你所沒注意到的,商務用 OneDrive 管理功能怎麼用? 現在每個人應該多少都擁有一兩個以上的雲端硬碟,當然對於 OneDrive 也不陌生。不過,「商務用 OneDrive」你可能就不是那麼熟悉了。「商務用 OneDrive」顧名思義當然是針對企業用戶所推出的服務,包含在 Office 365 商務版的服務之下。

不過,為什麼企業需要商務用雲端硬碟空間?商務用 OneDrive 又跟個人用 OneDrive 有什麼不同呢?

首先讓我們來回想一下,現代企業的檔案管理方式有多不方便。如果你將公司的檔案儲存在公司的內網伺服器裡面,那麼當你在外面臨時需要檔案的時候,只能夠拜託同事幫你從公司網路上把檔案抓出來,再用 Email 郵寄給你。

當然,上面說的狀況現在已經不再是問題了,很多人都習慣把需要的檔案放在自己的雲端空間上,需要的時候隨時存取,不需要為了不在辦公室而煩惱。

OneDrive 雲端空間是什麼?

OneDrive 應該大家都很熟悉了,不管你有沒有 Office 365,OneDrive 現在已經內建在 Windows 10 的各種版本裡,或是就算你沒有新版的 Windows,甚至你只有 Android 手機,你也可以免費申請 OneDrive 雲端空間。你可以將檔案放在雲端,然後與其它人分享、或是只供自己在外面的時候隨時存取檔案。而且不限於 Windows 系統,在行動裝置上也有對應的 App 可以使用。

OneDrive 有很多的競爭對手,像是 Google Drive、Dropbox,大家在雲端空間提供的服務基本上差不多。你可以在上面儲存各種類型的檔案,然後隨時隨地都可以繼續作業。舉例來說,你今天到客戶的公司提案,你可以在客戶所在地利用 Word、PowerPoint 進行溝通,並且隨時把要點記錄下來,選擇儲存在 OneDrive 上。之後你回到公司,只要從公司的電腦打開 OneDrive 這個檔案就可以繼續工作,而不需要在筆電端尋找檔案傳輸到公司的電腦上。

OneDrive 已經很好用,為什麼需要「商務用 OneDrive」?

雲端空間對於行動工作者來說,實在是一個很棒的發明,它讓工作者不用被公司的內部網路綁死,就算在外頭行動也隨時可以找到自己需要的重要檔案。但是這些功能僅是針對個人所設計,對於公司的團隊協同工作來說,OneDrive 的功能還是不夠,此外,從公司的角度來看,公司的文件流落在私人雲端空間上,其實會是文件管理的一大死角。

因此,除了與 OneDrive 的跨平台、跨裝置可以隨時存取雲端空間檔案的功能一樣之外,商務用 OneDrive 主要的特色有以下三點:

  • 團隊可即時進行協同工作、確保檔案版本最新:如果檔案需要團隊多人協助的話,那麼你隨時可以拉進同事,大家一起在上面修改檔案。更重要的是,由於修改的是同一份檔案,你不用擔心會有檔案因為傳來傳去,導致有文件內容版本不一的困擾。
  • 支援Office眾多功能,不用另外轉換檔案:你可以即時利用 Office Word、PowerPoint 或是其它編輯器來編輯檔案,除此之外,你也可以在 Office Online 網頁上與同事進行討論,或是在 Office 365 Delve 上看到更多他人分享的內容。
  • 內建安全以及稽核機制,管理者可確保檔案安全:管理者可以透過安全規則來控制企業內部員工可以分享的權限,也可以追蹤使用者進行過檔案的哪些動作,還會有稽核報告。

你所沒注意到的,商務用 OneDrive 管理功能怎麼用?▲從上圖可以發現,在價格部分消費者只需花費台幣 160 元即可獲得 1TB 的儲存與共用空間再加上容量達 50GB 的信箱,除此之外還能享有 HD 視訊會議及 Office online 服務,平心而論,微軟提供給中小企業的這個方案算是經濟實惠!

在我的電腦端如何設定商務用 OneDrive?

對於一般員工來說,或許會想,我本來就已經在我的電腦裡安裝了 OneDrive,那現在又跑出來一個商務用 OneDrive,這樣我個人與公司之間的檔案管理會不會很混亂?或是在使用上反而造成更多困擾?

