Excel教學技巧/Excel圖表與樞紐分析表:4個範例解讀複雜數據,排序更新資料輕鬆讀

Excel教學技巧/Excel圖表與樞紐分析表:4個範例解讀複雜數據,排序更新資料輕鬆讀

多數的人在使用Excel建立資料表時,都是把數據資料放進去後,直接以表格來呈現,但如果資料裡出現太多數字,想要表現出某些數據的差異性,效果將會大打折扣。

因此,在這樣的前提之下,Excel所提供的建立圖表功能就變得非常重要,簡而言之,圖表的功用就是將資料化繁為簡,使人更易於閱讀。但在製作圖表時,也必須要注意圖表運用的適當性,並不是任何資料都可以用一種類型的圖表來呈現,如果誤用了不適當的圖表,不僅沒有辦法展現圖表的特色,還會讓人完全看不懂圖表要表達的意義;所以在製作圖表前,要先確定製作圖表的目的,再來選擇適合的圖表類型,最後才開始著手製作圖表,以下將分別介紹簡單和較複雜的圖表製作方式。

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Excel教學技巧/Excel圖表與樞紐分析表:4個範例解讀複雜數據,排序更新資料輕鬆讀

1、利用表格資料,快速建立圖表

假設一間店要統計半年期間相機、平板和手機的銷售量,從每個月各品項的銷售情況去比較分析,用來做為下半年度的進貨參考。以這個例子而言,雖然表格裡清楚地記錄了三種產品的每月銷量和總銷量,但卻無法一眼就看出各產品每月銷量的漲跌幅度,這時候就可以用圖表來輔助閱讀。在圖表建立完成後會發現,雖然手機在總銷量方面稍佔上風,但每月銷量卻和相機呈現拉鋸戰,而平板則表現一般,沒有太大起伏。

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▲1.選取要製作圖表的表格資料範圍,接著在功能列上點選「插入」的頁籤,按下右下角的展開圖示叫出圖表選單,從中選擇好適當的圖表類型後點選「確定」。

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▲2.將滑鼠移至圖表上任一處,圖表最外框線條會加粗,可移動圖表位置及調整圖表大小,當游標移動到圖表中的圓柱圖上時,會顯示該圓柱圖所代表的意義。

 

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2、用不同圖表類型與雙座標,呈現數值落差大資料

前面介紹了利用表格資料直接插入圖表的方法,這是最簡單直覺的表現方式,在資料不多也不複雜的情況下,這樣的圖表已經足夠讓文件更清楚便於閱讀,但有時候也會遇到在資料當中有兩種數值大小差很多的數列,如果硬要放在同一張圖表,數值小的部分就會被壓縮到幾乎無法辨識。此時最好的辦法就是將其中一種數列以另外的座標軸來表示,並同時改變圖表類型,使人一眼就能看出兩種數值的差異性。

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▲1.以圖例來看,一月股票的成交量數值和其他開盤、最高、最低及收盤價數值有著極大的落差,先製作一張全部以直條圖顯示的圖表觀察一下會有什麼結果。

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▲2.圖中的X軸為日期,Y軸則以成交量的數值為單位,由於Y軸的數值太大,因此導致其他四種數值的直條圖幾乎成為同一個水平面,也小到無法辨識。

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▲3.要將數值小的圖與數值大的圖作出區別,故點選一個數值較小的「最高價」,使其呈現全選狀態,再按滑鼠右鍵出現功能選單,選擇「變更數列圖表類型」。

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▲4.在圖表類型的視窗中,有多種圖表可以選擇,每一種類型的圖表項目之下還區分出各種不同形式的圖表,在這裡用折線圖來做示範,選好後按下「確定」。

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▲5.已經變更成折線圖的「最高價」數值,看起來就如同水平線般幾乎沒有任何起伏變化,接著再次點選它,並按右鍵從選單中選取「資料數列格式」。

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▲6.從「資料數列格式」的「數列選項」中,點選「副座標軸」項目。

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▲7.右邊Y軸變成以較小數值呈現的座標軸,而更改過後的「最高價」折線圖也恢復正常的曲線。

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▲8.以相同步驟去處理剩餘的三個直條圖,做好的完成圖就可以正確呈現數值落差大的兩種資料。

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3、建立樞紐分析表,表格資料多重解讀

如果說用圖表來輔助資料表讓人更能一目了然是化繁為簡的過程,那麼樞紐分析表就是一種化簡為繁的呈現,但是這邊的化簡為繁並不是指把資料變得更複雜難懂,而是將一張簡單的資料表格做成樞紐分析表後,就能用原有資料表格中的各個項目來變化出代表著不同含意的統計表。

