完全解密 Google Inbox !10 大功能改造Gmail實測教學

四、這就是 Google Now !「自動」把郵件變成一個具體行動

前面三點,是 Google Inbox 的基本功,看似樸實無華,但真正的把 Gmail 改造成一個高效率的郵件系統,只要你能善用其法。但是第四點,是 Google Inbox 「最吸睛」之處,因為透過 Google Now 的聰明分析,連我們的「郵件內容本身都將會被改寫」。

什麼意思?例如下圖中,我收到一封餐廳訂位的來信,信裡寫得落落長,一下子我找不到重點是什麼,這時候 Google Inbox 會幫我「改寫」郵件,直接把餐廳名稱、照片、訂位時間,以及地圖的連結秀在郵件上,於是我根本不用看內容就能展開行動。

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或者下圖中,我收到航空公司的飛機訂位通知信,通知信裡一樣雜七雜八一堆內容,這時候 Google Inbox 會在「郵件最前方」幫我加寫一段新內容,這段新內容裡有漂亮的飛行圖片告訴我這是一封機位確認信,然後 Google 會直接用表格顯示出我的出發時間與地點、回程時間與地點。

Google Inbox 將改造我們讀信的方式,當我們沒有時間時,就算沒有細讀內容,這些「新加上去」的摘要,可以幫助我立刻掌握飛機時間。

完全解密 Google Inbox !10 大功能改造Gmail實測教學就連博客來也一樣支援,我剛好在博客來訂了幾本書,通知信寄到 Gmail ,在 Google Inbox 上看起來就是下圖這樣。

Google Inbox 把無謂的通知信,變成一個「立即可以反應的行動」,什麼行動?在這個例子裡就是提供我一個「 Track Package 」的按鈕,直接查詢博客來包裹到底寄到了沒有?這是不是比讀一封信更聰明、更有行動力?

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當然,別忘了下圖中的 Google Now 也可以做一樣的事情,所以 Google Inbox 其實是把 Google Now 的智能助理,搬進 Gmail 當我們的秘書了!

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最讓我驚豔的其實是下面這封郵件,我在旅館訂房網站上訂了一個房間,當飯店通知信寄到 Google Inbox 中,我看到的不是我要找半天重點在哪裡的郵件,而是 Google 改寫後,郵件上方直接出現旅館的照片、我訂房的日期、飯店的地址與地圖按鈕,還有需要時直接修改訂房資料的連結。

這樣改造後有什麼優點?那就是每一封郵件不再只是資料、內容,而是一個一個我可以立即行動的任務,例如點下地圖就導航到飯店,這讓郵件真正任務化。

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五、郵件自動摘要:你應該優先看重點

除了用 Google Now 改寫郵件內容,把郵件變成一個一個可以點擊的行動外, Google Inbox 也會幫我們在第一層清單裡摘要郵件內文裡的重要檔案、圖片。

下圖中展示了 Google Inbox 有效率的整理效果,在「 Promos (促銷類郵件)」中我收到十幾封行銷郵件,這時候 Inbox 會把這些次要郵件綁在一起,然後在群組下方顯示這十幾封郵件裡包含的可能幾個重要檔案、圖片。也就是我可以大幅減少打開郵件的次數,更快看到重點。

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六、自動 bundle: 關於那些次要但眾多的郵件怎麼辦?

Gmail 裡的「自動分類」功能在 Google Inbox 進一步升級成 Bundle 群組,這可以自動幫你把那些次要的旅行通知、購物確認、帳單、社群、促銷郵件「綁在一起」,這些郵件妳不用一封一封看,只要看 Inbox 幫你利用前面第 4、 第 5 點功能「抓出來」的重點就好。

而 Bundle 後,如果看起來這個群組裡的郵件都不重要,也可以方便的一次全部刪除。或者你可以設定各自 Bundle 的不同提醒時間,例如來自 Facebook 的通知信統一每天早上才出現,甚至統一每週禮拜一早上才出現,這讓自己避免了多餘郵件的干擾。

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七、常用聯絡人:快速發出新的郵件、發起新的行動

新增郵件時也有小巧思,除了 Google Inbox 採用了 Material Design 的按鈕風格外,當點開按鈕,可以看到彈出氣泡裡是常寄信的連絡人與最近有寄信的連絡人,方便我們更快新增需要的郵件。

這顆右下角大按鈕對於新增郵件非常便利,這種設計在 Evernote Android 最新版也有很好的體現。

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八、搜尋:依然完美,找到你所有的任務細節

搜尋,當然也在 Google Inbox 中佔有重要的地位。Inbox 設想的使用流程應該是,我們先聚焦在今日要做的任務收件匣中,把以後要做的郵件延遲提醒,把次要的郵件一次刪除或封存。於是收件匣裡只會看到「今天還沒有做完的幾件事情」,而不是一大堆郵件。

那麼要找到過去的郵件資料怎麼辦?也不是到資料夾去找,而是直接搜尋關鍵字,搜尋結果同樣用到了前面的摘要功能,可以讓你更清楚找到需要的郵件在哪裡。

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九、多帳號管理:你的不同工作與身分

當然, Google Inbox 跟 Gmail 一樣支援多帳號管理,你可以同時整理多個 Gmail 信箱的郵件。

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十、跨平台:一次到位,全面改造郵件時間管理流程

而且 Google Inbox 一推出就滿足三大平台(也可以說是所有平台)的需求,有網頁版、 Android 版與 iPhone 版,網頁版的速度十分順暢,對比之下也帶來 Gmail 所沒有的清新但專注的工作新風格。

完全解密 Google Inbox !10 大功能改造Gmail實測教學

以上,就是實際測試 Google Inbox by Gmail 的 10 大功能心得與教學,如果你從時間管理的角度切入,應該會一樣驚艷於這是一個快速有效的郵件流程改造,而如果你從新技術角度切入, Google Now 帶來的郵件內文改寫,提供的那些有意義的行動,也可以帶給你不同的郵件使用體驗。

 

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