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Bd28044a4e6610b20ff3e9974f10cd7e 【熱門精選】Word 應該是 Windows 上最多人使用的文書處理軟體了,不過「經常用」不代表「會用」,其實 Word 有很多聰明的技巧,可讓你事半功倍,但是大多數人卻習慣土法煉鋼,用手動的方式去進行排版以及輸入內容。在此,我們整理了操作效率與版面調整相關的25個技巧,讓你 Word 處理效能加倍。

快速目錄:

第1招 變更預設儲存格式、預設資料夾

有許多人的電腦僅能看舊版的.doc文件檔,無法開啟新版的.docx格式的檔案。因此如果使用Word2007以上版本,每次我們存檔時,為了相容性的問題,都要手動另外選擇一次存檔格式。其實並不用這麼累,我們可以直接將預設的儲存格式設為doc檔,以後就不用每次存檔都要多一個更改格式的步驟了。

Step 1

下拉左上角的主選單,點選「Word選項」這個按鈕。

Step 2

在跳出的視窗中,選擇「儲存」的項目。在右邊將以此格式儲存檔案選擇下方的「Word 97-2003文件」。

Step 3

在下方還可以更改預設檔案位置,按下右邊的「瀏覽」按鈕。

Step 4

指定你要更改的檔案位置,選定之後按下「確定」,之後每次按下開啟檔案,預設就會從這個資料夾開啟了。

第2招 字體帶著走,列印不求人

當我們在自己的電腦上設計了一份文宣,用了一些特殊的字型,但其他電腦沒有安裝這個字型該怎麼辦呢?我們一樣可以在「儲存」的設定裡頭,只要勾選「在檔案內嵌字型」,就可以把字型打包在文件檔裡頭,把字型也一起帶著走了。

Step 1

如果我們的文件中用到一些比較特別的字型,可以考慮把字型內嵌在文件中,讓別人也能看到一致的效果

Step 2

同樣在「Word選項」中的「儲存」項目,在最下方勾選「在檔案內嵌字型」。如果你不想浪費太多空間的話,可以一併勾選「只嵌入文件中使用的字元」。

▲ 嵌入的字體只限於True Type字體,而且其它電腦如果修改這份文件,字體的效果將會遺失。

第3招 更改「最近的文件」顯示數量

Word選單中有個「最近的文件」顯示清單,可以看到過去你開啟過的文件歷史清單。這對於你要開啟經常使用的文件來說很方便,但是有些人整天編輯不同的Word文件,可能會嫌顯示數量太少,有些人一天只編兩三個文件, 又嫌數量太多反而不好找。你可以在Word選項的「進階」項目中,修改「最近的文件」顯示數量。

Step 1

點選左上角的Office圖示,選擇「Word選項」。

Step 2

在左邊選擇「進階」選項。

Step 3

將選單往下拉,可以在「顯示」的項目中,看到「顯示在最近的文件之文件數」,可以在這邊修改數量。

Step 4

修改完畢後回到主介面下,就可以看到顯示的文件數量已經修改完畢了。

第4招 為文件每一行自動編號

如果你的文件內容需要與其他人討論,甚至是每一行的內容都要逐字校對,那麼光是用嘴巴說第幾頁第幾行其實很難溝通,這時為文件中的每一行文字自動加上編號,將會讓你們的溝通更輕鬆。

Step 1

點選「版面配置」,在「行號」的選單中,選擇「每頁重新編號」。

Step 2

如果你希望是整個文件的行號都是連續不分頁的,則可以在「行號」下方勾選「連續」來改變行數。

第5招 檢查特定文字樣式

在Word 中的「樣式」,是包含了文件段落間距,以及字體、字級的定義的一組集合。你可能在文件中的不同段落,設定了不同的樣式。但是之後你卻搞不清楚自己到底是怎麼設定的。這時,你可以用「樣式檢查器」來幫你檢查。

Step 1

選擇你要檢查的文字段落,在「常用」選單下的「樣式」這一欄的右下角箭頭按一下,可以看到一個樣式視窗跳出來。

Step 2

在樣式視窗下方有三個圖示按鈕,點選中間的就是「樣式檢查」的功能。

Step 3

叫出這個功能後,你可以看到所選文字的段落格式設定,以及文字階層格式設定內容。

Step 4

如果你選擇其它的文字段落,在樣式檢查器中也會對應顯示不同的結果。

(下一頁:(6)設定樣式,檢索更快速、(7)不連續段落複製的順序問題、(8)兩個段落的樣式差異,直接告訴你、(9)讓圖片與圖說不分離、(10)讓新的章節自動從奇數頁開始)

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3.  好奇 (發表於 2012年4月09日 11:32)
doc格式除非是為了讓其他台電腦讀取
不然我一律都以新的格式存取
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5.  Hannah (發表於 2012年5月05日 22:04)
技術含量高,內容超實用!!
看完馬上就把內容全部保存下來說,
感謝編者整理這麼好用的資訊~~
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7.  nextgen (發表於 2012年8月30日 17:03)
大大真是太利害了,有空也請用用新代全方位出版系統。跟Word 一樣好用,像Indesign 一樣專業。
Andy
8.  Andy (發表於 2013年4月07日 20:36)
技巧終究是技巧。
沒有基本排版美感的人有了這些技巧還是沒用╮(╯_╰)╭

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