超佛心！企業通訊利器 Microsoft Teams 釋出免費版，最多可讓 300 人同時線上溝通！

微軟宣佈推出免費版 Microsoft Teams 無疑是去年科技界的大事，現在不需要成為 Office 365 的會員就可以上網登入免費註冊使用！讓人不禁好奇這個新雲端團隊協作工具究竟好不好用？對團隊工作的實質幫助有多少呢？

什麼是團隊協作工具？

由於工作環境中很多需要經常聯繫的同事、小組成員們不容易被聚集在同一個地點，為了讓專案執行過程得以流暢，因此必須借助虛擬網路工具，讓成員們能在一個不受時間、空間限制的場域裡持續針對工作、專案進行溝通交流，所謂的「團隊協作工具」便應運而生！

在台灣，LINE 是最多人使用的溝通工具，針對即時性資訊的處理(如傳遞訊息)，LINE 或許是個不錯的解決方案。但若面對的是較複雜的專案處理，那光是要從 LINE 資料庫裡千百筆訊息中臨時找出某一條急需溝通的資訊，就顯得非常缺乏效率，而且還要常常面臨訊息、檔案過期無法讀取下載的問題，反之，在 Teams 裡頭的所有對話訊息與檔案，都是能不限時間回溯的，這對任何使用者來說都是相當便利也更為人性化的設計。

Microsoft Teams 是一個完全針對企業協同工作所量身打造的工具，從介面的設計就能讓小組成員充分掌握專案進度以及細節的溝通，方便快速找到各自所需的資訊。更棒的是免費版  Microsoft Teams 支援 40 種語言、最多能讓 300 人加入團隊，不只聊天是沒有限制的，最重要的「搜尋機制」也是無時間或是訊息數限制的！使用者就算是以 Guest 身分登入也可以依照專案需求建立不同的群組、進行視訊討論，群組如果有成員們需要共用的檔案，也可以集中存放在公用的資料夾，方便隨時調閱，大幅提升專案的效率。講白一點，雖然是免費版本，但還是包含了許多 Teams 的重點功能！

以聊天為導向的團隊協作工具

簡單來說，Teams 就是一個以「聊天」為導向的團隊協作工具。

▲初次使用 Teams 只要依照系統指示即可快速上手，建立起你需要的團隊協同工作平台。

大多數的情況下，當提到「團隊協作工具」多半都是以「效率」為導向，因此整個程式介面不是甘特圖就是待辦清單，工作分配的模式大概不出條列式或分派式這些類型，上司規劃一動部屬就跟著做一動，一點討價還價的空間都沒有。對於著重「創意」的團隊來說，這種死氣沈沈的協作工具肯定無法忍受，也不會創造出多好的效率，甚至會變成團隊前進的阻力，因此，以聊天為導向的團隊協作工具就應運而生。

▲Teams 的聊天對話功能就像一般人常用的即時通訊軟體一樣簡單、好上手又不失趣味性。

試著想像一下，所謂的「創意」，多半都是一群人透過聊天過程中的腦力激盪所產生出來的。思考模式不同的人聚集在一塊，你一言我一語，或在白板上拼湊著彼此的想法，然後漸漸地勾勒出新計畫的輪廓，最後形成共識、接著各自分頭去執行。當然，有的時候可能沒有結論，看似純粹在打屁聊天，但這個過程至少也促進了團隊成員對彼此想法的瞭解以及默契的養成。

▲在市集中有多樣化的第三方應用程式可以加入 Teams 之中，藉此擴充更多功能。

Teams 是一個跨平台的工具，從 Mac、Android、iOS 到 Web、PC 都有對應的版本，目的就是希望讓使用者可以無時無刻，不受到平台、地點的限制，維持團隊流暢的溝通。而不管你使用哪一個平台的版本，基本上的介面長的都是一樣的。在這裡我們以 PC 上的 Windows 10 應用程式安裝的版本來做介紹。

下載並且登入 Microsoft Teams

第一步當然就是下載 Teams 的主程式，微軟特別為免費版 Teams 設置了一個官網，你可以從這個連結進行安裝。進入該網址後，記得先將你的帳號註冊才能夠使用。如果你尚未註冊，網頁上會有一步步的提示教你如何註冊。

