Microsoft Teams教學：帳號申請安裝、線上視訊會議、一對一私訊、群組聊天、雲端檔案共享

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沒有人會預料得到，疫情竟來得如此又急又快，在不影響工作效率的前提下，不得不重新考慮「在家上班」這件事的可行性，如此一來，傳統的 LINE、FB 等個人化工具，在兼顧即時溝通、視訊會議以及共同作業上，就不免顯得有些侷促，甚至有安全上的疑慮，選擇打包成單一平台的服務會省事得多，本篇就以 Microsoft 旗下的 Teams 來進行範例。

▲ 重點1：最多人用的 LINE 雖然也有桌面版程式，但由於公私聯絡人、群組混雜在一起，加以廣告又多，並非理想的解決方案。

▲ 重點2：針對在家進行視訊會議的隱私性，微軟 Teams 則加入 AI 臉部辨識的背景模糊功能來因應。

▲ 重點3：Teams 的每一項功能拆開來，都有其他程式可以取代，但 Teams 的最大優勢，就在於它強大的整合能力。

Teams的帳號申請與安裝

微軟的 Teams 其實是歸屬在 Office 365之下的團隊合作平台，並透過「聊天室」的表現形式，促進同事以及團隊之間的溝通，同時 Teams 也將工作上會用到的相關應用，包括郵件、文書處理、檔案交換、視訊會議等功能全都整合在一起，方便對應不同的工作情境需求，其中免費版本主要針對個人與小型團隊，如果公司規模較大，則需購買商務版本的 Office 365，才可支援更多使用者及開放進階功能，如果你的公司或學校原本已經有採購 Office 365，就無法再重複申請 Teams 免費版。

申請網址：https://long.af/bpkujp

▲ 1.至 Teams 申請網頁，按下「免費註冊」。

▲ 2.在輸入電子郵件這邊以 Microsoft 帳號為優先，如果沒有的話，後續流程也會協助你建立新帳號。

▲ 3.接著會詢問你的主要用途，這裡便以「公司使用」為例，按「下一頁」。

▲ 4.如果不是用 Microsoft 帳號申請 Teams，網頁會協助你建立帳戶並登入，接著會請你輸入公司與地區，按「設定Teams」。

▲ 5.Teams 有提供 Web 網頁版及 Windows 程式版，功能相同，如果擔心沒開網頁而漏接訊息，也可使用安裝版較安心。

建立頻道邀請工作伙伴加入

Teams 本質上算是一套傳訊軟體，因此「團隊」與「頻道」即是 Teams 的核心，可以把它想成是一種公開的聊天室，團隊是由多個頻道所組成，就如同公司組織是由眾多部門所組成，不過 Teams 的團隊與頻道應用方式較為靈活，團隊的成員可以閱覽並搜尋所有公開頻道的內容，並可自行決定是否接收每個頻道的通知，而即使是在公司體系之外的成員，也可以用「來賓」的身份加入頻道，參與相關的工作討論，針對較敏感的資訊，管理者也可建立私人頻道，邀請特定成員加入，至於不需要的頻道亦可刪除，不過要注意該頻道內的聊天記錄也會消失。

▲ 1.進入 Teams 之後，團隊名稱預設為申請時所輸入的公司名稱，亦可自行更改，按下方「邀請人員」來新增成員。

▲ 2.共有三種方式，包括提供連結、匯入通訊錄等等，適合一次邀請多名人員進入團隊。

▲ 3. 如果要新增公司之外的人員為來賓，可透過「團隊」旁的「…」按鈕，選擇「新增成員」。

▲ 4. 輸入對方的 Email 之後，即可選擇「將…新增為來賓」，並按下「新增」即可。

▲ 5.收到邀請信的人，打開信內連結並按下「接受」，如果本身沒有 Microsoft 帳戶的話，仍需要申請一個才可登入 Teams。

▲ 6.受邀請者登入後，輸入名稱按「下一步」即可加入，成為團隊中的成員或來賓。

▲ 7.要知道團隊之內有多少成員，可在團隊的「…」點選「管理團隊」。

▲ 8.在「成員」的分頁即可查詢目前團隊的所有成員，管理者可在此提高成員權限為「擁有者」或刪除成員。

▲ 9.由於所有新增的成員都歸在同一團隊之內，為了使討論內容不要都混雜在一起，在團隊之下可再「新增頻道」。

▲ 10.輸入頻道名稱後，在「隱私權」項目有標準及私人兩種類型，可依實際需求選擇。

▲ 11.如果選擇「私人」的話，還需要「新增」指定的團隊成員，在私人頻道的聊天內容只由有頻道成員才看得到。

一對一私訊以及群組聊天

團隊管理者為了頻道管理上的方便，對於成員權限多少會有所限制，因此一般成員可能無法像管理者一樣自由的建立頻道，而且在公開頻道的內容，是所有成員都看得到的，有些與工作沒那麼相關的事，或只是想跟同事分享有趣的影片，不想廣而告之，便可利用 Teams 的聊天功能，在此除了可以進行一對一的私聊，也能拉幾個工作上較密切的同事自由組成群組，其對話內容也只有群組對象才看得見，不會公開到頻道上，甚至還有貼圖可用，等於是將過去我們所習慣的 LINE 對話功能，也一併整合到 Teams 當中了。

