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D386aa0f22f1c9b118b5253bab628f2f 提到 Evernote,大家的第一個印象應該會是筆記軟體,用來記錄工作或是私人生活,不過其實 Evernote 已經慢慢將觸角延伸到辦公室,也推出企業版,讓企業可以將 Evernote 做為公事上主要討論、工作的地方。

如果不是企業版的用戶也沒有關係,一般版就已經有許多共享的功能,甚至,只要你的同事有一個人是專業版用戶,也可以使用到專業版的共同編輯記事功能,真的十分方便。

下面就要教大家怎麼用 Evernote 建立流暢的辦公流程,讓你和同事們可以順利在 Evernote 上進行專案計畫,從制訂專案到討論專案內容,安排會議行程、追蹤各部門進度,一次全部完成。

1. 建立共同筆記本

準備專案會議一定會有許多點子,要怎麼蒐集這些點子呢?只要建立一個共同筆記本,就可以讓所有人把想法放進去,在建立新的筆記本時,設定共享,將同事的 e-mail 填入分享名單內,對方就會接到通知,直接在筆記本內即可新增記事,所有共享筆記本的人都可以看到。

▲在記事本的頁面,新增一個記事本後,按下旁邊的「設定」,輸入分享者的 e-mail,就可共用你的記事本。

2. 分享單一記事

有時候共同筆記本裡面有太多點子,但是主管說只要告訴他討論的結論就好了,這時候你就需要將所有結論打在單一個記事裡,分享給主管即可。在單一篇記事的右上方,可以看到共用的選項:你可以選擇用 e-mail 寄送,或是複製連結直接貼給你的主管,不管是哪一種方式都十分方便。Evernote 另外也提供許多不同的分享方式,可以分享到 Facebook 或是 Twitter 上讓大家看看你的想法。

▲Evernote 提供多種共享記事的方法,在單一則記事的右上角會有共用的選項,你可以複製網址,也可以用電子郵件傳送,或是分享到 Facebook。

3. 使用 WorkChat 溝通點子

如果你想要跟不在辦公室的同事溝通怎麼辦?一直在 LINE、Facebook、Skype 及 Evernote 間切換十分麻煩,不過去年 Evernote 新增了 WorkChat 功能,讓你可以直接在 Evernote 中和同事即時通訊,討論專案中的細節及進度,只要按下「WorkChat」的按鈕,輸入對方的 e-mail 就可以馬上開始即時通訊,不必在多個視窗間一直切換了。

▲側欄現在多了 WorkChat 的選項,輸入想要交談對象的 e-mail(註冊 Evernote 的),就可以開啟 WorkChat 聊天功能。

4. 透過 WorkChat 分享圖片

WorkChat 中除了文字的溝通,也可以分享圖片,舉例來說今天要討論海報的設計圖,如果只用文字會不夠清楚,對方需要真實看到圖片的配置,每個版本的海報細節也許略有不同,你可以分享自己的圖片記事,成員就可以在 WorkChat 中直接看到圖片,如此一來溝通更清楚明瞭。

▲在單一則圖片記事按下右鍵,就可以看到「在 WorkChat 中分享」,選擇對方的 e-mail 即可分享圖片給對方。

(後面還有 12 招 Evernote 共同辦公技巧

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