舉例來說,圖中的原始資料表是以部門、姓名、分類、品名、單位、單價、數量和小計為欄位來做出的表格,如果要知道一個部門總共花了多少錢,或是某個品項各部門各買多少數量,一般的做法就是另外畫出兩個表格來分別表示,但若使用樞紐分析表,只需要用拖曳的方式將各個元素放置在對應的地方,就能呈現想要的結果。就以上的樞紐分析表而言,可以得知其中一個想要傳達的訊息是企劃部的林志穎共買了575元的用品,其中包含書寫用品類的立可白和鉛筆、3C用品類的隨身碟與日常用品類的免洗杯。

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▲1.選取資料區域後,在「插入」索引標籤的「樞紐分析表」項目中點選「樞紐分析表」,切記原始資料表的第一列欄位名稱不可省略,否則會影響表格結果。

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▲2.在「建立樞紐分析表」的視窗中確認選取的表格或範圍無誤,接著要選擇放置樞紐分析表的位置,這裡以新工作表來做說明。

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▲3.新工作表中會出現一張空白的表格,將右邊「樞紐分析表欄位選單」中的各個項目拖曳至表格上對應的位置或右下的四格區域中,也可以直接勾選所需項目。

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▲4.以這張表格來說,可以得知每個部門的每個人各買了幾樣物品,總金額為何,以及一個部門合計花費多少錢。

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▲5.上方位於篩選區域的品名項目,如果選擇全部,對底下的結果將沒有任何影響,但若點選單一或多重項目,就會僅顯示各部門在勾選項目上的購買數據。

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▲6.在表格被選取的狀態下,用滑鼠點選右鍵會出現功能選單,點選「樞紐分析表選項」,可以進行表格的細項設定。

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▲7.在「樞紐分析表選項」裡可以輸入新的表格名稱,而格式裡的第一及第二個選項是用來自訂當表格中出現錯誤值或空白儲存格時的顯示方式。

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▲8.只要在表格全選的狀態下將滑鼠移至「選項」索引標籤的「資料」項目,選取兩次「變更資料來源」,就可以重新選擇資料範圍。

 

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4、美化樞紐分析圖,報表更出色

就如同前面所介紹的,樞紐分析表能夠用更省力的方式讓簡單的資料完成一些複雜的工作,而圖表則是讓資料變得一目了然,容易閱讀;那麼「樞紐分析圖」就可說是集兩者優點於一身的好工具。製作樞紐分析圖的方式與樞紐分析表相同,但選擇建立樞紐分析圖的同時也會連帶產生樞紐分析表,等於是只要一個動作就能獲得兩種工具。雖然系統預設的圖表形式已經夠讓資料清楚地呈現,不過如果將一些元素稍加修飾、美化,就能夠得到一份看來更專業又美觀的報表了。

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▲1.與建立樞紐分析表的步驟相同,選取資料表範圍後在「插入」索引標籤的「樞紐分析表」項目中點選「樞紐分析圖」,並選擇建立於新工作表。

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▲2.在建立樞紐分析圖的同時也會產生樞紐分析表,兩者共用一份欄位清單,先勾選要新增到報表的欄位,再進行順序微調。

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▲3.由於圖表中存在兩種數值落差大的問題,因此要選取「數量」的直線圖按右鍵叫出選單來進行變更數列圖表類型及資料數列格式的動作。

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▲4.如果想讓人一眼就看懂圖表意義,可以在圖表上加入標題,從「版面配置」索引標籤的「圖表標籤」項目中點選「圖表上方」,再輸入自訂的標題即可。

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▲5.由於「單價」數值比較大,無法一眼看出正確數字,因此可以選取單價直線圖後在「版面配置」索引標籤的「資料標籤」項目中點選要讓標籤放置的位置。

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▲6.如果想要為圖表自訂喜歡的顏色,選取直線圖後按右鍵從選單中點選「資料數列格式」;若點選單一數值,就從「資料點格式」去更換顏色。

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▲7.圖表當中所有凸顯位置的格線其實都可以刪除或新增,點選「版面配置」索引標籤的「格線」項目,針對不同位置的格線去做變更。

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▲8.如果想設定背景顏色,只要點選繪圖區再按右鍵,從選單中選擇「繪圖區格式」,就會有很多選項可以自訂,讓圖表變得更活潑。

 

 

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