為了解答這個問題,我們就實際來操作一下:「假設你已經在電腦中安裝好 OneDrive,該如何新增公司的商務用 OneDrive」。其實實際操作起來並不複雜,也不會造成你的混淆。

 1. 在商務用 OneDrive 的圖示上按下滑鼠右鍵,選擇設定。 

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 2. 在開啟的視窗中選擇「帳戶」頁籤,然後點選「新增帳戶」。 

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 3. 接下來輸入你的商務用 OneDrive 帳號,之後會繼續要你輸入帳號以及密碼來進行認證。 

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 4. 認證通過之後,會在你的本機端新建立一個同步資料夾(與原本的個人用 OneDrive 同步資料夾位置不同)。 

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 5. 而你也可以看到在常駐列上,會有兩個 OneDrive 的雲端圖示,公司用的會以「OneDrive - (公司名稱)」來當資料夾名稱,如範例中的 OneDrive - Techbang 資料夾。 

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在我的手機端怎麼設定商務用 OneDrive?

在手機端設定商務用 OneDrive 的步驟其實也大同小異,在這裡我們以 Android 系統為例,簡單的示範一下。

 1. 在行動版的個人資訊頁面,選擇「新增商務用 OneDrive」。 

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 2. 一樣輸入商務用 OneDrive 的帳號密碼。 

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 3. 通過認證後,在列表最下方會多出一個商務用 OneDrive 的帳號。 

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 4. 點選了商務用 OneDrive 的帳號後,會切換成如下圖這樣,你可以在上面檢視自己最近在企業的雲端空間進行的活動。 

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 5. 點選「最近」這個選項之後就會出現以下這個介面。為了方便你辨識現在所檢視的空間是私人的還是公司的,在介面最上方會顯示你雲端的來源。 

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把檔案儲存在商務用 OneDrive,跟儲存在 Office 365 SharePoint 小組網站有什麼不同?

如果你是比較熟悉商務用 Office 的使用者,或許你會產生像標題這樣的疑問,Office 365 提供了不同的儲存方式,那使用者要在什麼情況下?選擇什麼樣的方法?將檔案儲存在什麼地方呢?

Office 365 SharePoint 小組網站,主要是用來處理那些經常需要與他人共用檔案、共同作業的使用者、專案群組或部門。SharePoint 網站適合用來儲存具分享所有權的檔案,方便數名人員或整支小組取得檔案並進行共同作業。至於 OneDrive 則是針對偶爾需要共用檔案的人所設計,主要的功能還是用來儲存你個人工作用的檔案。

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(圖片來源:Office 365 官網)

免安裝應用程式,只要有瀏覽器就能用 OneDrive 與同事協同工作!

不同的人對於工作有不同需求,有些人喜歡在 PC 上工作,有些人想透過手機或平板快速處理掉一些工作事項。不過,為了讓使用者在不同的環境、不同的狀況下都能夠無障礙的溝通、協同工作,OneDrive 本身就有提供 Web 版的介面讓使用者無論處在什麼環境下都可以操作。而到了商務用 OneDrive,原本的功能一樣保有,但針對團隊工作則提供更多協同工作的優勢。

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透過商務用 OneDrive 與團隊進行協同工作,也可以利用瀏覽器開啟預覽文件,有必要時也可以直接在線上編輯文件,或是選擇用 Office 2016 來編輯都可以,視工作者的使用習慣以及公司購買的 Office 365 商務版本而定。

團隊工作者可以在商務用 OneDrive 上針對同一份文件進行協同編輯的工作、並且可以在裡頭進行溝通對話,藉此知曉團隊成員目前正在編輯哪一個段落。上述這些動作都只需透過瀏覽器即可完成。以下我們就簡單示範團隊協作編輯文件的流程。

 1. 現在假設員工「張大明」要開啟自己放在商務用 OneDrive 的一個文件檔案,直接在這個檔案上面點兩下就可以開啟。 

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 2. 開啟檔案之後,顯示的頁面只是讓你可以快速預覽文件內容,如果是要編輯的話,必須點選上方的「編輯文件」功能,你可以選擇使用 Word(實際的應用程式)來編輯,或透過瀏覽器開啟 Word Online 進行線上編輯。 

