【Office 實用技能精選】12招 PowerPoint 超實用技巧

技巧9. 善用摘要縮放功能讓你簡報更有條理

許多人簡報時都是不斷的按下一頁,有時候想要玩一些花樣,就會設定頁面間的超連結,快速切換到特定頁面。PowerPoint 的一項新功能:縮放,從此讓你可以將雜亂的投影片分門別類,並快速找到該頁,簡報更有條理。縮放功能可細分成摘要縮放、節縮放及投影片縮放,這裡要跟大家分享的是摘要縮放,可以讓使用者自行決定要將哪幾頁投影片作為縮放的目標頁,除了可以讓重點頁面濃縮在同一頁方便點選連結之外,PowerPoint 還會自動生成節,簡報到最後一節就會自動跳回摘要,你再點選下一章就能繼續簡報。

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▲1. 點選「插入」,選擇「縮放」中的「摘要縮放」。

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▲2. 勾選主要篇章,接著點選「插入」。

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▲3. 摘要會出現在第一頁,接著按下「投影片放映」按鈕。

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▲4. 之後只要點選縮圖就能快速連結到該頁面。

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▲5. 而「投影片縮放」,一樣需要先選取特定頁面,接著「插入」。

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▲6. 不同的是投影片縮放僅會產生頁面縮圖,點選可以連至該頁。

技巧10. 有了插入線上圖片,可以直接從網路插入圖片

在製作投影片的時候,我們勢必需要加進許多圖片輔佐我們的簡報內容,這些圖片的來源可能是我們自己拍攝的,或是從網路上下載下來。過往,我們必須上網輸入關鍵字,一張圖一張圖的搜尋、下載,如今 PowerPoint 2016貼心的新增一個功能,就是「插入線上圖片」,透過微軟自家的搜尋引擎 Bing,在 PowerPoint 中就可以直接搜尋線上的圖片,這下子就不用另外開啟瀏覽器尋找了。除了可以在 Bing 上面瀏覽照片之外,你還可以從你的 OneDrive、Flickr 甚至是 Facebook 匯入照片,省下你得自行到這些網站把圖片抓下來,再丟到 PowerPoint 上的麻煩。

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▲1. 點選「插入」,接著選擇「線上圖片」。

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▲2. 在 Bing 搜尋欄搜尋你要插入的圖片,接著按放大鏡圖示。

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▲3. 你可以一次選擇多張照片,接著按「插入」。

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▲4. 如果想要替換圖片,只要在該圖片按右鍵,選擇「從線上來源」。

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▲5. 除了可以從 Bing 去搜尋,也可以插入你的 OneDrive 圖片。

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▲6. 一樣選擇你要的照片,接著按「插入」即可。

技巧11. 在簡報中插入音樂並在背景中播放

有些人喜歡簡報時加入音樂讓簡報不那麼沉悶,也可以營造特定氣氛,讓觀眾更快融入簡報中。在2016版的 PowerPoint,你不僅可以添加背景音樂,還可以簡單的剪輯、設定淡入淡出、調整適當音量等等,提升你的簡報魅力,也讓觀眾沉浸在其中。除此之外,你還可以設定讓音樂不斷循環播放,或是你希望它播放時再播放,PowerPoint 2016提供給使用者更不受限制的各種開放式設定。甚至你也可以把 PowerPoint 2016作為一款簡單的音樂剪輯工具,在剪輯完畢後,只要按一個鍵就可以把音檔重新儲存成新的檔案,PowerPoint 2016就成了你最方便的音樂編輯軟體了。

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▲1. 點選「插入」,接著點選「音訊」,並選擇「我個人電腦上的音訊」。

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▲2. 選擇你要插入的音訊並按「插入」。

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▲3. 若要讓音訊在背景播放,選擇「在背景播放」。

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▲4. 你還可以點選「剪輯音訊」編輯音訊。

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▲5. 用拖曳的方式剪輯音訊片段,完成後點選「確定」。

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▲6. 若要將剪輯完成的音檔儲存在電腦中,只要按右鍵選擇「另存媒體為」。

技巧12. 修改副檔名為 zip,解壓縮投影片中所有圖片

PowerPoint 的一個好處就是不必將所有照片連同該簡報檔一起帶著,只需要一個PowerPoint 檔案就能順利簡報,裡頭的照片也都能如常顯示。但假如說我們今天只帶了簡報檔,卻臨時需要將裡頭的幾張照片抓出來,該怎麼辦?傳統方法是在圖片上按右鍵,把該圖片另存到電腦中。但如果當下你需要簡報檔裡的數十張甚至上百張圖片,總不太可能一張張按右鍵另存新檔吧?在這邊要教大家一個小技巧,只要把 PowerPoint 的附檔名改成 zip,就能以解壓縮方式把所有照片找出來囉!之後也只需要再把 PowerPoint 附檔名改回 ppt 或 pptx,就能回復成簡報檔了。

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▲1. 在簡報檔上按滑鼠右鍵,選擇「重新命名」。

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▲2. 將附檔名改為「.zip」,然後會跳出警告,點選「是」。

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▲3. 解壓縮後,點進「PPT」這個資料夾。

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▲4. 接著點進「Media」資料夾。

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▲5. 簡報檔中的所有照片都在這。

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▲6. 最後只要再將副檔名改回「.pptx」或是「.ptt」就行了。

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艾格
作者

從事出版媒體產業10餘年,現為接案文字工作者,同時為T客邦特約編輯。eigerhong@gmail.com

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