採購列印設備不頭疼!5 大關鍵、常見 10 大問題一次解惑!

OA 列印設備可說是組織日常營運不可或缺的關鍵工具,而每家公司因業務範疇與規模上的差異,在挑選設備時有著不同的考量,「該如何為公司做出最有利的決策」往往讓採購人員傷透腦筋,究竟挑選影印機有哪些不可不知的眉角呢?本次 T 客邦就帶大家深入了解。

為了幫助大家釐清選購列印設備時會碰到的各項問題,T 小編此次除了蒐集第一線銷售業務最常被採購者問到的問題,同時也從「需求面」的角度分析歸納出企業在選購列印設備前務必要先「自我了解」的幾項重點!

企業在採購列印設備前,肯定需要評估內部需求,並進行完善的市場調查,才能真正找到最理想的產品方案,不過到底在這一連串的工作開始之前,企業的採購人員應該先從哪些面向開始評估呢?本篇文章就將為大家帶來詳細的解析!

影印機該怎麼挑?決策前的五個自問自答

無論是購買哪種產品,下手前先做好功課肯定是必要的,尤其對企業採購來說,為了符合組織追求「最大利益」的目標,更應該仔細評估、充分掌握內部的真正需求,才能挑到最合適的方案,同時又能顧及成本效益。

所謂的「最大利益」,並非單指市面上「最低價」的商品 (因為最便宜並不代表最適合!),而是能妥善對應組織需求的「最佳解決方案」!綜觀各家品牌推出的大型影印機,從最基本的列印技術到產品本身的功能特性,都有著不小的差異,該如何從中找出與公司最速配的「最佳夥伴」呢?在開始上網比較或打電話接洽廠商前,採購人員們不妨以「自問自答」的方式先理出頭緒吧!

1. 每月列印量多寡?

一開始我們把問題想的單純些吧!先撇除掉影印機的列印品質、功能豐富度以及實用性…等環節。一般來說,會選擇安置大型影印機的企業,多半具備一定的規模,公司使用者眾且需要大量列印文件,因此第一個關鍵問題就是先確認「每月列印量」的多寡,而這個問題的答案也將決定應該要選擇哪種等級的產品。

每月列印量的多寡,與我們應該選擇哪一種等級的印表機息息相關。

市面上各大品牌的列印設備多半以「每月列印量」作為快速分類產品的依據,而印量的多寡其實也跟產品「耐用度」有著直接的關聯性,另外,當列印量一大,效率好壞就顯得十分關鍵了,列印的「速度」當然也得一併考量囉!

2. 持有成本

從租賃設備的角度來看,「持有成本」除了每個月的月租費用外,也必須考量到所謂的單張列印成本,畢竟在印製文件的同時就會產生耗材的費用,而耗材費用正是列印設備最顯著的成本,尤其是印量較大的企業,就需進一步研究耗材費用是否包含在月租費用裡?超出每月列印上限時的收費是否合理?是否有針對大印量的優惠方案?…等問題。

上述的問題也與影印機本身採用的列印技術有所關連!隨著近幾年噴墨列印技術的突飛猛進,列印速度甚至可超越傳統的雷射影印機,在相同列印品質的條件下,單張列印成本也已低於雷射列印,甚至連彩色列印的成本也與黑白列印相去不遠。

對於企業來說,列印設備是長久使用的耐久設備,因此在採購前也需要考量後續的相關成本花費。

除了耗材,列印設備涉及的持有成本還包含日常維運的隱性支出,舉例來說像是經常被大家忽略的「耗電量」。從這點來看,雷射技術由於採加熱轉印的方式運作,相較於噴墨技術耗電量足足多出 5 倍以上!長期精算下來,兩者之間的成本差距不容小覷;除此之外,當設備長期使用後,多半也會有固定零件替換的需求,這些都是在採購前需要審慎評估的!

3. 功能方面是否有特殊需求?

