隱身在 Office 365 裡的 AI 好幫手「Workplace Analytics 工作場所分析」讓你掌握組織全貌、人力資源運用最佳化！

從企業管理階層的角度來看，想維持員工們工作時的高效率，同時又得顧及每個人的工時負荷是否恰到好處，這一直以來就是個讓人頭疼的課題，因此大型企業的人力資源部門通常都得花費不少心力，利用工時系統、個別訪談、員工自評…等不同方式，來掌握公司人力資源的運用現況，而這通常也讓企業得付出許多額外的成本。當然，像大型企業這樣的部門編制以及成本對於數量為數更多的中小企業而言，基本上就是「不可能的任務」。

為了解決企業管理員工生產力、工作效率與工作參與度…的種種問題，Office 365 家族裡有一個名為「工作場所分析（Workplace Analytics）」的 AI 人工智慧分析工具，能夠在不干擾員工日常工作的情況下，針對員工日常使用 Office 365 協同作業的相關數據進行分析，並以視覺化的方式呈現出結論，同時還能持續追蹤一段時間之後的趨勢變化，而且這些數據也能透過各種不同的指標來做分類檢視，像是依據組織分類、合作時數分類、加班時間…等等，讓管理者可以充分理解身處不同專案中的員工，工時是否平均，有沒有哪些人的工時出現過多或過少的情況，另外從不同部門之間合作的比例，也能判定各個專案在人力配置上是否均衡，有沒有在哪個專案上發生資源投注過高的問題。

「Workplace Analytics 工作場所分析」是怎麼運作的？

Office 365 內建的「Workplace Analytics 工作場所分析」，其實在功能上和我們先前介紹過的「Microsoft 我的分析」有點類似，都是透過 AI 針對蒐集來的使用者行為分析的方式，呈現出更易於判讀的圖像化報表，只不過「Microsoft 我的分析」是讓員工自我檢視，而「Workplace Analytics 工作場所分析」則是以公司管理的角度，來呈現整個組織的全貌，而且更重要的是，透過「Workplace Analytics 工作場所分析」的運作，企業不再需要靠感覺判斷，也無需靠人力手動計算或是請員工配合填寫問卷。

▲「Workplace Analytics 工作場所分析」可以透過 Office 365 中原本的使用資料，搭配組織內不同人員的關係性分析，產出能一目了然且具意義性的視覺化圖表，能進一步幫助企業管理者了解不同部門的員工參與度、生產力對應銷售成績的比較。

此外，「工作場所分析」的功能屬性比較偏向「公司經營管理層面」，因此呈現出的數據資訊，和「Microsoft 我的分析」可說是截然不同的，而這項功能也會採取較「宏觀」的角度來呈現整個公司的現況，資訊內容完全不會顯示單一個人的數據狀況，而是以團隊為單位呈現，因此對於員工隱私權也是有一定的保護哦！

「Workplace Analytics 工作場所分析」功能解析

「Workplace Analytics 工作場所分析」透過員工的「工作量」、「專業能力」與「人際網路運用」這三大指標，來進行更全面性的分析，並從中分析團隊中不同部門的成員，是否會有工時過長而導致倦勤，或是工時不足而產生人力資源未妥善運用的狀況，另外在部門之間的配合度，也能從分析獲取的數據來進一步判別專案進行時，內部團隊是否有妥善的整合，多個專案同步進行時，公司的資源是否有獨厚特定的專案…等細節。

▲「Workplace Analytics 工作場所分析」的儀表板主頁，可以看到幾個主要關鍵數據：資料庫中的員工數、總協作時數、每人每週平均協助時數。另外在左欄也有幾個主要的功能，包括探索、資料源、查詢與解決方案。

▲在「探索」的功能中，我們可以看到預設的每週統計數據，包括總協作時數、工作日協作時數、加班協作時數…等，並列出了回覆電郵與行事曆工作的時數。另外在下方也列出了各個不同部門的協作時間比較，以及一段時間追蹤的趨勢表。

▲我們也能進一步比較細部的數據，像是加班協作時數，以及內部與外部協作花費的時間與相關趨勢變化。

▲針對圖表的顯示維度，系統中也提供了多個不同的時間與群組檢視的選項，幫助我們更能精準查看到所需要的數據內容。

▲圖表的顯示維度也能以「聯集」的方式來設定不同的選取範圍，像是直接指定「行銷部門」的「互動率」的數值高低，來查看對應的結果。

▲另外在「探索」的項目中，除了前面提到的每週統計數據，另外我們也能看到各部門會議狀況的總覽，包括低品質會議預計將會帶來的成本、過度冗長會議 、多任務會議與衝突會議的比例。

▲在「探索」項目中，也可以看到「管理與訓練」的項目， 進一步列出「與上司交流的時間」，來了解員工是否充份享有 1對1與上司交流的時數，以確保能力培訓與能力發展的層面有被顧及。

▲最後當然也有「人際網路與協作」的項目，讓我們可以了解到各個部門中人際網路多樣性與發展的規模，包括平均內部人際網路的人數、每個員工平均加入幾個內部人際網路…等量化數據。

▲除了既有的圖表，我們也能透過「查詢」的功能，來客製化自己所需求的圖表數據。

▲透過「查詢」功能的選項，我們可以自行定義資料查詢的「時間區間」，查詢資料包括哪些部門。

▲透過更多複合選項的組合，企業管理者更能在短時間內完成一份符合公司當下營運所需要的參考數據，也更能即時針對數據中發現的問題，來快速調整組織的運作。

讓企業真正做到人盡其才，善用資源！

對於公司的經營管理人員來說，員工其實就是公司最重要的生財工具，但相較於公司中的其他設備，「人」其實也是最難管理與掌握的，尤其是組織龐大、業務量繁多的大型企業，管理階層更是很難掌握每一個員工的工作狀況，甚至是各個部門的維運情況。不過如果有了「Workplace Analytics 工作場所分析」這個實用的工具，就能持續追蹤企業中各個部門、專案的工作效率，也能讓我們適時針對現況做出決策反應，而非真的發生問題之後只能選擇做補救措施。

當然，「Workplace Analytics 工作場所分析」對於公司的最大價值，就是能夠透過員工生產力、工作效率與參與度的分析，搭配實際的業務發展成果，來了解公司是否有善用每一分一毫的人力資源，更能幫助企業真正做到「人盡其才」。此外， 「Workplace Analytics 工作場所分析」也能從數據中了解公司中的頂尖人才的工作模式，藉此也能成為公司改進其他員工工作效率的參考模板，進一步提升公司的整體績效！不過值得注意的是，微軟開發此款產品並非要取代人資的角色，而是希望可以透過數位工具的應用省去人資手動計算資料的勞力與時間成本，讓人資的角色可以更進化，透過「Workplace Analytics 工作場所分析」所得出的數據與洞察做出專業的建議，成為企業主的得力策略夥伴。