註冊完畢即可下載檔案，安裝完成後記得輸入你的組織名稱，以及你在 Teams 上與團隊溝通的名字。由於你可能是整個團隊最先使用 Teams 的成員，因此接著你得透過邀請的方式，讓其它的團隊成員一一加入。 

▲進入網頁後，先在左側的欄位輸入你的 Email（非微軟的 Email 也可以註冊），接著按下右側的「免費註冊」鈕。

▲再來就依照網頁的指示一步步的完成註冊流程。

▲完成註冊後，選擇要在哪一個系統平台使用 Teams，並且取得對應的程式。

▲在範例中我們使用的是 Windows 10 的應用程式版本，安裝完成後需要先輸入一個團隊名稱。

▲再來輸入你在這個團隊裡顯示的暱稱。輸入完畢就可以開始使用了。

邀請其他成員加入 Teams

「團隊」與「頻道」是 Teams 相當重要的概念，「團隊」指的是依照公司部門或任務編組而聚集在一起的一群成員；至於「頻道」則是團隊的溝通區域，你可以針對特定的主題 (例如：專案、活動、議題…等等) 建立不同的頻道。

既然是團隊協同工作的工具，當然最重要就是讓更多人加入到 Teams 裡頭。而邀請其它成員加入的流程也相當簡單，你只要在 Teams 裡輸入成員們的 Email，接著系統就會協助發送邀請函，收到邀請的成員同樣依照指示即可順利完成註冊的過程，最後選擇他們喜歡的登入平台進行登入，大家就可以一起在 Teams 裡頭進行交流了。

▲第一次登入時，系統會出現「邀請人員加入 Teams 中的組織」這個選項，在這裡填入欲邀請對象的 Email 以及名字，接著按下下方的「傳送邀請函」。

▲你可以在主介面下方看到你已經邀請成員加入的訊息。

▲被邀請的成員會在自己的 Email 信箱中收到邀請函，這時候按下信件中的「Join Teams」按鈕。

▲按下後會跳轉到如上圖顯示的畫面，點選右下方「Accept」接受邀請。

▲緊接著會引導你下載對應的平台應用程式，依照指示完成所有安裝手續後就可以登入 Teams 開始與其它成員交流了。

建立頻道，與小組成員們溝通

當你邀請了不同的成員進來後，由於每個人的工作性質不大相同，因此需要替大家依照不同的屬性建立專屬的頻道。很特別的是每個頻道可以針對特定的成員設定觀看權限，決定哪些人可以或是不可以看到哪個頻道的交談內容。

▲在歡迎畫面中點選「建立更多的頻道」。

▲接著按下右上角的「新增頻道」。

▲在「頻道名稱」中輸入頻道名稱，並在下方區塊針對頻道進行說明。

▲從左方的欄位可以看到目前你能使用的頻道清單，我們試著點選當中的客服平台頻道，右方就是該頻道的聊天室。

▲按下聊天室右下角的「新增成員」，隨時可以把新的成員拉進這個頻道。

多樣化的聊天方式

Teams 的聊天功能可說是微軟旗下所有產品中最活潑的，不光有會動的搞怪貼圖，也有走漫畫風格的趣味圖片，還可以選擇Teams的圖片加上自己編輯的文字變成客製化貼圖，完全針對新世代的需求與習性，提供最有效的溝通模式。

▲在對話框中輸入「＠」即可選擇欲標示的對象。

▲對話的方式與常見的通訊軟體相似，你可以輸入文字訊息、夾帶檔案，甚至標示地圖資訊。

▲試著傳送一個貼圖給對方吧！沒想到貼圖卻暗藏玄機？

▲原來漫畫貼圖裡的文字是可以客製的！如此一來就能依照對話當下的情境隨時調整文案，不只多了幾分趣味性，也讓貼圖的玩法變的更活了！

立即與小組成員召開線上會議

除了透過文字、圖片溝通，Teams 也支援視訊或語音會議，很棒的是整個流程非常簡單，你只需要按下對話框下方的攝影機icon，就能馬上召開一場會議，同時最多可以有250人上線開會。

