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7513f0afdd513661396f72053fbab9a2 一直以來,坊間不乏專為Excel開辦的課程、書籍、專班⋯等,不管是針對入門或進階應用,能選擇的教材其實相當多元。

然而,若不是學校或工作的需求,較少人會主動去學習Excel,但Excel除了可拿來製作表格、加總計算、自動產生圖表外,還有許多省時又省力的功能,可以進行大量資料的分析及篩選,且隨著每一次新版Office的推出,都再強化Excel的應用,甚至最新版的Office 2016中,Excel新增了相當多功能,並直接內建Power BI分析工具,可同時處理多個檔案和多個關連式資料庫,進行更複雜的分析。當然,對一般使用者而言,Excel的應用也許不用這麼艱深,但能夠具備基本的操作觀念及邏輯,就能發掘出更多不同層面的應用,因此這一篇就來為Excel實力紮根。

1. 搞懂「活頁簿」與「工作表」的不同

打開Excel後,選擇新增一個檔案,這個新增的檔案便是「活頁簿」,而在活頁簿裡新增的分頁,則叫做「工作表」,工作表可以依照需求自由新增及刪除,表示一個活頁簿裡可有無數張工作表,這概念跟紙本的活頁簿一樣,一本本的活頁簿都可以各別增減活頁。先搞懂活頁簿及工作表的關係,未來不管是要進行資料分析、運算、列印等等,都會更有條理。


▲開啟Excel新增檔案後,這個檔案就是活頁簿,檔案裡的分頁即是工作表,預設會有三頁,後方還有快速新增活頁的按鍵。

2. 多張工作表設定為群組作業

在同個活頁簿下,若有多張工作表要同時進行編輯,就可以將這些工作表設為群組,如此只要在一張工作表上編輯,群組裡的其他工作表也會一併變動,而不用再個別編輯及點選。設定的方式也相當簡單,只要按住鍵盤上的「Shift」鍵,再用滑鼠點選工作表,選定的工作表由灰色變白色,就表示已經設為群組,此時再放開Shift鍵即可。


▲1.開啟活頁簿後,按下「Shift」鍵,再用滑鼠點選想要設為群組的工作表,當選定的工作表由灰色變白色就表示完成。


▲2.接著在任何一頁設為群組的工作表進行編輯,即可同步至所有群組裡的工作表。

3. 兩步驟複製結構相同的工作表

如果想要快速製作一份結構相同的工作表,可以採用複製工作表的方式,只要幾秒鐘就可以完成。所謂結構相同,指的是工作表中設定的格式、公式、圖表⋯等,在複製的過程式中,都要完整被複製,因為很多時候,在複製表格的過程中,經常會因為一時疏忽選取錯誤,而無法將工作表中的內容完整複製。


▲1.滑鼠點選想要複製的工作表時,再按下「Ctrl」鍵,當游標變成新增工作表及加的符號時,再拖曳到想要的位置。


▲2.複製的工作表會以同樣的命名加括號的方式,工作表的內容則完成相同。

4. 資料快速搬移到不同工作表

很多時候,我們得在工作表間搬移大量資料使用,但其實不管是要將資料搬移到同一個工作表,又或是不同的工作表,透過按「Alt」鍵加滑鼠左鍵的組合,就可以快速進行搬移,不須使用到工具列上的工具就能完成,這方法應用在不同工作表中的資料搬移更顯方便,因為只要習慣快速鍵的組合,幾秒鐘就能完資料的搬移。


▲1.用滑鼠選取想要複製的資料後,將滑鼠移到儲存格的邊緣,並讓游標出現十字的箭頭符號(如圖所示)。


▲2.接著按住「Alt」鍵,及滑鼠的左鍵,並試著移動滑鼠游標,看看是否有出現虛線的框框。


▲3.持續按住「Alt」鍵,並將上步驟出現的虛線框框移到特定位置,甚至是不同的工作表中。


▲4.選定儲存位置後, 放開「Alt」鍵,即可完成資料的搬移。

5. 快速複製資料到不同工作表

可以快速搬移資料到不同的工作表中,當然也可以複製資料至其他工作表,且操作方式就跟搬移資料的方式差不多,只要多按一個「Ctrl」鍵,就可以複製指定的資料至同一個工作表,又或是要複製到不同的工作表上都沒有問題。


▲1.同樣以上述搬移資料的方式,在按「Alt」鍵的同時,按下「Ctrl」鍵,讓游標出現箭頭及加號(如圖所示)。

 


▲2.持續按住滑鼠左鍵加「Alt」及「Ctrl」鍵,將虛線框框放置在想要存放的儲存格或工作表即可。

 

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