Word教學:實用技巧 25招,提高工作效率、讓版面更專業

Word教學:實用技巧 25招,提高工作效率、讓版面更專業

Word 應該是 Windows 上最多人使用的文書處理軟體了,不過「經常用」不代表「會用」,其實 Word 有很多聰明的技巧,可讓你事半功倍,但是大多數人卻習慣土法煉鋼,用手動的方式去進行排版以及輸入內容。在此,我們整理了操作效率與版面調整相關的25個技巧,讓你 Word 處理效能加倍。

相關閱讀:Word 目錄製作:設定段落階層、插入目錄、自動更新目錄

快速目錄:

第1招 變更預設儲存格式、預設資料夾

有許多人的電腦僅能看舊版的.doc文件檔,無法開啟新版的.docx格式的檔案。因此如果使用Word2007以上版本,每次我們存檔時,為了相容性的問題,都要手動另外選擇一次存檔格式。其實並不用這麼累,我們可以直接將預設的儲存格式設為doc檔,以後就不用每次存檔都要多一個更改格式的步驟了。

步驟1.下拉左上角的主選單,點選「Word選項」這個按鈕。

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步驟2.在跳出的視窗中,選擇「儲存」的項目。在右邊將以此格式儲存檔案選擇下方的「Word 97-2003文件」。

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步驟3.在下方還可以更改預設檔案位置,按下右邊的「瀏覽」按鈕。

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步驟4.指定你要更改的檔案位置,選定之後按下「確定」,之後每次按下開啟檔案,預設就會從這個資料夾開啟了。

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第2招 字體帶著走,列印不求人

當我們在自己的電腦上設計了一份文宣,用了一些特殊的字型,但其他電腦沒有安裝這個字型該怎麼辦呢?我們一樣可以在「儲存」的設定裡頭,只要勾選「在檔案內嵌字型」,就可以把字型打包在文件檔裡頭,把字型也一起帶著走了。

步驟1.如果我們的文件中用到一些比較特別的字型,可以考慮把字型內嵌在文件中,讓別人也能看到一致的效果

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步驟2.同樣在「Word選項」中的「儲存」項目,在最下方勾選「在檔案內嵌字型」。如果你不想浪費太多空間的話,可以一併勾選「只嵌入文件中使用的字元」。

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▲ 嵌入的字體只限於True Type字體,而且其它電腦如果修改這份文件,字體的效果將會遺失。

第3招 更改「最近的文件」顯示數量

Word選單中有個「最近的文件」顯示清單,可以看到過去你開啟過的文件歷史清單。這對於你要開啟經常使用的文件來說很方便,但是有些人整天編輯不同的Word文件,可能會嫌顯示數量太少,有些人一天只編兩三個文件, 又嫌數量太多反而不好找。你可以在Word選項的「進階」項目中,修改「最近的文件」顯示數量。

步驟1.點選左上角的Office圖示,選擇「Word選項」。

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步驟2.在左邊選擇「進階」選項。

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步驟3.將選單往下拉,可以在「顯示」的項目中,看到「顯示在最近的文件之文件數」,可以在這邊修改數量。

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步驟4.修改完畢後回到主介面下,就可以看到顯示的文件數量已經修改完畢了。

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第4招 為文件每一行自動編號

如果你的文件內容需要與其他人討論,甚至是每一行的內容都要逐字校對,那麼光是用嘴巴說第幾頁第幾行其實很難溝通,這時為文件中的每一行文字自動加上編號,將會讓你們的溝通更輕鬆。

步驟1.點選「版面配置」,在「行號」的選單中,選擇「每頁重新編號」。

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步驟2.如果你希望是整個文件的行號都是連續不分頁的,則可以在「行號」下方勾選「連續」來改變行數。

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第5招 檢查特定文字樣式

在Word 中的「樣式」,是包含了文件段落間距,以及字體、字級的定義的一組集合。你可能在文件中的不同段落,設定了不同的樣式。但是之後你卻搞不清楚自己到底是怎麼設定的。這時,你可以用「樣式檢查器」來幫你檢查。

步驟1.選擇你要檢查的文字段落,在「常用」選單下的「樣式」這一欄的右下角箭頭按一下,可以看到一個樣式視窗跳出來。

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步驟2.在樣式視窗下方有三個圖示按鈕,點選中間的就是「樣式檢查」的功能。

