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B8d748405e8413f687462ba077f697f4 談到雲端會議,很重要的觀念就是協作溝通,由於文字常不足以釐清雙方想法,為了解決跨國、跨地的溝通成本以及小型會議需求,有許多成本低廉的工具可以運用,最基礎的像是 Hangouts、Skype⋯等,平日作為小規模會議的溝通工具不成問題。跨國的雲端會議和傳統會議之間有什麼差別?該注意的細節又有什麼?

我們請到活動通 Accupass 創辦人兼營運長謝耀輝,一起來談雲端會議的運用,他有兩岸、跨國團隊的營運經驗,相信透過他的實戰分享,可以讓我們深入了解如何解決小型團隊會議的問題。

有效率的溝通,三個關鍵很重要

謝耀輝表示,遠端會議困難點在於大家身處不同的地方或不同時區,為了節省大部分人的時間,開會前必須先確定的重要關鍵有下面三個:

  1. 會議邀請很重要,會議發起人需要先明定開會目的,確認與會人有誰。
  2. 開會時應該要有議程表,並指定主席,由主席引導會議的議程,控制發言的時間與節奏,並要確保開會的人員聚焦在會議主題,這點非常重要,因為冗長的會議會導致大家無法專注於該討論的事情,可能會衍生出與會議不相干的事件。
  3. 開會前,會議相關文件與資料都需要先提供給與會者,方便大家了解前情提要,如此才能於會議上展開討論。

會議召開前需要先以上述幾點來檢視會議流程,會議終了才能形成決議,而決議應該被有效的記錄下來、落實,並且有人追蹤後續。能夠完成以上的會議環節,才不負召集大家來開遠端會議的成本,也才能發揮溝通效益。

傳統難被取代,跨國雲端會議更重設備品質

跨過雲端會議還有「環境」與「設備」的問題要搞定,像頻寬就是會議能否順利進行的重要外部因素。謝耀輝有諸多跨國雲端會議的經驗,他讚美台灣的網路品質相當優良,由於基礎建設做得好,4G 網路穩定度高、速度非常快,跟美國、日本同樣列為網路品質優異的環境。在這樣的環境下召開雲端會議,無論使用任何一種通訊工具都有不錯的效果,僅有訊息、語音、視訊清晰度上的些微差異。

兩岸的尷尬處境也反映在雲端會議上。像是北京寬頻速度沒有那麼快,而台灣及大陸之間的網路頻寬有一定的限制,使得一般通訊軟體的延遲非常嚴重,透過免費的視訊會議軟體其實是很不足的。受限於網路速度不佳,硬體設備相對必須升級,例如透過硬體設備對視訊、音效的壓縮,因而讓雲端會議的品質提昇。以 Accupass 為例,他們採用的是專業雲端會議工具 Polycom,即使相隔兩岸三地,幾乎能感受到面對面的臨場感。

傳統面對面開會有真人鄰近相伴,現場對話所傳達的情感與溫度,甚至是劍拔弩張的緊張氣氛,都是視訊會議難以取代的。雖然少了真人的現場氣息,但單就解決問題或討論事情,遠端會議的價值與必要性已無庸置疑。透過網路的傳播讓雙方可以即時看到投影機的簡報分享,聲音也因高解析的設備清晰地將人聲凸顯出來⋯,一切都已逼真宛如面對面了。

遠端視訊的額外價值

遠端視訊除了解決不能面對面開會的問題,還帶來什麼更多的價值?以謝耀輝自己的公司舉例,他所領導的 Accupass 活動通活躍於兩岸,各團隊在不同的市場進行開發、產品設計、業務推廣與市場擴張。處於台北、深圳兩地的團隊不見得常有機會交流,除了例行的會議透過雲端進行,只要一有新的資訊或研發成果,他們也常在公司內部以遠端視訊舉辦技術開發者的分享會。

通常主講者會準備簡報和會議主題,藉由視訊於多個地點同時播放,有點像是遠距教學的模式:先進行議題與研究的說明、分享新的技術、也有 QA 的問答和互動環節。大家可以透過電腦螢幕即時看到文件素材,尤其是可以示範操作、測試實際的程式,對教育訓練來說是個絕佳的應用。

另一個雲端會議的意外好處就是讓害羞的人開口。要求內向的同仁站在台上面對眾人報告,他多半會怯場、無法充分順暢表達他的想法,但如果是對著電腦講話,由於沒有睽睽眾目,多半可以暢所欲言,一些 RD 工程師因此更願意分享知識與技術,也是一種雲端會議的優點。

雲端會議優點整理

 

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