▲ 1.在 Teams 中點選「聊天頁籤」，並按下上方的「筆形」按鈕新增聊天。

▲ 2.輸入 Email 搜尋團隊成員，點擊後即可進行聊天，不必像 LINE 一樣需加入好友。

▲ 3.點開下方聊天視窗的文字編輯器，可以看到各類格式、段落以及縮排功能均相當完整。

▲ 4.貼圖功能除了表情符號與 GIF 動圖外，也可支援自行輸入文字內容。

▲ 5.在步驟2的收件者欄位右方點選箭頭圖示，則可建立對話群組，同樣以 Email 搜尋成員加入群組即可。

立刻進行線上視訊會議

雖然 Teams 免費版及商用付費版均支援線上視訊會議功能，不過只有付費版本才能夠整合 Outlook 行事曆，提前進行線上會議的排程，如果是免費版的話，僅能在團隊頻道由管理者或成員來召開即時性的會議，最多可以支援250人一同進行會議，並可自由決定是否要開啟麥克風與攝影鏡頭，同時也可分享簡報資料與建立白板，由於會議本身是對團隊開放的，除非會議發起人是在私人頻道召開，否則任何成員看到頻道訊息後，其實都可以直接加入會議，不一定要等待邀請才能進入。

▲ 1.進入團隊或頻道頁面，點選下方聊天工具列的攝影機按鈕。

▲ 2.輸入會議名稱後按下「立即開會」。

▲ 3.在人員的欄位用 Email 搜尋或按「…」選擇「要求加入」，他們的 Teams 頁面就會跳出要開會的通知訊息。

▲ 4.如果成員有開啟攝影機，便可進行多方視訊會議，如果要分享電腦畫面，則按工具列的分享圖示。

▲ 5.除了分享電腦桌面的視窗外，平板使用者也可分享「白板」來手寫會議重點，要退出會議則按「掛斷」。

檔案的共享以及線上文件協作

同事之間免不了會有工作檔案交換的需求，如果檔案較大，大家又不在同一間辦公室內，可能就需要透過雲端空間來傳遞， Teams 本身也提供了檔案共享的功能，可透過 Teams 直接上傳檔案，也可 Tag 特定成員或頻道，讓需要的人可以立即獲得通知並取得檔案，不用再透過Email或轉寄連結的方式，日後要查詢、整理也比較方便，如果上傳的是 Word、Excel、PowerPoint 等 Office 文件檔案，還可以直接讓成員在線上進行即時協作，就算同時間有其他人也在編輯同一份檔案，最後也會自動將所有人的變更合併在一起。

▲ 1.在團隊頁面對話框下，按下迴紋針圖示來新增檔案。

▲ 2.除了從自己的電腦與 OneDrive 空間上傳外，也可以從以前團隊與頻道上傳過的檔案去搜尋。

▲ 3.上傳完成後，可用「＠」來 Tag 成員或頻道，讓他們獲得即時通知，按下箭頭圖示即可發送。

▲ 4.雖然有 Tag 成員，不過因為發在公開的頻道，所以在團隊中的所有成員均可存取檔案。

▲ 5.至「檔案」的頁籤便可檢視過去團隊成員曾經分享過的檔案列表，不用再從歷史對話中去尋找。

▲ 6.按下「新增雲端儲存」可以加入個人雲端帳號，之後就能從自己的雲端空間分享檔案到 Teams。

▲ 7.針對成員所分享的檔案，按下「…」除了可以選擇「下載」，亦可直接「在Teams中編輯」。

▲ 8.如果是 Office 的 XML 編碼格式文件檔，如docx、xelx檔，便可直接在 Teams 視窗下進行內容編輯。

▲ 9.同時間若有其他成員進行編輯，工作列會出現用戶名稱，也能看到即時的變更，按「交談」可即時傳訊。

▲ 10.如果擔心文件編輯視窗擋住了團隊的聊天視窗，可按「…」另外以瀏覽器進行文件編輯。

▲ 11.接著會開啟線上版 Office 365讓使用者繼續工作，此外還可透過「共用」按鈕將文件分享給團隊成員之外的人。

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