而召開會議總是需要一些輔助工具，好比進行實體會議時，需要做 PowerPoint 簡報、展示圖表圖片、或透過操作電腦的畫面與同事們溝通，面對這些狀況，Teams 的線上會議也提供了對應的功能。

▲首先按下對話框下方的攝影機小圖示。

▲接著會出現一個視訊的圖案，按下「立刻開會」。

▲視訊畫面會出現在介面左方區域，而被邀請加入這場會議的成員會出現在右側的列表中。

▲你可以同步與會議成員分享圖片、PowerPoint 簡報…等畫面。

 

▲需要透過實際的電腦畫面進行說明時也可以即時分享桌面，Teams 這時候會自動縮在畫面的右下方。

善用 Wiki 功能建立小組知識庫

團隊協同工作除了共享檔案，共享知識、資訊也是相當重要的，比如某某客戶最新的專案執行進度、客戶方負責某某專案的 Key man 是哪些人，甚至是客戶的企業文化、組織背景…等等。針對這點，Teams 特別規劃了一個名為 Wiki 的機制，讓團隊成員可以即時查詢各式各樣的資訊，並且共同更新、維護這個重要的共享知識庫。

▲點選你所在的團隊，接著在主頁面切換到「Wiki」這個頁籤，透過下方「頁面名稱」建立一個主題。

▲我們建立了一個名為「安安公司專案」的主題，而下方的「未命名的區段」則代表了各種與「安安公司專案」相關的知識項目。

▲在上圖的範例中，我們為「安安公司專案」這個主題建立了「窗口聯繫人員」與「專案進行進度」兩個區段。

▲接著當然就是針對各個區段往下建立更多的資訊。

▲很方便的是在每一個區段的右側都設置了一個聊天的圖示，點下去後，團隊成員可以針對該區段的內容進行溝通，交談的記錄也都會保存在 Wiki 裡。

加入其它工具強化傳訊功能

Teams 對話框的下方除了預設的對話、貼圖、動畫等功能外，其實也支援用戶自行加入第三方工具的機制來提升溝通的效率與便利性。例如當加入 YouTube 的功能後，未來在對話內容中就能嵌入 YouTube 影片，如果你有其他常用的應用程式，一樣可以試著將它們通通都加進來。

▲點選對話框下方的「…」後，上方會顯示出建議加入的第三方功能列表，如果還想看更多的話，可以點選最下方的「移至市集」去找出更多想要的工具。

▲在範例中我們選擇新增「YouTube」工具，接著會跳出一個安裝的視窗。

 

▲經過一段安裝的時間後，畫面會顯示安裝完成，接著按下「開啟」。

▲現在當你在對話框輸入關鍵字，就會有「YouTube」的圖示可以選取，並顯示出與對話關鍵字相關的影片內容。

▲挑選出你要的影片後，即可將該則內容分享到對話區塊中。

免費版與付費版有何不同？

其實差異不大，可以說幾乎有百分之八十以上的功能都是相同的，包括：無時間上限的訊息回溯和搜尋、來賓存取、最多可讓 300 人加入、可在 Teams 中使用 Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote App、支援多達140 個以上的 App 和服務、一對一與群組線上音訊與視訊通話、舉辦頻道會議、螢幕畫面分享……等等。

而兩者最大的不同就是「檔案儲存空間的大小」，免費版提供給每名使用者 2GB 的空間以及 10 GB 的共用儲存空間，不像付費版有高達 1TB 的空間。除此之外，像是企業經常用到的會議排程、會議內容錄製、電話通話和音訊會議…等這些功能，免費版也是沒有的。

更詳細的差異可以參考以下這張官方的列表：

從上面的比較更能看出，對個人用戶、小型工作室或小型團隊而言，免費版的功能已是綽綽有餘！放眼當今的協同工作平台，Teams 無論在豐富度或實用性上都具備絕佳的競爭力，想要改善團隊協同工作的效率嗎？不妨從免費版 Microsoft Teams 開始下手吧！

• 免費版 Microsoft Teams 連結：https://products.office.com/zh-tw/microsoft-teams/free