如何用 NotebookLM，將會議音檔變成隨問隨答的專案大腦？

你是否也面臨這些會議困境？會議一場接著一場開，錄音檔越積越多。你依稀記得「那個重要的決策」是在某場會議中提到的，但究竟是哪一場？「那個新的點子」是誰提出來的？而「待辦執行事項」又被淹沒在哪段長達一小時的討論中？更別提會議結束後，光是回聽音檔、整理摘要寄給團隊，就足以耗盡心力。

 

這些耗費心神的資訊撈取過程，正是扼殺團隊生產力的元兇。

 

今天，我們將透過 Google 開發的個人化 AI 知識庫—NotebookLM，教你一套完整的工作流程。我們將以「秋季蛋黃酥禮盒」專案為例，將六場會議的音檔匯入，把它從一堆靜態的檔案，轉化為一個能即時回應你問題、追蹤進度、甚至協助你撰寫報告的「專案智慧大腦」。您也可以透過本教學製作的「專案會議：秋季蛋黃酥禮盒」範例體驗！

 

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如何建立會議知識庫

步驟 1：前往 NotebookLM 官方網站，點擊「Try NotebookLM」並登入 Google 帳號。

步驟 2：點擊「+ 建立新的筆記本」開始建立您的會議知識庫。

步驟 3：點選「上傳來源」。

步驟 4：將所有會議音檔一次上傳。
補充：將音檔命名為「會議日期＋主題」，有助於 AI 更精準地生成時間軸。

如何生成時間軸－快速掌握專案脈絡

步驟 1： 於右側「報告」區塊點選「時間軸」。

步驟 2： 完成的「時間軸」將自動存放在記事區，點選即可快速瀏覽各會議重點與進程。

如何生成簡介文件－掌握跨會議核心議題

步驟 1： 於右側「報告」區塊點選「簡介文件」。

 

步驟 2： 完成的「簡介文件」將存放在記事區，點選即可迅速回顧各主題（如口味、包裝）的討論重點。

如何生成專案常見問題，減少團隊重複溝通

步驟 1： 於右側「報告」點選「常見問題」。

步驟 2： AI 會自動分析所有會議內容，生成一份涵蓋產品規格、設計理念、目標客群等面向的常見問題。

如何生成待辦事項追蹤表

步驟 1： 於對話框輸入「用表格列出所有會議的行動項目、負責人與時程。」點擊「送出」。

步驟 2： 將生成一份涵蓋所有會議的待辦事項表格。選擇「儲存至記事」即可將表格儲存，作為團隊的任務看板。

如何精準查詢特定會議的細節

步驟 1： 於對話框直接輸入你的問題，例如：「蛋黃酥的口味在哪場會議定案的？」點擊「送出」。

步驟 2： AI 將提供的即時答案，並附上的引用來源與內容。

如何秒擬會議進度郵件

步驟1： 於對話框輸入「根據最新會議結論，草擬一封給團隊的進度更新郵件。」點擊「送出」。

 

步驟 2： 選擇「複製」即可貼到信件中寄給與會者。

如何生成會議心智圖，讓複雜的結論一目了然

步驟 1： 於「來源」處僅勾選最新一場會議的音檔，並點選右側的「心智圖」，即可看到心智圖存放於記事區。

步驟 2： 於記事區開啟「心智圖」，點選「節點」即依序展開各個議題。

步驟 3： 選擇「下載」儲存為圖片。即可將圖片附件於會議摘要郵件中，讓結論更清晰。

步驟 4： 如想查詢「議題」，點選即可於對話看到議題細節。

如何共享知識庫，讓團隊資訊同步

步驟 1： 點擊筆記本右上角的「共用」。 點擊「新增使用者與群組」，輸入團隊成員的 Gmail 信箱。

步驟 2：將權限設定為「檢視者」，點選「傳送」。對方即可觀看所有內容並對筆記本提問，適合讓大部分成員保持資訊同步。

步驟 3：若要讓核心成員共同維護，可將權限設為「編輯者」，點選「傳送」。