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步驟3.叫出這個功能後,你可以看到所選文字的段落格式設定,以及文字階層格式設定內容。

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Step 4

如果你選擇其它的文字段落,在樣式檢查器中也會對應顯示不同的結果。

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第6招 設定樣式,檢索更快速

設定樣式的好處很多,比方說你有一份文件內容很多很長,當你滑動滑桿要找特定段落的時候,往往會很不容易尋找。但是如果文件中你有設定段落樣式,則在拉動滑桿的時候,可以浮現每一個段落的標題,方便你快速檢閱。

步驟1.選取文件的段落,然後套用右邊的指定樣式。

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步驟2.只要選定了段落的樣式,當你用滑鼠左鍵按住滑桿往下滑動,就會浮現這一頁的段落資訊。

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第7招 不連續段落複製的順序問題

當我們要一次複製文件中多段不連續的段落文字,只要在選取不同段落文字的時候,按下「Ctrl」按鍵不放,就可以複製。但是當你將選取段落貼上時,會發現貼上文字的順序是你選取的順序。如果你要依照文件中排列的順序貼上,則要用滑鼠右鍵按下複製才行。

步驟1.只要你按下「Ctrl」按鍵不放,就可以用滑鼠選取多個不同段落,然後按下「Ctrl」+「C」複製選取的段落。

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步驟2.當你貼上的時候,會發現貼上的文字順序是你選取的順序,而非這些段落在文件中出現的順序。

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步驟3.不過,你可以用按下滑鼠右鍵的方式,來複製這些不連續段落的文字。

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步驟4.這時再貼上文字,文字段落的順序就會是在文件中的排列順序了。

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第8招 兩個段落的樣式差異,直接告訴你

如果你發現有兩個段落你想要設定為一樣的樣式,但是卻搞不清楚兩者之間的設定到底是哪裡不一樣,這時不需要自己一個一個來比對,其實在Word裡頭本來就有不同段落間的樣式比較功能,差異點直接列出,有什麼不同一目了然。

步驟1.選擇你要檢查的第一個段落文字,然後按下「Shift」+「F1」按鍵,在右邊會有顯示格式的視窗。

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步驟2.勾選下方的「和另一個選取範圍比較」,然後在內文中選擇另外一段文字段落,你就會看到下方會有一個「格式設定差異」的欄位,顯示兩個段落設定的不同點。

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第9招 讓圖片與圖說不分離

如果我們在編寫公司的文件,或是學生在編輯論文的時候,通常都有圖片與圖說不能分離的規定。但是在Word中常常會發現圖片與圖說因為分頁的關係,會被切割放置在上下兩頁。這時,我們可以透過「分行與分頁」的設定,強制圖片與圖說不分離。

步驟1.現在這份文件的圖表以及下方的圖說被切為上下兩頁。你可以在「常用」工具列中的「段落」,點選右下角的箭頭叫出設定視窗來。

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步驟2.在「分行與分頁設定」的頁籤中,勾選「與下段同頁」。

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步驟3.現在回到Word的畫面,就可以看到剛剛原本在上一頁的圖片,現在自動跳到下一頁來,與圖說文字在同一頁面呈現。

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步驟4.按下滑鼠右鍵,選擇插入標號,可以讓你為圖表進行編號。記得要選擇「在選取項目之下」,圖表編號就會顯示在下方。

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第10招 讓新的章節自動從奇數頁開始

如果我們要編寫小冊子或是說明書,我們可能會習慣希望讓每一個新的章節,都從左頁(奇數頁)開始。以前我們可能要人工手動自己加一頁或是減一頁,讓每一個章節剛好都能從左頁開始,但其實你不用這麼麻煩。

步驟1.首先在我們要指定的段落前面,透過「分行與分頁」的設定,勾選「段落前分頁」讓它成為新的一頁的開始。

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步驟2.接下來到「版片配置」中的「分隔設定」,勾選「自下個奇數頁起」,就可以讓這一頁保持在奇數頁排列。

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第11招 跨文字方塊呈現內文

有的時候我們想要在文件的版面上有些變化,會設計一個文字方塊在文件下方,並且希望文字方塊內的文章與本文的文章是分開的,讓下方的文章自成一個區塊。可是,如果文字方塊內的文章希望能夠連續跨頁接著走下去,這時我們就需要將文字方塊設定連結,讓上一個文字方塊與下一個能夠連接下去,文章才會跨文字方塊走下去。

