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B2f10c8c063801d728f923c3c503098e 許多人的 Word 檔案都要給同事或是伙伴過目並修改,例如條列式的公文或是契約,但這個時候往往會發現,其他人會把你原本的內容改的一塌糊塗,就連某些應該不能修改的地方,也被改的面目全非,造成你更多的困擾。怎麼辦?只要使用 Word 文件保護功能,就能把不能修改的部份鎖起來。

如果你常被這種問題困擾,那麼Word的文件保護功能就是你的救星。你可以利用它來管控文件的「被編輯權」,將文件中不能修改、不能更動的特定段落文字全部都加上一層保護罩,別人沒你的密碼就不能修改。至於如果有真要修改的必要,你可以在文件中開啟一個可編輯的區域,讓其他的人可以在這邊進行修正。如果再搭配追蹤修訂的功能,可以更清楚地管理文件的正確性。

指定能填寫的區域:透過文件保護的功能,僅有文件中淺黃色標示的部份可以填寫,其他區域的文字內容無法更改。

Step 1

  1. 開啟一份你要保護的文件,點選「校閱」頁籤。
  2. 點選「保護文件」,在下方選擇「限制格式設定及編輯」。

Step 2

  1. 在「編輯限制」中勾選「不允許修改(唯讀)」,設定文件不能被人修改。
  2. 在文件編輯區中,按住「CTRL」按鍵不放,用滑鼠選取打算要設定可以被編輯的區域。

Step 3

  1. 設定好可以編輯的範圍後,在右邊的「例外」下方,勾選「每個人」。
  2. 按下「開始強制保護」按鈕。
  3. 在保護方式中設定一組密碼。

Step 4

現在其他人開啟你的文件時,就會像是這樣顯示。可以編輯的區域,會以淡黃色顯示出來。其他區域都不能編輯。

Step 5

  1. 如果你自己要重新修改這份文件,則按下右下角的「停止保護」。
  2. 輸入正確的密碼解除保護功能。

Step6

  1. 如果你是使用公司網路,可以點選「更多使用者」,設定不同的可編輯區域。
  2. 在「新增使用者」視窗中輸入區域網路內其他使用者的名稱。

Step 7

新增的使用者會出現在「個人」的列表中,勾選你要設定的使用者,就會在上方「例外」清單中,形成一個新的群組。

Step 8

我們再選取不同的可編輯範圍,然後在右邊的例外清單中,勾選剛剛我們新增的群組,在這個群組內的特定使用者,就可以有不同的編輯範圍了。

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