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Bc0157f70a0369c887a3aa335cf10833 現在手機的功能早就比飛出太陽系的航海家一號高出了千萬倍,如果只是拿來玩遊戲,上 Facebook 顯然有些太可惜了。每一個人的生活和工作都和手機脫不了關係,而手機上也有各式各樣的 Apps,可以幫助個人在處理一些日常事務上更有效率。

在這篇文章中,我們推薦一些你可能會需要的 Apps,可以幫助你在工作和生活上,都能更方便快速的解決一些問題。這次我們把焦點集中在上班族個人的需求上,所以就先不討論大型的專案管理或是複雜的協同工作等 Apps,而是更貼近普羅大眾習慣,去找到一些工作者個人可能會需要使用的 Apps,好讓生活或工作中,都能達到事半功倍的效果。

01. Google 文件:不可或缺的文書工具

現在大家幾乎都有 Gmail 的帳號,只要使用自己的 Gmail 帳號登入,就可以使用「Google 文件」(類以 Word)、Google 試算表(類似 Excel)或是 Google 簡報(類似 PowerPoint)。你新增的文件,都會存放在 Google 雲端硬碟中,所以不管你是用電腦開啟,或是手機開啟,編輯的都是同一份文件,不用擔心修改後版本不同的問題。同時,因為使用 Google 這些文件服務都會利用網路進行串連,所做的任何修改,都會即時存放在雲端硬碟中,也就不用擔心沒存檔了。

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▲1. 在瀏覽器上可以新增 Google「文件」、「試算表」、「簡報」⋯等等各種應用程式,基本上微軟 Office 系列裡找到的軟體,都有對應的應用程式。




▲2. 例如我們新增「文件」,如果你會用 Word,那麼你大概可以無縫接軌,因為功能相似度極高。


▲3. 同樣的文件用手機 App 開啟會完封不動的出現,你在手機上做的任何修改,也會同步在雲端修改。


▲4. 而這份文件,你也可以分享給其他的使用者協同工作。你可以設定不同的權限給協同工作的人。


▲5. 此外,「Google 試算表」就像 Excel 一樣,所有的使用方式都一樣。

02. 蒙恬名片王:名片全面數位化管理

名片管理也是上班族很重要的一件事,以前拿到名片,要自己手動建立到聯絡人裡,再同步到 Apple 的 iCloud 或是 Google 的 Gmail 上,後來出現了「名片掃描器」能幫你掃描後,自動辨識。現在手機上的名片辦識軟體更方便,只要拍張照,剩下的讓軟體自己去處理就好了。另外,現在 OCR 的辨識率已經很高了,只要不要遇到很特別設計或是使用特殊字形的名片,大概都有95%以上的辨識率,在數字和英文的部分幾乎也有99%以上。

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▲1. 要直向或橫向拍攝名片都沒問題,而名片設計的複雜程度和光線的明暗也會影響 OCR 的準確度。


▲2. 拍攝完成按下「OK」後,軟體會自動辨識名片上的資訊,並歸類到對應的欄位上。


▲3. 如果有些辨識不正確的部分,你也可以手動修改,但其實現在的辨識率相當的高。


▲4. 所有拍攝的名片圖檔都可開啟大圖查看,也允許將名片的正反面整合在同一個聯絡人裡。


▲5. 在設定中,記得把掃描辨識完的資料儲存到「系統聯絡人」,這樣你以後要打電話時才找得到人。

03. OfficeLens:文件拍攝即掃瞄

因為手機的方便,我們現在看到任何資料都很習慣用手機拍一下,快速存檔,有些相關的文件或資料也是,如果只是簡單的看個概念,也許隨便拍一下就好了。但如果是文件,那麼現在有些 App 可以幫你把照片拍攝完畢後,轉存成 PDF 的格式,甚至可以做梯形校正,讓你的文件不會因為拍攝的角度而歪斜。這類 App 不少,但我們要推薦的是 OfficeLens,因為它可以自動做好梯型校正,不需要手動去拉,而且還可以 OCR 成文字檔,另外存成 Word 或是 PDF 等格式。 

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▲1. 打開 OfficeLens, 就會啟用相機, 對準所要拍攝的文件,OfficeLens 會自己選取範圍。


▲2. 你拍完照後,文件已經被校正成為原本的長方形,接著按下下方的存檔。


▲3. 軟體會問你要儲存成什麼格式,這裡先以 Word 做示範。


▲4. 由於是使用微軟的服務,如果你有 Office 365或是 One Drive 的帳號服務都可以。


▲5. 存完檔的文件,OfficeLens 會幫你做好 OCR,所以你用編輯軟體打開時,甚至可以修改。

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