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 3. 進入編輯之後,接下來在視窗右上角有一個名為「共用」的選項,點選之後會跳出共用的視窗,在空格處可以直接輸入要進行共同編輯的同事姓名,即可開始與對方一起編輯。當然,前提是輸入的名字有登記在公司的 Office 365 帳號中。 

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 4. 在下面的範例中,我們輸入了同事的名字,下方就會自動搜尋其公司帳號,找到這位同事,點選之後按下「共用」就可以與他共用編輯這份文件了。 

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 5. 這個時候,對方的 Outlook 就會收到如下方這封郵件,點選之後就可以開始共同編輯該份文件。 

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 6. 與之前一樣,對方點選了郵件上的文件連結之後,會先開啟瀏覽器進行預覽,同樣必須要點選「編輯文件」才能進行共同編輯。 

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 7. 在 Word Online 上會清楚標示出不同顏色的標籤,不但讓你知道有多少人在編輯這份文件,還可以看到他們目前正在編輯哪一個段落。 

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 8. 在進行協同編輯時,最重要的當然是溝通的過程,而 Word Online 在這一點做的也不錯,你不需要跳出瀏覽器去開啟其它的即時通訊工具,可以直接在瀏覽器裡啟動「聊天」的功能,就能夠與其它一同編輯這份文件的人員即時交流溝通。 

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 9. 如下圖,你可以在右側的聊天視窗中,輸入要跟團隊其他成員溝通的事項。 

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 10. 當收到來自團隊成員的訊息時,右上角會跳出一個通知視窗,除了顯示訊息內容外,也提醒你打開聊天功能進行回覆。 

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海量文件管理,透過關鍵字就可找到

除了在協同工作上很方便之外,當我們把所有的檔案都放到商務用 OneDrive 之後,無論是管理效率,或是檔案的版本控管都顯得更為便利。

商務用 OneDrive 內建有良好的檔案搜尋管理功能,因此當你需要尋找特定的檔案時,可以直接利用搜尋的方式,輸入關鍵字來查找檔案,不需要土法煉鋼逐個資料夾進行尋找。而且,如果你找的是文件的話,透過關鍵字可以搜尋的不僅只有檔案名稱,包括文件的內容也可以一併搜尋。

 1. 在左上角的搜尋欄位輸入關鍵字即可搜尋檔案。 

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 2. 你可以注意到,雖然我們輸入「美國」為關鍵字,不過搜尋結果的檔名不一定含有「美國」,原因是系統會做全文檢索,如同網際網路的搜尋引擎般,一併搜尋內容中包含該關鍵字的文件。 

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檔案版本隨時監控、復原,對付勒索軟體的好方案

除了上述這些便利性之外,此外檔案儲存在商務用 OneDrive 上還有一個好處,就是他會記錄你該檔案每一次的修改時間,變成檔案的不同版本。舉例來說,你有一份寫了很久的報告,不斷的修修改改,結果昨天這份報告修改方向錯誤,之後寫的東西全部都不能用,這時你不需要重頭改起,而可以透過檢視版本的功能,將檔案恢復到修改之前的狀態。

檢視版本功能還有一額外的好處,那就是如果你不幸遇到勒索軟體,把你一些重要檔案都加密的話,你也可以透過這種方式把檔案恢復到加密之前的版本。不過因為勒索軟體百百種,商務用 OneDrive 也不能保證百分之百有用,但多了一項救援檔案的方式也是多一分保障。

 1. 開啟商務用 OneDrive 之後,可以看到檔案清單右側都有標註「修改時間」。 

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 2. 點選修改時間,就會出現「版本歷程記錄」的選項。 

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 3. 從這裡選擇欲恢復的版本時間,把檔案恢復回來。 

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連結不外流,兼顧資料不落地的安全性

近年來企業雲端應用越來越頻繁,很多應用程式以及檔案都儲存在雲端,因此企業也開始考慮到「資料不落地」的相關問題,不管是雲端的程式、資料的控管以及安全性,都該考慮到如何因應雲端的變化,達到跟以往相同的安全性。

比方說,現在將資料放到商務用 OneDrive 空間,如果任何人都可以透過分享的方式,來分享公司內部的雲端檔案,這勢必對公司文件安全控管造成很大的問題。

因此,在商務用 OneDrive 上其實是將這些檔案連結預設為無法分享給公司外部人員。不過,因為不同的公司對於資安當然有不同的政策,因此管理者當然可以依照自家公司政策來控管這些資料的安全性。

