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Fa1c890e24f9ab807d0aee29629dcf69 在手機還沒有普及之前,每個上班族的名片上除了頭銜,最重要的大概就是分機號碼,這也是對外溝通最重要的管道。即使現在人手一支手機的情況下,名片上頭仍然會印著分機。但如果人不在位子上,就有可能會漏接重要的來電。

而宏碁推出的「abPBX」則將辦公桌上的分機和手機整合起來,讓你不再漏接任何一通重要電話。

「行動辦公室」這個概念大概近二十年前就被提出來了,但是當時的想像是,辦公室裡沒有固定的座位,員工進了公司後,任意挑選當天想坐的位子,並在分機上做設定,把打到自己分機號碼的來電都轉接到這支電話上。但後來發現這種想法太不人性化了,有的人會在自己的位子做點擺設、貼上家人的照片,做為奮鬥的動力,因此那種「沒有固定座位」的行動辦公室也就很少再被提起。

即使到現在,辦公桌下的插座仍然會有二個孔,一個是網路孔,用來插網路線連接 Internet 讓電腦上網;另一個就是雙芯的電話線。對於分不清網路孔和電話孔的人來説,有時還會常常插錯。這種辦公室的「標準配備」已經沿用了二十年沒什麼變化。但現今頻寬這麼大,行動上網也非常的普及,宏碁因應時代與工作模式變遷所推出的「abPBX」將會徹底改變這個現狀。所謂的「abPBX」包括三個部分,分別是 abPBX 伺服器、abPBX 的話機,還有 abPBX 的行動分機 app,目前支援 Android 和 iOS 兩大手機的作業系統。

「abPBX」有幾個重要的特色:1.減少辦公室裝潢的成本、2.採用租賃管理,隨著公司人數調整,有極大的擴充彈性。3.所有通話建立在網路基礎上,只要能上網就能全球通話、4.手機桌機共振,不漏接任何一通公務電話、5.設置簡單,不需專門的 MIS 維護。接著我們逐一進行探討。

減少辦公室裝潢的成本

回想 MIS 以前要怎麼處理公司的電話系統?首先,先買一台伺服器做設定,然後再買電話板,公司有多少人,就買多少電話板。萬一人數真的擴張太快,還得再換購伺服器,才能容納新增的人數。

▲一般公司的機房差不多都長這個樣子,除了網路線外,還有一堆的電話線。

▲看看你座位下,大部分的辦公室也都必須把網路孔和電話孔分開設置。

▲這樣一部 abPBX 的伺服器,就足以管理 300 門分機,很適合一般的中小企業使用。

▲abPBX 伺服器,只要兩條線就可以管理全公司的電話,對比過去機房的一大堆線路,差別不可謂不大。

對於企業來說,未來在建置辦公室時,也不需要為了網路線和電話線的規劃走兩條線,這在公司裝潢的時候,即可省下一些規劃和裝潢的費用,也可以減少未來出錯時維修的成本。

建立在網路基礎上,只要能上網就能全球通話

以往的電話都是走 GSM 的訊號和基地台,但現在全球除了少數的地區,大多都進入了高速的寬頻時代。這麼大的頻寬主要是因應多媒體影片等的需求,所以利用部分頻寬來通話,其實還是可以有良好的通話品質的。

▲「abPBX」的工作架構圖

基本上,只要上傳和下載都有 100 kbps 的速度,就可以有良好的語音通話品質,只要上傳和下載達到 1.5Mbps,甚至可以進行高解析度的視訊對話。因此,在行動上網大多都進入 4G 的時代(理論上下載最快可以超過 100 Mbps,實務上也有 40~60Mbps)使用網路來進行通話是綽綽有餘的。

因此 abPBX 的架構,也是全部都利用有線的寬頻網路和 3G、4G 的行動網路來達成。如此一來對公司來說,就不需要再額外為每個同仁座位上搭建 GSM 系統的通話網路,只要透過網路連接到 abPBX 的伺服器就可以了。


▲abPBX 的手機 app 介面相當清爽,沒有太多複雜的設計。

以 abPBX 的 app 來説,也沒有多餘的設計,主要就是以公務電話管理為主。當使用者進入這個介面之後,就是一目了然的撥話介面,使用者可以直接在這個介面中撥打分機或是外線。在網路暢通的情況下,所有的通話都是優先使用網路,因為在一般公司行號都是固定的寬頻月租或是個人行動網路吃到飽的情況下,不會再產生其他的費用。


▲在 abPBX 的 app 中,通訊錄中的個人手機通訊錄和公司分機的通訊錄可以整合起來,但又不會混淆在一起。使用公司的聯絡人,可以直接撥打分機。


▲abPBX 也有提供 MVPN 的功能,只要做好設定,未來公司同仁互打都是免費的。

手機、桌機共振,絕不漏接任何一通公務電話

這是 abPBX 一個很重要且非常實用的功能,透過 abPBX 的 app 設定,當有電話打進你桌上的分機時,桌上的 abPBX 話機和手機會同時響鈴,只要你用透過其中一支接通應答,另一支就會停止。這意味著,不管你人在地球的哪個角落,只要你的手機連網是暢通的,無論是透過 WiFi 或是 4G,任何打到你分機的電話都不可能會漏接。


▲在手機純粹使用 4G 連線的情況下,電話接通的時間也非常快速。比起傳統電話接通的速度還要快上許多。

▲abPBX 的話機具備 HUB 功能,你的電腦可以透過這個 HUB 連上網路。

桌機、手機共振的功能,讓工作者不管身處在哪裡,只要有網路的地方,你就不會漏接任何一通電話,這有助於公司業務的推展,也會減少許多額外的溝通成本。

設置簡單,不需專門的 MIS 維護

abPBX 的管理也很簡單,管理者只要透過瀏覽器就可以對全公司分機做好設定及維護。管理者甚至可以很輕易的對每一支分機做詳細的設定,例如每一支分機能不能撥打長途電話、能不能撥打國際電話......許多的設定只需要用滑鼠下拉選單進行勾選即可完成。

