電子文件與遠距辦公:PDF完全攻略集

電子文件與遠距辦公:PDF完全攻略集

隨著新冠肺炎(COVID-19)蔓延全球,歐美各國紛紛宣布禁足令、封鎖令以防病毒進一步擴散,對企業與教育機構產生了極大的衝擊之外,更催生了一股「遠距辦公」與「遠距教學」的世界級旋風。那麼,PDF在裡面可以發揮什麼功用呢?

對於擁有專責IT部門的中大型企業而言,遠距辦公並不是個新概念,雲端服務、VPN、平板裝置、筆記型電腦、自攜電子設備(BYOD)、專業團隊辦公軟體、權限控管等等,都能讓他們在這波浪潮中站穩腳跟;但另一方面,中小企業卻面臨著預算不足、人員專業欠缺的挑戰,使得遠距辦公變成難解的議題。

幸好台灣不比環境複雜的歐美國家,我們全境皆擁有穩定、優良的網路服務與覆蓋率。近來由於疫情的緣故,讓遠距辦公和遠距教學佔據了大量的網路頻寬,就連大型商業串流服務提供商諸如Netflix與YouTube都先後宣布降低影片的畫質,以減輕頻寬上的巨大壓力,更別說是網路服務本來就不好的郊區了。

電子文件的最小公倍數

PDF的可靠並不需要筆者解釋──全世界都知道PDF在各平台上都非常穩定,無論是電腦、智慧型手機、平板電腦上皆能準確地顯示內容,而且幾乎所有人都有處理過PDF文件的經驗。舉例來說,許多軟體都有「匯出為PDF」或「另存為PDF」的功能,網路上也提供了許多免費轉檔的服務;然在放在遠程辦公的環境中來說,家中的電腦極可能會缺乏公司電腦上有的軟體,再說這類軟體的授權範圍僅限企業使用,放到個人電腦上或許就會成為非法的存在了。

另一方面,基於上述企業與個人電腦的差異,許多人一回到家就可能發現自己沒有所需的軟體、軟體費用昂貴或是版本與同事不同,導致許多惱人的小問題,像是舊版軟體產生的文件無法用新版軟體開啟等等。幸好PDF並不需要任何專業軟體,就連網路瀏覽器都能拿來開啟PDF文件,所以是最適合電子文件協作的「最小公倍數」。

PDF多樣化的功能

遠距辦公之中,最經典的PDF功能有以下幾項:註解與審閱、密碼、密文工具、頁面處理、電子簽名等。 

  • 註解與審閱:遠距辦公時期,比起線上多人同步修改一份文件,一般用戶還是會比較習慣一來一往的方式,也就是拿到一份PDF文件,加上自己的註解,再用app或電子郵件傳回去。因為我們能夠調整註解的顏色以及審閱者的名稱,即使是多人審閱也不會搞混身分。

    教學連結https://bit.ly/2UesxFs
    電子筆記教學https://bit.ly/39gnicz
    審閱無紙化完全攻略https://blog.gaaiho.com/2017/11/a-guide-to-paperless-review-PDF.html
  • 密碼:一般企業對於遠端辦公的最大擔憂就是資安。在公司的網路環境之中,所有的數據皆受到防火牆的保護,但一旦員工在家工作就會失去了這一道保護,所以在傳送PDF文件之前,我們應該用密碼功能加密文件,再另外用安全的方式(例如有加密功能的聊天app)讓收件人知道密碼。

    教學連結https://bit.ly/39nCZia
  • 密文工具:這個進階功能可以永久刪除PDF文件上含有敏感資訊的文字或區域,就像是電影中老派的機密文件一樣,只不過是數位版。在最後發出某些重要文件給外部人員之前,最好先將姓名、電話、地址等個人資訊給「黑掉」,以免未來衍生其他問題。

    教學文章:https://blog.gaaiho.com/2019/01/how-to-erase-sensitive-contents-in-PDF-properly.html
  • 頁面處理:PDF文件之中的頁面非常容易操控,例如我們能夠在第3、4頁中間插入新的頁面,或是只刪除第15頁,或是將第8頁與第22頁對調位置。如此一來,統整一份PDF文件就變得相當容易了。
    教學連結:https://bit.ly/2WJu2x6
  • 電子簽名:電子簽名和無紙化的關聯十分密切,在一個大家都必須保持社交距離的世界中更形重要。使用電子簽名功能取代傳統的筆墨、印章方式,再加上保障安全的憑證,就能讓員工即使在家中也能夠正常批准文件。

一般人家中都有一台多功能事務機,但用他們將紙本文件掃描成電子文件,卻不能保證上面的文字是可以選取的狀態,這是因為其不見得有OCR功能。好在文電通內建的OCR,就可以幫您將掃描件搖身一變為一份文字可選的PDF文件

結論

疫情在未來的走向為何,仍有極大的不確定性,這使得遠距辦公不只成為了一個熱門的關鍵字,更是大大小小企業不得不認真看待的一門課。一旦政府宣布禁令,公司若不能及時切換為遠距辦公模式,就等同於慢性自殺。我們處在這混亂的時期,也必須重新審視手邊的工具,仔細地挑出對工作有用的那一部分。

更棒的消息是,文電通有著獨特的「共同編輯」功能,只要對方也用文電通專業版,你們就能夠在線上同步審閱一份PDF文件喔!

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