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Eda349c647bf1ddf47e25d179a7b612a 有聽過電腦玩物現場分享 Evernote 講座的朋友,應該會發現對於還不熟悉這個雲端筆記服務的初學者,我喜歡從旅行、生活整理經驗的分享開始,例如「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊?我的20個筆記攻略 」、「不再找不到東西的整理術:我用 Evernote 收納這些生活雜物 」,這些有趣的應用,比較不枯燥,也能引起大家的學習興趣。

但是如果對我來說, Evernote 對我造成最大改變的,則是在職場的工作效率上。
以前學生時代使用 Evernote(那時候還是沒有雲端服務的上個世代 Evernote ),可能就是覺得整理資料、處理論文大綱很方便。但是進入職場後,真正覺得 Evernote 可以成為(也已經成為)我的最佳工作平台。
一年多以前,我寫過一篇「活用 Evernote ,你應該學會的 10 個特殊操作技巧教學 」獲得很多轉載傳閱,但是那一篇是屬於功能操作的教學。而今天這篇全新的活用 Evernote 文章,我想分享的是在職場上,哪些 Evernote 筆記術對我造成工作效率的最大「革命」?


  一、收集一切

我的第一條 Evernote 工作法則,就是把 Evernote 當作工作上的第二大腦,讓 Evernote 成為我的完全記憶中心(延伸閱讀:兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法 )。

在 Evernote 裡除了文字筆記外,也可以收集照片、錄音,或是插入各種格式的檔案,基本上工作過程的所有資料都可以收集到 Evernote 裡面。

這有兩層意義,第一層意義是我們在「工作行動中」一定會產生許多瑣碎的「額外資訊,就好像倒水時總會不小心噴出幾滴,例如工作往來郵件裡客戶忽然交代了一件另外的任務,在處理編輯主要工作時忽然想到了另外一個工作的想法,這些「溢出來」的訊息怎麼辦?不理他就會忘記,一旦處理又打擾了目前工作進度。
這時候我立刻全部先收集到 Evernote ,以免忘記,又能迅速回到當前工作進度中。
第二層意義是當資訊統一收集到 Evernote 後就能成為一個有效的整理平台「讓我集中處理所有工作,重要的專案、主要的任務,以及收集起來的那些瑣事,集中在 Evernote 裡,方便我隨時調整重要性次序,安排工作時間。
之前我寫過「把瑣事管理好?專案做到死也做不好 」,透過 Evernote 的收集與統整,成為一個有效的工作排程中心,我可以更輕易地集中在最重要的當前任務上。

二、用寫下幫助思考

Evernote 是一個可以在各種裝置上使用的工具,做筆記本身的功能又很方便,所以我可以在開會時利用平板快速記錄,在咖啡廳用筆電快速書寫,在辦公室用電腦重新整理,這樣的便利性讓我養成「隨時隨地都在做筆記」的習慣。
而這個習慣最大的好處就是:「用書寫來幫助我的思考」,在「通勤族時間更多,每天三小時神聖時間幫我完成更多事 」一文中我提過即使在通勤公車上,當我思考到某些工作關鍵問題時,我就會開始拿出 Evernote 做筆記,而這些靈感想法就能在回到辦公室時打開電腦版的 Evernote 進行整理與延伸。
更進一步的,「寫下」這個動作,才是最好的思考方式,不只是因為寫下所以不會忘記,而是當「把想法轉換成文字、清單」後,才能開始賦予天馬行空的靈感真正的邏輯性,也會開始了解他們的可行性,寫下是對想法實踐最好的「驗算」。
而且,善用有效果的做筆記方法,例如試著跟自己辯論,試著把想要做什麼變成如何做什麼(參考:從改變你記錄事情的方法開始,工作上的做筆記心得分享 ),可以讓書寫變成一種激發靈感與想法的技巧,你會發現愈寫,就能想到愈多
有時候朋友說我在工作上可以想得很深入,或是怎麼點子源源不絕,其實依靠的就是單純的書寫做筆記來幫助思考而已。

 

三、紙本行動、數位備份、再次數位行動

經過多年的實踐,我覺得「無紙化工作」不是說工作流程都不再使用紙張,因為明明很多時候確實紙張的傳遞更加明確與快速。對我來說,現在無紙化的意義是「紙本行動、數位備份、再次數位行動」。
有時候即時的工作文書,我們用紙張來完成,但接下來工作結束後這些紙張怎麼整理?整理到資料夾很佔空間(更多時候是懶得整理而開始凌亂),於是我就用數位備份的方式,拍照掃瞄輸入 Evernote 。
但是更重要的問題是:下一次想要使用時怎麼辦?可能要找參考資料,可能未來工作有用,而整理到實體資料夾的紙張只要年代久遠其實找起來都很不容易,反而是數位備份後,更容易搜尋,更利於「第二次、第三次行動」。
就好像 Evernote 內建的「名片相機」功能,在活動當下我們用紙張交換名片,事後我用 Evernote 將所有名片數位化整理,實體名片就直接丟棄,但是未來有任何需要使用的機會,我可以透過數位搜尋在 Evernote 快速找出名片本身,以及我和這位朋友認識的相關資料。



四、建立工作上的私人維基百科

當我工作上的一個專案裡有 100 則筆記,當我的整個 Evernote 中有上千則工作記錄,當我不斷的把各種想法靈感、參考資料丟進這個雲端筆記後,這龐大的資料就可以開始成為我私人的維基百科。
擁有私人維基百科,就好像擁有一個你自己專屬的智囊團,這裡面的知識是「和我緊密相關的」,而且不只有外面搜集進來的資訊,也有我自己在工作期間產生的所有專業經驗,後者是 Google 絕對搜尋不到的東西,只有透過「我自己長期累積」才能獲得。
而這樣一個私人的智囊團,常常可以成為自己工作上決一勝負最好的寶庫,讓我們總是能比別人更快處理更多關鍵資訊。
更進一步的,我會善用「記事連結」這個關鍵 Evernote 操作技巧,真的建立起不同筆記之間像是維基百科的連結,讓筆記真正成為工作上有用的知識庫。

五、在同一個地方找到我需要的所有資料

經由第一條筆記術建立的習慣,無論來自什麼地方的工作資料,我都統一在 Evernote 中完成整理,於是帶來的另外一個好處是,未來我需要找之前的某一則工作資料時,我不用去想應該在哪裡找,到底在郵件裡呢?還是在辦公桌的紙本資料夾裡?
對我來說,找古往今來所有工作任務的唯一地方就是 Evernote ,這讓我「總是能」找到東西,不會忘記把東西放在哪裡,也可以更快速的找到。
尤其善用「Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學:活用搜尋不只是找筆記」,更可以幫助我快速的找到需要的重要資料。


 

 

(後面還有:第六到第十條)

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