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C11850208bf491e9b48ca0bb9e3dc6f5 不管是在學生時代的作業報告,或是出社會面臨會議與提案,都免不了上台的機會。不過,你也必須瞭解身為一個簡報者所應具備的能力,因為簡報內容再豐富,若沒有簡報者適當的傳達,聽眾就無法吸收與信服,而使成效大打折扣,我們這次訪問到王永福老師,就是要來談簡報者該如何培養自身的能力。

王永福 Jeff

柏克企管 副總經理
國立雲科大 資管博士班 / EMBA
福哥的部落格(www.afu.tw

個人簡介
專業簡報技巧、內部講師培訓的頂尖培訓教練,已協助國內超過200家上市公司,規劃專業簡報及講師培訓課程,均獲得極高滿意評價。多家上市企業主管及學員均形容這是他們歷年來上過最好的課程。

相關授課經歷
微軟、台積電、鴻海、趨勢科技、西門子、中信金、富邦金、Google、GUCCI、NIKE⋯等,囊括科技業、國際集團、金融業、傳產業、醫療相關等不同領域。

著作
《上台的技術》,商周出版,2014年。

 

1. 組織能力:第一步,先把電腦關了再說

大多數人在準備簡報的時候,第一步通常是打開 PowerPoint ,或者是找來以前舊的簡報檔重新編輯,但這樣的作法並不正確,王永福說,其實這時你應該把電腦關掉,找個空白的牆面開始貼便利貼,我們最先要做的,是收集 ideas 進行發想,在便利貼上自由寫下任何與主題有關的想法及概念,再進行分類與排序,因應不同主題,次序安排也會不同,這時可以先試著講講看,確認流程順不順,最後再把全部的內容整理成三到五個重點,之所以不先從投影片開始製作的原因,是怕你會被投影片的版型、版面設計反客為主,擾亂你原本想要傳達的簡報內容。除了便利貼,像是心智圖也是適合用來發想的工具,不過重點在於,先掌握到架構大綱與流程的順暢性之後,再著手製作投影片。

2. 設計能力:容易理解比技巧更重要

決定好方向,接著就進入簡報設計的階段了,目前簡報有幾種流派,比如說高橋流、賈伯斯流等等,不過王永福認為,做簡報投影片的目的不在於賣弄技巧,而是讓聽眾容易理解,純粹偏向某一派別來製作簡報並非良策,而是要依你的簡報內容與目標而定。在此前提下,即便你在投影片中混用不同流派的技巧來製作也沒問題。那什麼是好的投影片呢?「讓觀眾花在理解吸收的時間越少越好,不需被流派所限制」,王永福如是說。

還有些人甚至主張根本不需投影片,但現實的狀況是,聽眾通常會預期你有準備投影片,正式的商業場合還會要求紙本資料,聽眾會依此來判斷你是否有所準備,除非你的口才真的好到可以讓台下聽眾都忘了這回事,不然投影片是可以有效輔助你的簡報內容的。如果需要準備紙本資料,千萬記得別直接把投影片印出來,這樣做只會讓聽眾頭也不必抬了,更加忽視你的存在,比較好的作法是只印參考資料,或是會後再發。


構思內容
在簡報製作的初期階段,隨手可得的便利貼可以幫助蒐集並分類想法。

事前準備
就連身經百戰的歐巴馬總統,面對講台,也並非擁有全然的把握,事實上,因為一字一句都事關重大,反而更需做足準備。

 

3. 口才能力:用練習克服怯場問題

口才對簡報的表現是會有幫助,但是王永福也看過很多例子,有些人自恃口才很好所以就毫無準備,最後簡報講得丟三落四,而有些口才較差的人,卻經過正確練習而能有超乎平常的表現。如何練習呢?就是一次又一次的排演,排演時最好大聲唸出來,找個朋友當聽眾並計時,有時甚至練個幾天也不為過,「越是大牌,越要彩排」,就連王永福這種等級的講師,仍然需要反覆的練習才能發揮最佳表現。

另外在練習的時候也要配合投影片作切換,要讓簡報流暢,當然就是要記住每一張投影片的順序,達成不用回頭看投影片也能進行簡報的境界,王永福喜歡把投影片比擬成劇本,而簡報者就是演員,正式上場時,怎麼可能會有看著劇本念稿的演員呢?注意!好的演員並不是背稿,而是要消化,用自己的話把簡報說出來。

至於怯場每人都一定都會有,無法避免,這與口才和經驗無關,「連歐巴馬都會怯場啊!歐巴馬耶!」,緊張的情緒同樣可以透過充分的練習來緩解,甚至可以事前去看一下現場,讓自己先融入那個環境中,找到一個可以放鬆自己的儀式,都會有所幫助。


觀摩學習
觀摩其他優秀演講影片,也能從中學習簡報的表達能力,像是TED也有行動版,影片時間短,可利用通勤等零碎時間學習。

4. 吸引能力:讓聽眾迅速進入狀況

聽眾的注意力在簡報開始時最為集中,開場如果沒有吸引力,那想要再拉回來就難了,關於簡報的開場模式,王永福認為可以簡化成兩大類,第一種是「建立信任」,如果你是這個領域的權威,那麼大家就會比較信任你所說的內容,如果你不是,那也可以透過引述研究數據的方式,來建立你的專業印象。

第二種是「建立關係」,重點是快速建立連結,比方說開場你可以先說一個故事,引導聽眾透過故事連結到你的簡報主題,或者是透過舉手問答等方式,讓聽眾可以立即與你產生互動連結,這樣一來,就能迅速破冰,消弭聽眾因為對你陌生而產生的距離感。

5. 場控能力:掌握節奏,處理QA

在進行簡報的過程中,一定會遇到聽眾提問的狀況,有點像是考驗臨場的反應,比較難進行事前練習,不過王永福說,如果對方一發問,你馬上就回答,這絕對是錯誤的,因為他會打亂你原來的簡報節奏,其次是回答完一個問題,可能會引發下一個問題。但這不是叫你去閃避問題,而是先緩衝一下,重新掌握簡報節奏Hold住全場,如何緩衝呢?首先可以先表達一下感謝提問的意思,然後可以趁此時收集一下問題,並等到最後再一併解答。

就算有一些不得不馬上回答的問題,也記得要在回答完後,迅速回歸到你的簡報主題,不要就這樣開始扯遠離題了,甚至因此超時,連自己的原本準備的內容都無法說明完,這就不能算是一個成功的簡報。 

 
簡報形式
因應不同場合與需求,簡報的形式可以適時變更,像是Apple就很重視實機Demo,不侷限於投影片的演示。

開場吸引力
與台下聽眾建立互動,是快速引導他們進入主題的方式。(Photo by JamesDuncanDavidson@Flickr

 

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