企業專用的大型影印機,除了基本的列印,也同步整合了掃描、複印、傳真…等不同功能,雖說各家廠商的影印機功能看似大同小異,實際上仍存在著一些細節上的差異,好比「列印速度」,對於經常需要大量列印文件的企業來說,就會是決定工作效率優劣與否的關鍵;此外,設備的操作介面是否簡單易懂,有沒有支援便利的無線連結管道、甚至是手機行動列印功能…等等,也會是選擇設備時要特別注意的地方。

除了列印,現在也有不少印表機、影印機配置了可自動送稿的 ADF 掃描器,大量文件數位化更能省下繁雜的操作與時間。

值得一提的是,列印設備是否能協助大規模企業充分掌握各部門使用列印資源的狀況、或針對員工個人的使用權限進行細部管理,也會是採購時不可忽視的一環。

4. 後續服務是否到位?

租賃的好處除了不需負擔購入的高額成本外,後續的設備維護因交由租賃商來負責,所以也能節省不少維護成本,不過各品牌所提供的保修服務,在規格上也有所差異,像是維修費用是否會另外報價?在報修後保證的「回覆時間」以及設備恢復正常運作的「復機時間」更是需要多加考量,這對企業效率就有著相當大的影響,畢竟影印機一旦停擺,勢必連帶影響到後續工作的正常進行!

列印設備在使用時會有後續耗材替換,故障排除與維修的問題,因此企業也需要考量公司內是否有對應的 IT 人員,或是購入列印設備的廠商可提供相關服務。

5. 是否符合環保效益?

隨著全球氣候變遷與資源匱乏的問題日益嚴重,良心企業在追求利益極大化的同時也必須善盡環境保護與節能減碳的社會責任,因此在選擇列印設備時,設備本身是否有跟上節能省電的趨勢、在使用時能減少地球資源消耗並有效降低碳排放量,絕對得納入考量。

不同類型的列印設備,在耗材使用與固定零件替換的需求都各不相同,除了成本考量,設備是否符合環保規範,更能節約地球資源,對企業來說也是同樣重要。

採購時,你也有以下這 10 個疑問嗎?

由於市場競爭激烈,各家品牌為了爭取市佔,所推出的影印機租賃的方案看似大同小異,但實際上卻是「魔鬼藏在細節裡」,採購人員們可得仔細比較各家業務所提出的方案!為了幫助大家釐清大型影印機租賃中的「眉眉角角」,小編特別專訪了列印大廠 Epson 的第一線業務人員,整理出公司的採購、總務人員在選擇租賃設備時,最常詢問的 10 個問題,一起看下去吧!

對於企業來說,選擇列印設備-尤其是單價較高、功能較全面的大型影印機,多半會面臨該租賃、還是該直接採購的兩難,該怎麼選擇真的會讓採購人員很頭疼啊!

疑問 1:公司使用者眾多,不同部門的人員適用的黑白、彩色列印功能不同且需要妥善規範,該如何有效管理?

Epson 的省彩印微噴影印機能支援讀卡機設備,讓管理者透過識別卡來確認每一名使用者的身分,藉此有效控管可使用彩色或黑白列印功能的權限,更能進一步設定個人或部門分帳、漫遊列印…等進階管理功能,而且系統也能自動統計使用量,提供部門月報,讓企業內部管理達到最佳化。

疑問 2:微噴影印機有什麼優點?跟雷射影印機的差異是?

相較於一般雷射影印機採「加熱轉印」的方式印製文件,Epson 省彩印微噴影印機由於在列印時少了「加熱」這個動作,除了能更加省電外,在列印過程中也不會有碳粉逸出或排出廢熱的問題,相比之下更符合環保、省電與健康訴求;此外,因為沒有加熱過程,所以設備即便長時間運作也不會出現過熱而需要停機的狀況,更沒有像是加熱器、感光鼓…等額外的零件耗材支出。

疑問 3:跟雷射列印相比,微噴影印機印出來的文件夠耐用嗎?有沒有防水?會暈開嗎?能長時間保存?