步驟1.假設這個跨頁的文件中,我們希望下方的兩個文字方塊內文能夠接著走。

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步驟2.在第一個文字方塊點選滑鼠右鍵,選擇「建立文字方塊連結」。

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步驟3.接下來滑鼠游標會變成水桶的形狀,切換到下一頁的文字框,注意要連結的這個文字框裡頭必須是空白的,然後把水桶圖案的游標移到文字框上按下滑鼠左鍵。

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步驟4.這時按下滑鼠左鍵,就可以看到接下來的文字就會出現在第二個文字方塊上,已經成功的連結上來了。

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第12招 快速設定文件行距

只要選擇你要設定行距的文字段落, 按下「Ctrl」+「1」就可以設定為單倍行距,而按下「Ctrl」+「2」則是雙倍行距。不過,如果按下「Ctrl」+「5」則是設定為1.5倍行距。

步驟1.選取所要的段落,按下「Ctrl」+「1」可以設定為單倍行距。

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步驟2.選取所要的段落,按下「Ctrl」+「2」則為雙倍行距。

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第13招 圖片太多?檔案減肥有方法

有些文件我們會在裡面插入大量的圖片、圖表,而圖片的累積量一大,整個檔案都變得相當大,一下子就超過10MB, 別說透過郵件與別人分享都寄不出去,就連在自己的電腦打開這個文件檔都變得很慢。

其實在Word裡頭可以對圖片進行壓縮,你可以試著將所有的圖片都壓縮到最小,再把檔案重存看看,用這種方式將檔案減肥,就可以讓你的檔案開啟的效率變快,而且也可以更便利地與別人分享檔案。

步驟1.在文件中任選一張圖片,按下滑鼠右鍵,點選「設定圖片格式。

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步驟2.在「圖片」的頁籤中,按下下方的「壓縮」按鈕。

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步驟3.將解析度變更為「Web/畫面」,如果你只要壓縮所選的這張圖片,就勾選套用至「選取的圖片」,如果你要一次壓縮所有的圖片,就勾選「文件中的所有圖片」。

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步驟4.在跳出來的警告視窗按下「套用」,之後記得將壓縮過的檔案儲存下來,就可以把整個文件瘦身。

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第14招 一次把文件中所有圖檔都存成檔案

有的時候, 我們會需要把Word文件中的所有圖檔檔案通通都取出來,一個一個儲存成圖片檔案。只要將目前的這個Word檔案,另存成網頁的格式,這時Word就會自動把文件中所有的圖片轉出到一個資料夾存好了。

步驟1.選擇另存新檔,並且將存檔的格式設定為網頁的HTML格式。

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步驟2.只要你的文件中包含有圖片,你可以在原來的文件資料夾下,發現多出一個「檔名.files」的資料夾,點選進入這個資料夾,就可以看到文件所有的圖片檔案。

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第15招 將數據轉為圖檔貼到文件中

某些公司的資料或是簡報,會需要引用一些Excel報表中的數據,而你必須在Word裡頭引用某些數據,這時你可以用「文轉圖」的技巧,把一些報表中的數據轉為圖檔,提高人家直接把數據複製貼上的難度。
這種文轉圖的方式,又有分為直接貼上,與貼上連結兩種方式。所謂的貼上連結,就是你隨時可以在圖片上按下更新連結,圖片就可以即時更新裡頭的數據,可以確保圖片中的資料保持最新的狀態。

步驟1.我們在一份Excel檔案中選擇要複製的數據範圍,然後按下複製。

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步驟2.複在「常用」的工作區中點選「貼上」,按下「選擇性貼上」。

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步驟3.在「選擇性貼上」視窗裡頭,看你是要用貼上或是貼上連結的方式都可以,然後形式選擇「圖片(Windows中繼檔)」。

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步驟4.如果你選擇「貼上連結」的話,則之後你可以在這個轉換成圖片的數據上按下滑鼠右鍵,選擇「更新連結」。

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第16招 複製網頁內容不帶格式

網站上資料貼到Word檔案裡面,由於保留了網頁的格式造成之後要整理時的困擾。其實你可以把整理網頁格式的時間省下來,只要在你貼上網頁內容時,選擇貼為「未格式化的文字」就可以了。

步驟1.在要用到的網頁內容選取下來,按下滑鼠右鍵選擇複製。

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步驟2.在「常用」的工作區中點選「貼上」,按下「選擇性貼上」。在「選擇性貼上」視窗裡頭的後形式選擇「未格式化的文字」。

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第17招 找找看,兩個檔案內容差在哪?

