如何用 Jotform 打造自動化活動報名與 AI 客服小幫手

策劃一場露營或團體活動時，最繁瑣的往往是處理大量的報名資料，以及反覆回答參加者關於行程、營地規則的重複問題。為了提升效率，我們可以結合強大的表單工具 Jotform 以及網頁爬蟲工具 Firecrawl 。 Jotform 不僅能建立美觀的表單，其內建的 AI 功能還能轉化為智慧小幫手；而 Firecrawl 則能幫我們快速抓取現有的網站資訊，作為 AI 的知識庫。本篇教學將引導您從建立表單到串接 AI Agent ，打造一個能自動辦理報名並回答問題的數位助理。

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如何在 Jotform 建立自動化報名表單

步驟 1：前往 Jotform 官方頁面，選擇「Sign Up with Google」註冊帳號。

步驟 2：點選左上角「+CREATE」開始建立表單。

步驟 3：由於我們想建立問卷式的表單，請依序點選「Form」→「Start from scratch」→「Classic form」。

步驟 4：您可以選擇上傳 LOGO 或是填寫公司、團體名稱，若無需求可點選「x」圖示關閉。

步驟 5：接著為表單命名，將「Form」更改為「團體兩天一夜露營活動報名表」。

步驟 6：點擊「Add Element」開啟側邊選單，依序點選「Full Name」→「Email」→「Phone」新增欄位。

步驟 7：為符合表單目的，點選「Full Name」將名稱改為「帳篷代表」，接著選擇「齒輪圖示」，將「Required」開啟設為必填。

步驟 8：下方依序將「Email」與「Phone Number」點選「齒輪圖示」開啟設定，並將「Required」啟用設為必填。

步驟 9：接著若需調查每個帳篷的人數與備註，請新增「Single Choice」及「Long Text」欄位。

步驟 10：分別調整問題及選項內容後，點選「齒輪圖示」，開啟「Required」設為必填。

步驟 11：完成表單欄位設定後，選擇上方選單的「SETTINGS」進入進階設定。

步驟 12：若希望表單提交後自動寄送行程提醒，請在側邊選擇「EMAILS」，並於「Autoresponder1」點選「Edit」開始編輯。

步驟 13：將事先準備好的「信件主旨」與「信件內容」依序貼上。

步驟 14：若要客製化信件內容，可從「Form Fields」選擇「帳篷代表」，在稱呼處帶入姓名，並在同行人數後選擇「這一帳會有幾人」欄位，自動填入報名人數。

步驟 15：最後將「聯絡電話」帶入「Phone Number」欄位後，選擇「SAVE EMAIL」儲存郵件設定。

步驟 16：於上方選擇「PUBLISH」頁籤，點選「Create AI Agent」準備設定連動的 AI 小幫手。

補充：點選「COPY LINK」即可獲得表單連結，供報名者直接填寫。

 

如何使用 Firecrawl 一鍵蒐集網站資料

步驟 1：前往 Firecrawl 官方頁面，選擇「Sign Up」註冊帳號。

補充：使用 Google 信箱註冊可獲取認證，領取 Firecrawl 提供的 500 頁免費爬蟲額度。

步驟 2：輸入目標網站網址（例如那山那谷營地首頁），若要抓取全站內容請選擇「Crawl」後點選「Run」。

步驟 3：下方會呈現抓取後的 Markdown 格式內容，開啟空白記事本，將所需的標題與資訊複製貼上。

步驟 4：完成內容整理後將記事本儲存備用。

 

如何打造具備專業知識的 AI Agent 小幫手

步驟 1：回到 Jotform 設定介面，上方選擇「TRAIN」，側邊欄位點選「KNOWLEDGE BASE」中的「FILE」。

步驟 2：點選上傳圖示，將從 Firecrawl 獲取的資訊檔案及活動行程檔案「開啟」上傳。

步驟 3：輸入說明引導 AI 使用檔案，完成後選擇「Save」。

指示詞：

「這兩份檔案是 1/26 『那山那谷露營區』的活動指南。

1. 《活動行程.txt》：包含本次兩天一夜活動的精確時間表。當報名者詢問行程、集合時間（如漂流 09:00 集合）或建議出發時間時，請以此文件為準。

2. 《那山那谷露營活動參考資料.txt》：包含營區的所有硬體規範、收費標準、交通指引及常見問題。當涉及營地規則（如 60 公分架高限制）、收費細節或交通導航提醒時，請以此文件為準。」

步驟 4：於側邊欄位選擇「AI PERSONA」進行細節設定。

步驟 5：在「Agent Name」輸入「小幫手」，「Agent Role」輸入其功能，並將語言設定為「中文」。

補充：若使用者以其他語言對話， AI Agent 會自動進行語言轉換回覆。

步驟 6：將頁面滑至最下方「Chat Guidelines」，點選「刪除圖示」移除預設指令。

步驟 7：選擇「Add new」輸入關於「身分設定」及「回覆風格」的專屬指示詞。

指示詞：

「1. 身分設定： 你是活動小幫手。語氣要親切、熱情，並展現對大自然的喜愛。 * 行程指引： 提醒用戶第一天 12:00 開放入場，第二天參加漂流前務必於 08:30 完成拔營，因為營區 11:00 需離場 。 * 安全與規範強調： > * 野炊時必須強調：烤肉架或焚火台務必離地架高 60 公分以上 。 * 水上活動提醒：參加漂流需準時集合，且嚴禁穿著牛仔褲 。 * 交通導航避雷： 若用戶詢問交通，務必主動提醒：抵達南澳金玉 7-11 後請走舊蘇花直行，千萬不要誤上蘇花改往和平段 。 * 寵物守則： 歡迎寵物，但須強調寵物不可進入租借的帳篷或露營車內 。 * 處理未知問題： 若問題不在檔案內，請禮貌引導用戶聯繫官方 Line，並備註山區收訊不佳，請多利用訊息 。

2. 回覆風格： 保持清晰且簡潔。使用列點方式回覆行程，方便用戶在手機上閱讀。」

步驟 8：將頁面頂端名稱修改為「活動小幫手」，接著點選「BUILD」。

步驟 9：點選側邊漢堡圖示，可於「COLOR SCHEME」調整頁面色調（如綠色）。

步驟 10：上方選擇「AVATAR」可更換小幫手的形象圖示（如浣熊）。

步驟 11：前往「PUBLISH」頁籤，選擇「OPEN IN NEW TAB」開啟新頁面進行試用。

 

如何讓 AI Agent 自動完成活動報名與客服問答

步驟 1：在 AI Agent 對話頁面，直接輸入或點選「報名團體兩天一夜露營活動」。

補充： Jotform 每月提供 100 次免費對話額度，每次開啟頁面即認列一次。

步驟 2： AI Agent 會根據表單欄位順序，引導報名者提供姓名、 Email 等資料。

步驟 3：接續完成電話、帳篷人數及活動備註的資料收集。

步驟 4：報名完成後，報名者與主辦者皆會收到系統自動發出的信件通知。

步驟 5：回到 Jotform 首頁勾選該表單，點選「Submissions」即可查看完整的提交數據。

步驟 6：測試於對話框詢問活動相關問題，確認 AI Agent 能準確根據提供的知識庫進行回答。