學報導。

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