有時一份文件檔案因為在公司、家裡帶來帶去,又在不同的時間進行修改,很容易就導致你搞不清楚哪一份文件檔案是最新的,或是某些資訊到底是儲存在哪一份檔案裡面。這時不免要在兩個文件中忙碌切換,針對要找尋的段落進行比對。
要比對兩份文件之間的差異,其實可以利用並排檢視的功能,把兩個文件並排在同一個螢幕中。而且可以透過同步捲動的功能,來同時滑動頁面,這樣你就不用在兩個文件視窗之間手忙腳亂的切換,輕鬆進行比對工作。

步驟1.首先你要先把要比對的兩個文件檔案,都在Word中開啟,然後在任一個文件的「檢視」工作列上,點選「並排檢視」的功能。

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步驟2.如果你有開兩個以上的文件檔案,就要在「並排比較於」的這個視窗中,選擇你要並排比較的另一個檔案。

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步驟3.現在,兩個文件檔案的內容,就會在切半的左右兩個視窗中呈現。

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步驟4.在並排檢視的功能下,有三個按鈕是用來控制是否要同步捲動的。第一個是同步捲動按鈕,第二個則是重置按鈕,可以恢復到除使狀態。第三個按鈕則是關閉並排比較的功能。

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第18招 英文大小寫快捷切換法

英文的大小寫切換很麻煩,像是有時要全部大寫,有時要首字大小,有時要全部小寫。因此,在Word中有提供三種讓我們快速切換英文大小寫格式的快捷鍵,只要記得這三個快捷鍵的使用方式,英文大小寫的切換就再也難不倒你啦!。

步驟1.利用切換鍵,可以讓你在大小寫切換的時候更便利。

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步驟2.

Word 文書處理 25 招:實用技巧讓效率加倍、版面更美

第19招 一次取出所有隱藏的超連結網址

雖然在電腦上使用時,我們只要點選文件的超連結就可以連到網站,使用很方便。但是如果你要製作文件的話,你是看不到真正的網址,反而必須手動再把網址加上去,網址一多也是困擾。
如果你要製作一份包含有所有網址的列表清單的話,除了一個一個把超連結的內容開啟編輯之外,在這裡我們提供另一個更簡單的方法。

步驟1.這是一份從網頁上複製過來的內容,其中很多文字都帶有超連結的網址。

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步驟2.在Word選項中選擇進階,然後在右邊「顯示文件內容」欄位的下方,將「顯示功能變數代碼代替數值」勾選起來。

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步驟3.現在文件中有超連結的部分全部變為原始的Http網址了,現在用尋找取代功能,在尋找目標輸入「”http://”」,勾選「使用萬用字元」、「閱讀醒目提示」,然後按下「尋找」。

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步驟4.接下來這份文件中所有有網址的部份都會被選取起來。這時再用複製貼上的方式,就可以取得一份網址的清單。

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第20招 取消輸入網址變成超連結功能

Word會自動把輸入的網址轉換成超連結。只要立刻按下「Ctrl」+ 「Z」或是「BackSpace」按鍵,都可以把超連結取消。或是你也可以一勞永逸,在設定中直接取消。

步驟1.在Word選項裡頭,點選「校訂」,然後在右邊按下「自動校正選項」的按鈕。

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步驟2.點選「輸入時自動套用格式」頁籤,把下面的「以超連結取代網際網路和網路路徑」選項取消勾選即可。

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第21招 尋找取代時,用圖片取代特定文字

通常我們用尋找、取代中所用到的功能,都是用來取代一些固定的文字,比如把「PC home」取代為「電腦家庭」一類的。這個功能有一個比較大的缺點,就是無法用來置換圖片。不過其實如果你要用某張圖片,來取代特定的文字,或是要讓同一張圖片,固定出現在文件中的某些位置的話,其實還是有方法可以做到的,訣竅就是利用剪貼簿。因為取代功能是可以指定用剪貼簿中所暫存的圖片或文字,來進行替代的動作。所以我們可以先把圖片放到剪貼簿中,就可以進行取代的動作。

步驟1.首先我們先用複製的方法,把要替換的圖片複製到剪貼簿中。

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步驟2.接下來開啟「取代」的功能,在「尋找目標」中輸入要取代的文字,然後取代為「^c」,這是剪貼簿的代碼。最後按下「全部取代」。

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步驟3.視窗顯示完成了取代作業。

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步驟4.回到文件的視窗下,就可以看到我們剛剛複製的圖片,現在已經在文件中取代我們所指定的文字位置了。

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第22招 一次刪除文件中所有圖片

雖然尋找取代的功能無法讓你找到特定的某張圖片,但是它是可以透過代碼找到所有的圖片物件的。你只要在尋找的關鍵字中填入「^g」,就可以找到所有的圖片了!