以台灣中小企業來說,很少公司會配置專職的 MIS,維護電腦的工作常常就交由公司裡電腦技能最厲害的那個人來處理。因此當各種設定和維護可以極簡化時,意味著可以大量減少管理時的成本,這對於台灣中小企業的生態來說,是很有幫助的。


▲只要使用瀏覽器就可以進入設定畫面,所有該分機可以得到的權限,你只要在設定的頁面中下拉選單或填入一些轉接的號碼就可以了。

▲設定完成,員工會收到一封 Email,裡頭包含著 QRcode;只要用手機掃描 QRcode,就可以完成 abPBX 的所有設定。

即使網路速度不理想 還是能順暢通話

也許有人會想,既然 abPBX 都在網路的環境下運作,一旦遇到頻寬不足會影響正常的通話嗎?

如果真的網路不通,你的手機還是可以使用 GSM 系統撥電話出去,只不過要自己付電話費就是了。但是 abPBX 也提供「bridge call」的功能,同樣是使用 GSM 系統來通話,但使用者不用支付電話費,而是由公司來支付這筆電話費。

當手機所處的環境頻寬不夠,而你需要打電話給客戶時該怎麼辦呢?此時手機上的 abPBX app 會先通知伺服器,由伺服器透過外線(IMS)先撥到你的手機門號 (當然這號碼事先已經在伺服器設定好了),當你的手機接通之後,伺服器再撥一通電話給當初你要通話的對象。這時,由系統來建立起雙方的會談,但因為手機端的通話是使用一般的 GSM,所以就不受限於網路的連線品質了。而且,你還不用支付電話費,因為這兩段 GSM 的費用,仍然是由公司支付的。

▲即使處在網路訊號不好的地方,透過「bridge call」,abPBX 仍然可以為通話雙方建立 GSM 的通話方式。

電話會議變得更簡單

電話會議是很多公司經常使用的功能,許多公司可能在各地都設有分支,也許跨縣市,也許跨國家。這時如果要進行會議,最省成本的方式就是透過電話。只不過以往的各種解決方案可能都需要繁複的設定,A 地先接通 B 地,再等 C 地接進 A 地,然後再....現在透過 abPBX,這些過程都簡化了。會議室的管理人,可以預先做好相關設定,知曉會議室號碼和密碼的人,都可以直接進入會議室參加會議,一個會議室可同時容納 60 個人加入會議。而在手機上如果要 CALL 人進來一起會談,只要進入聯絡人中的名單點就可以了。


▲abPBX 的桌機可以設定快速鍵,你可以把常用的會議室加入快速鍵中。

採用租賃管理,有極大的擴充彈性

現階段公司在建置電話系統時,都需要採購相關的硬體設備,當人員增加時,就得再添購設備,不過一旦人員減少時,原本的設備就會閒置在那裡造成浪費。以往在建置電話系統時,需要先購買伺服器主機,再視人數狀況插上所需人數的電話板。整個機房裡布滿密密麻麻的網路線及電話線。但 abPBX 伺服器的背面就兩條網路線,一條對內,一條對外。而這一台標準機櫃的 abPBX 伺服器可以同時支援 300 線的電話。根據經濟部 2015年 的統計,全台灣共計 1,414,738 家的企業裡、有 97.69% 是中小企業(視不同行業而定,但一般來說 5~200 人都算是),也就是說,abPBX 伺服器幾乎能滿足所有企業的需求。

此外,abPBX 採取租賃的方式,基本上只要是 20 人以上的公司,都可以租用。每個人每月的月租費是 150 元台幣,這價格包含了硬體(伺服器和桌機)費用,所有後續的技術維護也都包在裡面。對於中小企業來説,因為採用租賃的方式,所以每增加一名員工,每個月只要多付 150 元就可以有完整的電話系統,而當員工減少時,租金也隨之減少。這在公司電話系統的建置上相當具有彈性。

放心,休假可以關掉

任何一個員工聽到這裡,大概都會覺得心頭一震吧!「什麼?!那萬一我下班或休假時怎麼辦?該不會手機響個不停吧!」別擔心,在 abPBX 裡有個功能可以設定休假時將共振的號碼轉設到語音信箱,如此一來當有電話打進你辦公室的分機時,不會同步傳送到你的手機上,安心休假去吧!

小結:公司分機的革命性改變

以往許多的做法是,當辦公桌上分機沒人接時,會轉接到指定的電話號碼,但這又會多一次轉接費用。網路在你我生活當中已經相當的普遍,到公司有 WiFi、回家也有寬頻、手機還有上網吃到飽,這些支出都是綁約固定的,如果不能擅加利用是件很可惜的事。也因為現在的行動網路頻寬愈來愈大,語音所佔用的頻寬,其實只是很小的一部分,這也是為什麼即時通訊軟體加入愈來愈多語音功能。但是這些都只是個人通訊端的改變,abPBX 的出現,把這個邏輯也帶到公司行號裡。

台灣以中小企業居多,很多公司並沒有額外成本設置專門的 MIS 來做這些系統維護,大多是外包給其他公司來處理。對比網路所帶來的變革,台灣公司行號的設備採購和分機系統的功能,算是數十年來都沒有太大的變化。abPBX 將大家習慣的網路即時通訊觀念導入公司當中,利用網路的便利性讓工作上的電話不漏接,也讓中小企業能大幅降低建置電話系統的成本。

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