相關文章

A6507c195cb0ac3cda31fbc416a23efc 現代人事情很多,不管是公事還是私事,每天總有做不完的事,所以才會覺得這些做不完的事有必要管一管。因此,衍生出了「專案管理」以及「時間管理」兩個概念。如何聰明的管理這些事情?

我們請到了識博管理顧問資深合夥人,同時也是「專案管理與生活思維」部落格作者之一的 Bryan(姚詩豪),為我們提供一些基本的觀念。

用最簡單的方式管好複雜的工作

Bryan 表示,專案管理與時間管理兩者是分不開的,要管理的事情比較少就是時間管理,管理的事情較多就變成專案管理。目前有很多相關流派跟理論,很多初學者犯的錯誤就是,聽到一個新的工具就想馬上嘗試,見一個就想學一個。

他個人對於專案管理是採用「極簡主義」。他認為工具不要太複雜,越簡單越好。工具太複雜,反而會讓使用者最後淪為「玩工具」,而失去了「管理」的本意。

是否有必要針對公司、個人的事項,各自分開來管理呢?Bryan 認為,雖然很多人都說事情要「公私分明」,如果是在傳統大公司工作,或許還可以做到這一點。但是他認為現在的趨勢應該是「公私不分」。尤其現在一些新創產業越來越多,很多工作者變成獨立作戰,甚至自己本身就是老闆、或是出來接案,那麼這種情況你很難把公事跟私事分開,刻意分成兩套行事曆或是兩套待辦事項,那根本沒有意義,因為不管角色怎麼切換,最後還是你獨自去進行這些事情。

對於專案管理這件事,使用者要記住的其實只有 3 個核心工具:待辦清單、行事曆、記事本。只要分清楚這三者的用途以及目的,就可以成功解決無論是專案管理或是時間管理,90% 以上的需求。

至於用哪一個軟體來實現?Bryan 表示,任何一套都行!只要取得容易,可以馬上上手,就是好工具。

待辦清單與行事曆的異同

待辦清單,就是一般人說的 to do list,主要功能就是將你的任務全部攤開來,讓你可以掌握還有多少事情要做。至於行事曆,則是把你一天的日程攤開來,知道什麼時候要做什麼事。

兩者看起來很像,但其間有微妙的差異。因此一般人往往不理解為什麼需要兩種工具?甚至會想,那是不是只要取其中一種來使用就好了,以免造成混淆?

Bryan 進一步說明,兩者都很重要,而且不可或缺。待辦清單沒有時間性,主要是依照任務的重要性來管理你的工作。這在專案領域有一個專有名詞叫做「範疇管理」,讓你可以明確知道專案中哪些工作是必要的、哪些是不必要的,或是有沒有什麼工作被遺漏了。

至於行事曆則是有時間軸的加入,讓你很清楚什麼時候要做什麼事,甚至有一些事情是有週期性的,每週的同一天會固定要做什麼事,這些都是行事曆比較適合處理。

兩者的確容易混淆,該怎麼判斷什麼事情要放在行事曆,什麼事情放在待辦清單呢?Bryan 的訣竅是,與時間相關的任務都放在行事曆,比方說幾點鐘有約會、幾點鐘以前要處理完某個工作,這些都在行事曆。而沒有時間性的就在待辦清單。

至於用什麼軟體來執行呢?Bryan 表示他自己是用 Google 工作表來管理,因為Google 工作表會結合 Google 日曆。

記事本的功能

專案管理的第三個核心工具則是記事本,Bryan 表示記事本是用來記錄兩方面的事情,第一是從腦子裡頭輸出的想法,第二則是從外界進來的情報。

這兩個輸出以及輸入的記事,Bryan 採用兩種不同的工具來記錄。他表示,像是他每天都有很多從腦子裡頭跑出來的想法,有公司的、有個人的,記錄這些想法 Bryan 還是比較習慣用傳統紙張的記事本,因為紙張保有最高的自由度,可以在上面畫圖、筆記、分析事情,以最忠實的方式把自己當下所想的事情記錄下來。

至於外界匯進來的情報,由於很多都是來自於網頁,他主要使用 Evernote。因為它支援瀏覽器的外掛,很多網頁內容都能直接抓下來。而網頁以外的世界,Evernote 也支援手機,擁有照相、錄音功能,身邊所有的大小事情也都能保留在記事本裡頭。

專案管理的三個核心工具

 

本文同步刊載於PC home雜誌
 
 
歡迎加入PC home雜誌粉絲團

使用 Facebook 留言

發表回應

謹慎發言,尊重彼此。按此展開留言規則