從團隊協作的四個階段談起,如何運用Evernote、Workchat、Google、Dropbox解決團隊工作大小問題

溝通: Work Chat 提昇團隊溝通速率

前面所提的記事分享,都比較傾向於「被動」的接收,但當閱讀過同事上傳的記事內容後,你說不定有些想法意見,想要立即「主動」與他討論一下,這時你除了在該篇記事中新增一些內容,代表你已經看過了以外,其實還有更直接的方式:Evernote 的「Work Chat」功能。它是內建在 Evernote 之中的通訊功能,不僅能一對一,也可以一對多,不需要另外開 Line 或 Skype 視窗,在同一個 Evernote 介面下就能互通訊息、即時溝通,而 Work Chat 的介面相當簡潔,無法傳什麼可愛貼圖,畢竟它的主要功能還是用來協調,單就工作來說所以其實也夠用了。

不只傳訊息,還可統籌協作歷程

當你要分享一則記事給同事時,也是透過 Work Chat 的聊天視窗來進行的,記事的連結會附在討論串當中,不必再回到記事列表去搜尋,所以當你跟同事間在用 Work Chat 進行討論的過程中,就可以對該篇記事進行即時的編輯修改。還有一點貼心的地方在於,當你這次討論完之後,關掉視窗,下次跟同一個人討論時,Evernote 並不會重新再開一個討論串,而是會接續先前的討論,方便你檢視並回想之前的進度。

Work Chat 怎麼用?

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▲從在 Evernote 側欄資訊看板的最上方,就可以開啟 Work Chat 聊天功能了,按下「開始對話」並輸入協作者 email 邀請對方。

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▲曾經對話過的討論串都會留存歷史記錄,而且還可以透過搜尋功能去尋找特定訊息,光這點就比 Skype 強大。

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▲Work Chat 還可以用來在聊天視窗中直接分享記事連結,對方點擊之後就可以直接開啟記事,方便一邊協作一邊討論。

溝通:利用 Google 表單彙整統計大量意見

雖然 Evernote 在小組溝通協調上非常方便,不過我們也不能忽略了公司群體的意見,以免流於閉門造車,過去在許多重要議題上,往往會透過問卷調查的方式來蒐集大量意見,加以統計之後得出目前趨勢,這對於工作規劃的走向,可以提供相當豐富的參考性。在雲端的時代,我們當然不需印出紙本問卷慢慢發,只要利用 Google 表單就能製作簡單的線上問卷,並利用網路、社群來傳播,線上問卷還有一個好處,回收進來的問卷,Google 會自動幫你生成摘要跟統計圖表,這樣你就不用人工一筆一筆慢慢 Key in 資料了。

統計並發佈問卷結果

為了取得更有用的資訊,在問卷的設計上,你可以透過一些細部設定,來確保能夠得到較精確的結果,比如說重要的問題就要列為必答、限制每個人只能填寫一次,以防止投票部隊的出現。製作完成的問卷,會生成一組專屬網址,你就可以把這組網址貼到大家公用的社群平台,或是透過 email 邀請填寫,最後統計完成的圖表資料,還可以發佈給所有當初協助填寫問卷的人,公開化以避黑箱作業之嫌,也對所有協作者有個交待,不是填完後就不聞不問。

建立新問卷

step 1

在 Google 雲端硬碟新增一個表單,便會來到問卷設計的頁面,題型有單選、核取方塊、下拉選單等可以選擇。

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step 2

也有背景主題可以套用,不管是標題或說明文字的字體顏色、大小都可以自訂,完成後按下「傳送表單」便可發佈。

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step 3

當問卷回收到一定數量時,按下「回覆」選單中的「回應摘要」,便可以自動進行結果統計。

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step 4

依照題型的不同會有長條圖或圓餅圖等不同呈現形式,按下頂端「發佈分析結果」就可以將結果回傳給問卷協作者。

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(後面為協作階段的介紹)

小治
作者

《PC Home 電腦家庭》雜誌及 T 客邦網站編輯。負責遊戲類型新聞及評析、軟體應用教學及企劃撰寫、電腦相關周邊硬體測試,以及打雜…

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