 1. 管理者可以在登入系統管理員之後,點選左側的「管理中心」,選擇底下的「SharePoint」,關於商務用 OneDrive 的共用權限要在此處進行設定。 

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 2. 接下來點選視窗左方的「共用」選項,右方就能看到與共用相關的所有設定。包括允不允許組織外部共用檔案,或是如果允許外部人員共用的話,在什麼情況下才可以共用的規則,管理員都可以在這裡設定。 

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 3. 我們勾選設定為「不允許與組織外部共用」。 

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 4. 當組織內部員工在邀請人員共用時,輸入了一個非公司網域郵件的信箱,下方就會出現「貴組織的原則不允許你與這些使用者共用...」的警示訊息,禁止與非公司成員共用。 

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自動產生報表,輕鬆管理公司的商務用 OneDrive 使用量

對於公司的管理人員來說,還須考量到管理雲端空間使用量的問題。雖然依照商務版方案的不同,每個員工可能擁有 1TB 或是 5TB 的空間,照理來說應該很夠用了,不過站在企業的角度,還是應該要進行管理與檢視。

透過系統管理員裡的「報告」/「使用情況」選項,可以讓我們針對企業對 Office 365 個別服務的使用狀況。我們可以在這裡檢視公司裡頭所有 商務用 OneDrive 帳戶已使用的儲存空間,也可以進行深入分析,瞭解不同帳戶使用商務用 OneDrive 的趨勢、使用者與多少個檔案進行互動,以及他已經使用的儲存空間,做為管理員的參考。

 1. 進入系統管理員的「報告」/「使用情況」。 

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 2. 可以看到各個不同產品的使用報表。 

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 3. 這是選擇商務用 OneDrive 活動報表的檢視狀況,可以依照時間來了解前 7 天、前 30 天、前 90 天或是前 180 天的趨勢。每份報告具有報告產生當時的日期。報告通常會反映出 24 至 48 小時的延遲 (自活動時間起算) 

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 4. 在「檔案」檢視模式下會顯示所有網站上的檔案總數,以及使用中檔案的數量。 

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 5. 在下方的「詳細資料」欄位中可以檢視的資訊很多,你也可以自行篩選要顯示的資訊,以下是管理者應該最會常用到的: 

  • [使用者名稱]  商務用OneDrive 帳戶。
  • [上次活動日期 (UTC)] 是使用者最近一次對商務用OneDrive 帳戶執行檔案活動的日期。沒有檔案活動的商務用OneDrive 帳戶會以空白值顯示。
  • [已檢視或編輯的檔案] 使用者檢視或編輯過的檔案數量。
  • [已同步處理過的檔案] 使用者同步處理過的檔案數量。
  • [內部共用的檔案] 使用者內部共用的檔案數量。
  • [外部共用的檔案] 使用者外部共用的檔案數量。

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除此之外,如果你需要跟其它人報告或是進一步用其它工具分析商務用 OneDrive 的使用狀況,也可以把數據匯出成 CSV 的格式,再用相對應的軟體來開啟。

當雲端取代了 C 槽或公司內部硬碟,你更該「公」、「私」分明

邁入 BYOD 的時代,我們不再只是單純坐在辦公室裡接電話處理業務,而是拿著手機跨區域到處穿梭。因此將資料放在雲端上,隨時可以取用,已經是必然的工作趨勢。問題是要用哪一種「雲」,各家公司都有不同的考量。

現階段免費的雲端空間到處都是,其實就算是免費版的 OneDrive,空間大小可能也夠用了。因此很多公司為了省錢或是方便行事,就讓員工使用自己的雲端硬碟來替代付費版本。當然這樣的作法也不能夠說不對,依照每間公司的性質以及特性不同,或許老闆會覺得這樣做也沒什麼關係。

不過,企業的資料安全性還是必須慎重看待。假如企業要建立公、私分明的雲端方案,有足夠人力及預算的,可以透過自建的方式來達成。如果不想要為了這件事去雇用專業的 IT 人員,或是公司規模較小,也無力負擔人力以及建置成本的話,那麼採用商務用 OneDrive,不但使用上簡單直覺,更重要的是公司機密資料也不會那麼輕易被有心人士端走,通盤考量下確實是不錯的選擇。

 

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