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Docs00 覺得微軟推出Office Web Apps免費雲端服務很佛心,但是嫌連到Hotmail網頁有點麻煩?那你可以試試看微軟與Facebook合作的Docs,它提供的免費Office軟體功能和Office Web Apps接近,重點是能直接在Facebook網頁中使用,真是超方便。

Docs剛推出的時候我們有稍微簡介過Facebook與微軟共推Docs線上文件編輯器,最近隨著免費的Office Web Apps(以下簡稱OWA)雲端服務出現後,讓筆者想起這個由微軟旗下Fuse Labs實驗室所推出的雲端服務,只是兩者推出後引起的討論程度差滿多的。

其實它們所提供的功能、服務性質都非常相近,Docs同樣是提供閹割過的免費Word、Excel、PowerPoint(OWA多了OneNote)。只是Docs現階段最大的麻煩是還處於Beta版邀請制階段,必須先透過申請、待帳號通過後才能使用,並不像OWA是正式版,只要透過Windows Live帳號登入直接就能用。其實Docs申請快約一小時、慢則一天就會收到核准通知了。

Docs有個最大的優勢,就是你不一定沒事就會連上Hotmail網頁,但你一定沒事就會連上Facebook(很有可能是你開瀏覽器之後的第一個動作),也就能順道使用Docs享受雲端Office服務。檔案分享上也更加方便,在Office Web App中檔案是存放在SkyDrive,共享則是透過Hotmail、Messenger名單設定、發送共享名單;Docs則是結合Facebook朋友名單分享的優勢,只要是Facebook朋友名單的人都可以看到對方所分享的Docs文件(前提是要申請Docs成功才能觀看內容),也能設定每個文件的共享程度,確保文件的隱私權。

讓Docs與Facebook完美結合

要進入Docs有三種方式,第一種是鍵入網址http://docs.com,並使用聯外通登入Facebook帳號;另一種是在直接在Facebook頁面上搜尋Docs前往應用程式、或是從左側應用程式集中使用Docs服務;如果你確定將會是Docs的愛用者,更可直接將Docs.com加到Facebook個人檔案分頁上,這樣也是最快的方式。記得首次使用Docs前要先進行「Sign Up」的申請動作,通過認證之後才能正式使用Docs服務。

▲鍵入專屬網址http://docs.com,帳號是採用Facebook聯外通(右上角),無須另外註冊。

▲也可從Facebook直接搜尋進入Docs應用程式。

▲在Facebook中的Docs介面長得跟http://docs.com介面相同(Home),建議直接從Facebook連結比較快。

▲還能在Home分頁中選擇將Docs加入到Facebook個人檔案的分頁。

▲將Docs新增到Facebook個人檔案分頁上,等同My Docs分頁,可快速開啟或新增Office文件。

▲My Docs分頁是列出自己擁有的文件,可選擇縮圖顯示、或是以列表顯示。

▲這是以列表顯示,可直接觀看編輯者和檢視者的分享設定。

▲Friends' Docs則是列出有使用Docs的Facebook朋友所分享的文件,簡單且一目了然。

閹割版Office三劍客:Word、Excel、PowerPoint

免費與付費軟體當然得有所區別,Docs的功能可說相當陽春,僅維持最常用的基本功能。介面採用與Office 2007、2010相同的Ribbon介面,而且有用過OWA的話就會發現兩者的介面、功能幾乎相同,較大的差異是Docs只有英文版,另外在Excel、PointPoint中沒有Office熟悉的檔案功能列,原本在檔案功能列中的儲存、分享等選項被散佈於其他地方。另外Docs與OWA相比也少了一項OneNote軟體,不過對於沒在使用的人影響不大。

開啟文件時會切換到檢視模式,欲編輯、刪除、下載再依序點選連結進行動作。如果在Docs上必須用到進階功能,可以按下開啟Office軟體的按鈕,將文件拉回電腦中單機版Office軟體處理,前提當然是電腦要有Office軟體。另外在上傳文件方面,可以認得Word的DOC、Excel的XLS、PowerPoint的PPT格式,包含OpenXML格式,不過Excel只認得「.xlsx」副檔名格式。

▲Add a Docs選項可以上傳檔案、以及建立新的Word、Excel、PowerPoint文件。

▲在Facebook個人檔案的Docs分頁中也能上傳和建立新文件。

▲可上傳的檔案類型為DOC、XLS、PPT格式,並且可針對檢視者和編輯者進行權限設定。

▲點選Docs文件後會以檢視模式瀏覽,點選左上角「Edit Document」、「Delete」、「Download」連結進行編輯、刪除和下載動作。還能選擇直接透過本機端的Office軟體開啟檔案。

▲Word的Home常用分頁中的剪貼簿、字型、段落、樣式與Office Word大致相同。

▲另外有Insert插入和View檢視分頁,功能大幅縮水。

▲Excel的Home常用分頁的功能也與Office Excel接近,常用的函數功能也能正常使用。

▲其他功能同樣大幅縮水,Insert插入分頁僅有建立表格和網址連結,沒有圖例、圖表、走勢圖等功能。

▲PowerPoint的Home常用分頁僅有基本輸入,少了繪圖功能。

▲新增投影片的版型選擇接近Office PowerPoint的選項。

▲Insert插入分頁僅保留SmartArt圖形動態顯示、以及插入圖片和連結功能。

文件內容、檔案分享設定

文件的標題命名、共享設定、連結網址都集中在右側欄位,這點比起OWA甚至Google Docs都還來的方便。共享又分為檢視者和編輯者兩個選項,可分別設定文件的權限,指定對象、朋友群組、任何人。

另外Facebook最知名的塗鴉牆功能,也被Docs學起來了,每一份文件都有自己的塗鴉牆,只要是連進該文件的使用者,都能在塗鴉牆留下訊息,這點也是目前其他雲端文書軟體所沒有的特殊功能。

▲右側可設定文件名稱、分享設定、連結網址和塗鴉牆留言。

▲共享有檢視和編輯兩個選項,調整權限能選擇自己、設定個人名單、Facebook全部朋友、以及任何人。

▲Wall等同於Facebook塗鴉牆,進入這份文件就可看到大家在該文件塗鴉牆所留的訊息。

結論:方便、有趣、還有許多進步空間

Docs畢竟還是實驗室計畫,也還在Beta測試階段,偶爾會發生上傳檔案網頁無法開啟、或是插入圖片失敗、儲存時間較長等小毛病,論穩定性似乎沒有OWA來的好;但是徹底結合Facebook讓Docs在使用及分享的方便性要比OWA來的高,尤其是共享文件以及塗鴉牆功能,可說是把社交網站的特性應用得很好。當然現階段無論是OWA或Docs要打敗Google Docs這個怪物都還言之過早,倒是可以期待Docs在未來成熟後的表現。

延伸閱讀:

帶你玩一遍微軟線上Office

Facebook與微軟共推Docs線上文件編輯器

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