根據 Epson 原廠提供的資料顯示,省彩印微噴影印機所印出的文件耐久度能達到 70 年以上!而其採用的是防水的顏料墨水,因此列印出來的文件本身就擁有防水能力,只要搭配一般影印紙就能有出色的列印效果,不會發生列印內容暈開的狀況,而且墨水也同時具備抗光、防酒精的能力,因此目前也普遍被應用在醫院之中。

疑問 4:租賃設備是否也有掃描傳真的功能?

目前 Epson 所提供的印表機租賃服務皆有複合功能機種可以選擇,而且還能整合其他印表機的列印需求,能充分符合企業需求。

疑問 5:印量不高的用戶,是否也有適合的租賃方案?

Epson 提供的租賃方案相當多元,能依照客戶每月印量的大小建議最適合的機種以及租賃方案,達到精省成本的效益。

疑問 6:公司整體列印量不大,但經常需要彩色列印!

針對這樣的需求,建議選擇噴墨列印機種,而 Epson 微噴影印機獨家採用的 PrescisonCore 技術,可精準控制墨滴,能針對彩色列印提供更細膩、色彩飽和度高的列印成品,同時還能做到極低的單張列印成本,因此非常適合以彩色列印為主、但整體列印量不算高的企業採用。

疑問 7:租賃方案是否有限制最短的使用時間或限制需租賃的設備數量?

以 Epson 微噴影印機的租賃方案來看其實彈性是相當大的,可針對不同需求、印量以及租期的用戶制定最合適的方案,即使是兩年的短租也不成問題,若想同時租賃多台設備也可以進一步討論規劃。

疑問 8:公司以黑白列印為大宗,幾乎沒有彩色列印需求

針對大印量用戶,Epson 的極速微噴影印機租賃方案除了彩色也有黑白機型,列印速度最高可達 100 ppm,是同級雷射列印機種的兩倍速度,等同兩倍產能。除了大量黑白列印需求,針對重要的文件也可搭配超省的彩色列印成本方案,達到低成本、高 CP 值的最佳效益。

疑問 9:Epson 微噴影印機跟雷射影印機相比,耐用度表現如何?會容易故障嗎?

相較於傳統雷射影印機,採「壓電式噴墨技術」的 Epson 微噴影印機因為列印過程不需加熱且機器結構簡單,所以故障率反倒比雷射影印機更低,同時也不易卡紙;反觀雷射影印機因為在列印過程中使用的元件較為複雜,像感光鼓、加熱器、轉寫皮帶…等等,所以卡紙機率比微噴影印機高出許多,加上卡紙的狀況往往都發生在溫度較高的加熱器上,故障時也不易排除。

疑問 10:租賃 Epson 微噴影印機,方案內是否包含專人維修的服務?

在租賃 Epson 微噴影印機期間,客戶皆可享有全機保固,更方便的是還提供了專人維修服務,報修之後兩小時內會回覆,八小時內即可復機,大幅減少等待的時間,為企業爭取最高的效率。

小結:成本是採購的重要指標,但滿足「真正的需求」更不容忽視!

從企業營利的角度來看,「成本控管」毫無疑問是重中之重,但是在選擇影印機租賃方案時,反而不應該只將重點放在「價格」上,為什麼呢?由於影印機牽涉到長期的使用、以及公司內部人員多元的需求,因此需要全盤考量設備後續的維護成本以及使用管理上的諸多問題,正如同前文提到的「決策前的五個自問自答」所歸納出的核心:能真正滿足企業需求者,才是最佳的解決方案

雖說「成本」會是企業採購時的最大前提,但以企業利益來說,符合「需求」更是關鍵。

從影印機租賃最常見的 10 個問題不難看出,企業在租賃方案的選擇上,其實需要的是更大的「彈性」,原因在於每一家公司的需求不盡相同,希望得到的規格與服務重心自然也差異甚大,因此小編建議在選擇租賃商時,不妨先透過這些問題再次檢視自家企業的整體需求,再來看看廠商所提供的方案是只有制式化的選擇呢?還是能針對需求充分達到公司的期望。

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