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C31f5edd0c7ce04923ad5fe642528516 說到簡報製作,要是Microsoft PowerPoint排第二,大概沒人敢排第一,但是用了這麼久,往往都還是使用最基本的那幾個編輯功能,好像有點辜負了這套專業簡報軟體,其實它還隱藏許多好用功能,等著我們解開封印,此處以2013版為範例。

第 1 招 運用SmartArt將文字轉成容易理解的圖像

在投影片上單純運用大量文字來展示你的簡報內容,不管是哪一個流派的簡報術都不會認同這樣的作法,因為過多的文字會增加觀眾的閱讀與理解時間,因此我們許要適時的縮減單張投影片的畫面訊息量,並且透過圖解的方式幫助快速消化資訊,比方說流程圖、關係圖或清單等等,或利用顏色或箭頭符號等等,最好不要單純用文字條列方式來呈現。
畫示意圖很難嗎?在PowerPoint中內建了SmartArt工具,幫助簡報者將文字快速轉化為圖形,而且提供了非常多的範本圖例可以自由套用,SmartArt的另一個優點是,即使已轉化為圖像表示,仍然可以進行文字內容與樣式的變更,隨著游標拖拉放大縮小,裡面的文字大小也會隨之改變,不必一一個別修改,透過SmartArt所呈現出的簡報內容不但更容易理解,而且也比原來單調的文字更加美觀。

 
1. 將文字鍵入投影片後,按滑鼠右鍵點選「轉換成Smart Art」,並選取適合呈現文字內容的圖形。


2. 以流程圖呈現,容易瞭解事件的先後順序,左邊文字窗格可以修改圖形內的文字,也可透過拖拉縮放圖形大小。

 

第 2 招 打包簡報字型,在其他電腦也能正常顯示

有些人在設計簡報時會使用一些特殊字型,但是如果用另一台電腦開啟檔案,不見得能夠正確顯示這些特殊字型,此時系統就會自動以預設的字型代替,也讓你花了許多心血去設計的簡報無法達到預期的效果,轉成PDF檔當然也是種辦法,但拿到檔案的人如果想要再次編輯,就會變得非常麻煩,PowerPoint裡面有個功能,可以將我們設定好的字型內嵌到檔案中,如此一來,不論檔案在哪開啟,都不用擔心字型缺漏的問題。

 
進入PowerPoint選項,在儲存功能頁勾選「在檔案內嵌字型」,可選擇是要嵌入全部字元或是僅嵌入檔案內使用的字元,這關係到檔案的大小。

 

第 3 招 設定文字階層,讓主從關係一目瞭然

在透過SmartArt轉化文字的時候,有時會發生一個狀況,那就是PowerPoint無法辨認你的這些條列文字,彼此之間是否擁有從屬的關係,如果你是依第1招的教學,將文字轉換成流程圖的話,由於只是先後順序的區別,比較不會有這種問題。
但假如你是要把它轉換成清單或是階層圖的時候,這時所有的文字就會變成並列在同一個層級上,雖然好像變美觀了,但對於你的簡報說明可能毫無幫助,所以這時我們就必須再利用手動的方式,把各列文字所屬的階層給區分出來,運用層級劃分的概念讓投影片的畫面結構更加清楚。

 
1. 透過SmartArt將文字圖像化後,在左方的文字編輯窗格,選取要降階的文字按右鍵選擇「降階」。


2. 修改完成之後的樣子,是不是比前一張更容易理解呢?當然顏色與樣式都可以再修改。

 

第 4 招 善用投影片母片,一次修改相同版面配置的投影片

投影片母片的製作,是PowerPoint一個很重要的進階技巧,投影片母片是投影片階層中的最上層投影片,它儲存了簡報之佈景主題與投影片配置等所有相關資訊,包括背景、色彩、字型、效果、版面配置區大小和定位。修改及使用投影片母片的主要優點,就是可對簡報中每一張投影片進行通用樣式的變更,這也包括後來新增至簡報中的投影片,只需在母片中做修改,整份簡報就會自動套用變更,例如有些公司簡報,會在每一頁投影片上擺上公司LOGO,將圖檔貼到母片中的話,就不必在多張投影片上重複剪下貼上,如果需要調整位置大小,也不必一張一張地修改,可以節省很多時間,尤其是在包含大量投影片的長篇簡報中,投影片母片特別好用。


1. 開啟一份新投影片,在「檢視」的分頁中,找到「投影片母片」的功能並點選。


2. 從左方窗格可看到,一份投影片母片中,會有多種版面的配置,可以自行設計面,也可套用既有的佈景主題。


3. 編輯完你所需要的版面配置後,這時可加入專屬LOGO圖檔,完成後按「關閉母片檢視」。


4. 回到投影片的編輯畫面,此時新增的投影片,都會呈現剛剛所設定的樣式,如需變更,直接在母片中修改,便會套用至所有投影片。

 

 

下一頁教您剩下五招。

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