步驟1.這份文件中插入了很多圖片,如果要列印的話會耗費很多不必要的紙。

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步驟2.在「尋找及取代」的視窗中,「尋找目標」欄位中填入「^g」,然後在「取代為」欄目中輸入一格空格。然後按下「全部取代」按鈕,就可以把所有圖片全部以空白來取代。

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第23招 讓超長表格標題跨頁顯示

學校的論文對於很多格式都規定很嚴格,尤其是表格更是讓人頭痛。尤其一份論文往往會引用十幾篇的研究資料,然後要用表格來將這些研究資料列示出來,所以一份表格都會洋洋灑灑地跨上好幾頁, 看起來好不壯觀。為了方便閱讀起見,學校都會規定你要在每一頁的表格上方都要清楚標出每一欄位的標題。很多人就手動在每一頁的表格上方手動輸入標題。但是每次修改論文頁面都會調整,因此表格都會變動,每次都要手動修改標題也太累了,還是來學學自動設定標題的技巧吧!

步驟1.像是這樣一份長表格,內容會跨越兩頁以上。。

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步驟2.在「表格工具」的「格式」下面,點選右邊的「重複標題列」。

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步驟3.現在就可以看到每一頁的上方都自動顯示標題列了。

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步驟4.除此之外,有時某些表格內容會跨頁跑到下一頁顯示,這其實也是可以避免的。

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步驟5.你可以選取表格後點選滑鼠右鍵,按下「表格內容」選項。

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步驟6.在「列」的頁籤中,有一個選項「允許列超越頁分隔線」的項目,把它取消勾選即可。

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第24招 表格寬度的調整技巧

你可以試著在調整列寬的時候,同時按下「Shift」、「Alt」、「Ctrl」其中一個按鍵,你就會發現原來這三個按鍵的妙用這麼多!按下「Ctrl」按鍵,拖曳表格線往左的時候,右邊的表格列寬會平均調整。
按下「Shift」按鍵,拖曳表格線往左的時候,只會改變左邊的列寬,右邊的列寬不變。
按下「Alt」按鍵,拖曳表格線往左的時候,與普通拖曳結果一樣,但上方的尺標會顯示各列的列寬。

步驟1.這是原本的表格內容。

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步驟2.按下「Ctrl」按鍵拖曳表格線,右邊的表格列寬會平均調整。

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步驟3.按下「Shift」按鍵拖曳,右邊的列寬不變,所以整個表格的寬度減少了。

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步驟4.按下「Alt」按鍵,上方會顯示尺標。

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第25招 利用樣式輕鬆選取多重段落

只要整個文件是依照樣式來設定的,其實之後當你要選擇很多同樣階層的段落文字時,可以選擇「選取所有類似格式的文字」,就可以將文件中相同樣式的段落全部選取,一個動作就搞定!

步驟1.以這份文件為例,我們是採用樣式來編寫這份文件,現在將游標移到文中Q1的位置,然後點選「常用」工作列右方的「選取」,選擇「選取所有類似格式的文字」。

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步驟2.文中所有相同樣式的段落馬上就被選取起來。

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3.  好奇 (發表於 2012年4月09日 11:32)
doc格式除非是為了讓其他台電腦讀取
不然我一律都以新的格式存取
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5.  Hannah (發表於 2012年5月05日 22:04)
技術含量高,內容超實用!!
看完馬上就把內容全部保存下來說,
感謝編者整理這麼好用的資訊~~
012040ec854839259c5d3448c724202a?size=48&default=wavatar
7.  nextgen (發表於 2012年8月30日 17:03)
大大真是太利害了,有空也請用用新代全方位出版系統。跟Word 一樣好用,像Indesign 一樣專業。
Andy
8.  Andy (發表於 2013年4月07日 20:36)
技巧終究是技巧。
沒有基本排版美感的人有了這些技巧還是沒用╮(╯_╰)╭

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